9.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

294. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве структурных подразделений, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

295. При составлении номенклатуры дел следует изучать документы, образующиеся в деятельности структурных подразделений, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, а также решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии (далее - ЦЭПК) при Росархиве об изменении сроков хранения отдельных категорий документов.

296. Номенклатура дел разрабатывается в каждом структурном подразделении.

Номенклатура дел структурного подразделения на следующий год разрабатывается в последнем квартале предшествующего года работником, ответственным за ведение делопроизводства, совместно со специалистами своего подразделения, оформляется в двух экземплярах, подписывается руководством структурного подразделения, согласовывается с общим отделом и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Образец оформления номенклатуры дел структурного подразделения Министерства приводится в Приложении N 30.

Один экземпляр номенклатуры дел остается в структурном подразделении, второй передается в общий отдел.

297. Если в течение года в структурных подразделениях появляются новые участки работы, они по согласованию с общим отделом вносятся в номенклатуру дел соответствующего подразделения.

298. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений.

299. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

300. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом:

а) в графе 1 номенклатуры дел проставляется индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения, индекса отдела, входящего в состав структурного подразделения, и порядкового номера заголовка дела в пределах отдела структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например:

11-7-4, где: 11 - индекс Финансового департамента, 7 - отдел межбюджетных трансфертов, 4 - порядковый номер заголовка дела в пределах отдела Финансового департамента.

б) В графу 2 вносятся заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать содержание и состав документов дела.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.п.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, указывается их общее видовое название.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащие распорядительную документацию вышестоящих организаций (федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации), а затем заголовки дел, содержащие распорядительную документацию Министерства (приказы, протоколы, инструкции и т.п.).

В заголовке дела не допускается употребление неконкретных формулировок, таких как "Общая переписка", "Справочные документы", "Разное".

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

в) Графа 3 (количество дел, томов, частей) номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

г) В графе 4 указываются срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню, при отсутствии перечня - по типовой или примерной номенклатуре дел или срок хранения, согласованный с ЦЭПК при Росархиве.

д) Графа 5 номенклатуры дел "Примечание" заполняется в течение всего срока действия номенклатуры. В ней указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о местонахождении подлинных экземпляров, о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и др.

301. По окончании года на последней странице номенклатуры дел осуществляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

302. На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел Министерства, подписывается директором Департамента управления делами и кадров и после ее согласования с Центральной экспертной комиссией Министерства здравоохранения Российской Федерации (ЦЭК) направляется на согласование в Экспертно-проверочную комиссию Государственного архива Российской Федерации (ЭПК ГА РФ), а затем утверждается Министром.

Образец оформления сводной номенклатуры дел Министерства приводится в Приложении N 31.

Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел Министерства является документом постоянного срока хранения.

В сводную номенклатуру дел Министерства включаются также документы, образующиеся в процессе деятельности временно действующих органов (комиссий, рабочих групп и т.п.).

После утверждения сводной номенклатуры дел Министерства структурные подразделения получают выписки из ее соответствующих разделов для использования в практической работе.

В случае изменения структуры Министерства в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.

303. Сводная номенклатура дел Министерства согласовывается с Государственным архивом Российской Федерации не реже чем один раз в 5 лет.