3.10. Общие требования к оформлению протоколов заседаний коллегии и совещаний у руководства Министерства

99. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии и совещаниях у Министра и его заместителей. Протокол имеет следующие реквизиты:

а) наименование вида документа - протокол;

б) вид заседания, совещания, например:

в) дата протокола оформляется цифровым способом, например: 20.03.2009;

г) номер протокола заседания коллегии обозначается арабскими цифрами, например: N 1.

Номер протокола совещания у Министра и его заместителей состоит из индекса руководства Министерства, индекса структурного подразделения и порядкового номера протокола в пределах календарного года, например: N 4/14/24 (в соответствии с Индексами структурных подразделений Министерства (Приложение N 16)).

Протоколы заседаний комиссий (рабочих групп, советов и т.д.) оформляются и регистрируются в структурных подразделениях, нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года;

д) текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются фамилия и инициалы председательствовавшего на заседании (совещании), должности, инициалы и фамилии лиц, присутствующих на заседании (совещании).

Слово "Председательствовал" печатается центрированно прописными буквами, под ним двумя межстрочными интервалами ниже - должность председательствовавшего, затем на два интервала ниже, центрированно - инициалы и фамилия.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Через один межстрочный интервал слева печатаются наименования должностей, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии, например:

(фамилии указываются в алфавитном порядке в соответствии с номенклатурой занимаемой должности)

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочный интервал и включает вопросы, рассматриваемые на заседании, а также принятые по ним решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ должен прилагаться к протоколу.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения);

е) подпись включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициал имени, фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля.

Регистрация, размножение, рассылка, формирование в дела и передача подлинников протоколов заседаний коллегий и совещаний у Министра и его заместителей в архив осуществляется Департаментом управления делами и кадров.

Образец оформления протокола приводится в Приложении N 7.