ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ

1. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата A4 или A5; изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

При оформлении служебного письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Размеры полей аналогичны размерам полей приказа (распоряжения).

Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

2. К служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма.

3. Текст служебного письма излагается от 3-го лица единственного числа или от 1 лица множественного числа.

Например:

"ГФС России считает...";

"ГФС России предлагает рассмотреть возможность...";

"Просим предоставить информацию...";

"Направляем на заключение...".

Если служебное письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления служебного письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст служебного письма может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

В тексте служебного письма, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-исполнителя, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Текст служебного письма отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 - 1,5 интервала. При указании в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В служебных письмах могут использоваться:

- вступительное обращение в начале письма над текстом:

"Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются;

- заключительная этикетная фраза в заключительной части письма перед подписью:

"С уважением,".