9.2. Формирование и оформление дел

304. Все исполненные документы, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений, группируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

305. Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется работником, ответственным за делопроизводство.

306. Исполненные документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем лицу, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела.

307. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

а) раздельно группировать в дела документы постоянного, временного срока хранения и по личному составу;

б) помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

в) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

г) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации или в Департамент управления делами и кадров, лишние экземпляры, черновики;

д) по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

308. Внутри дела документы располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. К распорядительным документам (приказы Министерства, протоколы) составляется внутренняя опись документов. Образец оформления внутренней описи документов дела приводится в Приложении N 32.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с ними. Если же они утверждены в качестве самостоятельных документов, то их группируют в самостоятельные дела.

Документы Министерства группируются в несколько дел: протоколы заседаний коллегии, документы к заседаниям коллегии.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и приказов по оперативным вопросам.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела по фамилиям и располагаются в них в алфавитном порядке.

Переписка группируется в основном за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Руководители структурных подразделений и работники, ответственные за делопроизводство соответствующих структурных подразделений, несут личную ответственность за полную сохранность документов и дел.

309. Документы структурных подразделений, отобранные для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу (длительного хранения), подлежат полному оформлению, а дела временного хранения (до 10 лет) - частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает:

а) подшивку или переплет документов в твердые обложки из картона на четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста с резолюциями к нему;

б) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 33);

в) нумерацию листов в деле;

г) составление заверительной надписи дела (Приложение N 34);

д) составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

ж) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты дела и т.д.).

При частичном оформлении дел допускается хранение документов в скоросшивателях без проведения систематизации документов в деле, без нумерации листов и составления заверительной надписи.

310. На обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения помещаются следующие реквизиты: наименование организации (полное и сокращенное); наименование структурного подразделения в именительном падеже; индекс дела по номенклатуре дел; номер тома (если дело состоит из нескольких томов); заголовок дела (переносится из номенклатуры дел и уточняется в конце года); дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датами дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело, при этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

На обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения предусматривается место для наименования государственного архива - Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ), куда будут передаваться дела, кодов ГА РФ и Министерства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Надписи на обложках дел производятся светостойкими чернилами, все металлические предметы (скобы, скрепки, булавки) подлежат обязательному изъятию.

Листы в деле (кроме листов заверительной надписи и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, простым карандашом сверху вниз или нумератором. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается.

При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой простым карандашом и рядом проставляются новые номера листов.

В исключительных случаях, при наличии отдельных ошибок в нумерации листов, допускается употребление литерных номеров листов.

При нумерации лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

В делах, состоящих из нескольких томов или частей, листы нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Переплетенные приложения к делу оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

В конце дела на отдельном листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела, в том числе литерных и пропущенных номеров, и отдельно - количество листов внутренней описи (при ее наличии), дата и подпись работника, ответственного за формирование дела, с указанием его должности и фамилии. При необходимости указываются особенности физического состояния отдельных документов дела.

311. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения (приказы, протоколы, отчеты и др.) на отдельных листах составляется внутренняя опись документов дела, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, количестве документов в деле, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

312. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются, если дела не передаются в архив.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения дела временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу (Приложение N 35).