9.3. Организация оперативного хранения документов и дел в структурных подразделениях

313. Дела со дня их заведения до передачи в архив Министерства или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздуха, солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, законченные делопроизводством, хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в общий отдел Департамента управления делами и кадров.

314. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения-исполнителя или руководства Департамента управления делами и кадров.

Сторонним организациям дела выдаются по письменному запросу после разрешения руководства Министерства, оформляются актом о выдаче дел во временное пользование.

Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель дела (Приложение N 36).

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной в установленном порядке копии выданного документа и акта о причинах выдачи подлинника.