5.3. Порядок регистрации и поисковая система

171. Регистрации подлежат документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и исходящие документы.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Допускается регистрация писем, полученных по электронной почте, если они представляют собой сканированный образ письма с регистрационным номером, датой подписания и подписью. Досылка на бумажном носителе обязательна.

172. Документы ограниченного доступа с грифом "Для служебного пользования" (далее - ДСП) регистрируются Отделом по защите государственной тайны и Отделом по организации мероприятий по мобилизационной подготовке и мобилизации (по компетенции).

173. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день их поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

174. Регистрация поступающих в Министерство и отправляемых из Министерства документов осуществляется через РКК в СЭД, виды которых предусмотрены Приложениями N 20 и 21.

Обращения граждан регистрируются отдельно от служебной переписки в отделе по работе с обращениями граждан и организации приема населения Департамента управления делами и кадров через заведение РКК в СЭД, вид которой предусмотрен Приложением N 22.

РКК используется для учета, контроля исполнения, поиска документа и сбора данных для статистической справки по документообороту.

175. Документы, поступающие из подведомственной Министерству федеральной службы, а также государственного внебюджетного фонда, деятельность которых координирует Министерство, и являющиеся периодической отчетностью или ответом на письма (запросы), не регистрируются как входящая корреспонденция, а сведения о них заносятся в РКК к соответствующему номеру запроса.

Реестры составляются на текущую дату в соответствующей базе данных и вместе с документами передаются в структурные подразделения. Реестры изготавливаются в 2-х экземплярах: один (подлинный) экземпляр с распиской в получении документов остается в общем отделе.

Документы, не подлежащие регистрации в общем отделе, в обязательном порядке регистрируются в системе "Учет и контроль исполнения документов" в структурном подразделения в разделе 8 - внутриведомственная корреспонденция (входящие).

176. Сведения о количестве зарегистрированных в структурном подразделении документов представляются в Общий отдел ежемесячно.

177. При регистрации поступившего документа в РКК вводятся необходимые данные о документе с использованием установленного набора обязательных реквизитов и единой структуры индекса.

Устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов регистрации:

а) наименование организации (автора или корреспондента);

б) наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа;

в) дата поступления;

г) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

д) указания по исполнению документа (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

е) срок исполнения документа.

178. Информация о зарегистрированных документах представляет собой информационно-поисковую систему (далее - ИПС) - картотеку по видам документов (по корреспондентам, видам документов, авторам документов, по обращениям граждан и др.), которая используется для определения документооборота, контроля исполнения, анализа исполнительской дисциплины в Министерстве.

ИПС организуется на базе СЭД, эксплуатируемой в Министерстве.

179. Поиск конкретного документа по ИПС осуществляется по реквизитам документа (названию, виду документа, дате, номеру документа и т.п.) или по контексту (фразе, содержащейся в искомом документе, или ключевому слову).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.