3.4 Особенности учета предметов

Предмет может учитываться как вложение в дело, как отдельная единица хранения или как музейный предмет.

Вложением в дело могут считаться, например, образцы ткани в фондах художников-модельеров, работающих в театре или на киностудии; сухоцвет, приложенный к письму; макет, иллюстрирующий чертеж. Необходимо указать на наличие подобных вложений в листе-заверителе единицы хранения (дела). Например: л. 3 - образец ткани, л. 15 - самодельная композиция.

Отдельными единицами хранения рекомендуется оформлять предметы, имеющие вложения (например, рамка с изобразительным документом, именная папка с поздравительным адресом, грамотой или почетным дипломом). Подобные предметы входят в тот раздел описи, к которому относится вложение (биографические документы, изобразительные материалы).

Предметы в составе фондов личного происхождения учитываются в составе этих фондов как единицы хранения.

Если в уставе архива зафиксирована возможность комплектования музейными предметами, учет музейных предметов ведется в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для Музейного фонда Российской Федерации <65>, в том числе в Федеральной государственной информационной системе "Государственный каталог Музейного фонда Российской Федерации" (п. 34.4 Правил).

--------------------------------

<65> Единые правила организации комплектования, учета, хранения и использования музейных предметов и музейных коллекций; Административный регламент исполнения Федеральным агентством по культуре и кинематографии государственной функции по определению в установленном порядке состава Музейного фонда Российской Федерации, включению в установленном Порядке музейных предметов и музейных коллекций в состав Музейного фонда Российской Федерации и исключению их из состава этого фонда: утв. приказом Минкультуры России от 22.11.2007 N 1319; Положение о Музейном фонде Российской Федерации: утв. приказом Минкультуры России от 15.01.2019 N 17 зарегистрированным Минюстом России 17.04.2019, регистрационный N 54410).

Музейные предметы рекомендуется принимать на хранение в архив отдельно от архивных документов и следует включать в состав соответствующих тематических музейных коллекций. Музейные предметы регистрируются в Книге поступлений основного фонда и получают первый учетный номер. После регистрации предметы считаются включенными в состав Музейного фонда Российской Федерации. После научного описания предметы включаются в состав соответствующей музейной коллекции и получают второй учетный номер после внесения в инвентарную книгу.

Предметы, имеющие в оформлении драгоценные металлы и камни, в соответствие с главой XXVII Правил, подлежат отдельному учету. Все награды и иные предметы, предположительно состоящие из драгоценных металлов и камней, должны быть направлены на экспертизу в Государственную инспекцию пробирного надзора с целью выявления в их составе предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней. Предметы, имеющие в оформлении драгоценные металлы и камни, регистрируются в специальной книге учета и получают свой особый учетный номер. Хранятся такие предметы обособленно в сейфе.

Учет документов личного происхождения в обязательном порядке ведется, в том числе, в программном комплексе "Архивный фонд". Перечень учетных реквизитов (полей) и правила их заполнения определяются в соответствии с показателями основных (обязательных) учетных документов архива и устанавливаются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства <66>.

--------------------------------

<66> Положение о Федеральном архивном агентстве: утв. указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства". П. 9.