2.2.1 Схемы систематизации текстовых, в том числе рукописных, документов

При организации текстовых документов личного происхождения в основном применяются тематико-хронологическая, функционально-хронологическая и номинально-хронологическая схемы систематизации дел в описи. Выбор схемы систематизации зависит от характера деятельности фондообразователя, вида фонда личного происхождения (личный, семейный, родовой, объединенный, коллекция), состава и объема документов фонда.

1. При применении функционально-хронологической схемы систематизации дела располагаются по разделам, соответствующим профессиональной, общественной, творческой деятельности фондообразователя:

- документы к биографии;

- документы профессиональной (служебной) деятельности;

- документы общественной деятельности;

- документы творческой деятельности;

- переписка.

Последовательность разделов может варьироваться и выстраивается в зависимости от специфики документов и значимости того или иного вида деятельности фондообразователя.

Возможна группировка дел внутри вида документов также по видам документов, а внутри видов - по хронологии.

2. Тематико-хронологическая схема систематизации предполагает выделение в описи тематических разделов. Чаще всего такая схема используется для систематизации документов в личных фондах краеведов, особенностью которых является большое число материалов, собранных фондообразователем по истории области/республики, города, района, села.

Например:

- социально-экономическая и политическая история;

- история общественно-политических организаций;

- военные конфликты и локальные войны XX - нач. XXI вв.;

- периодическая печать, радио, телевидение;

- язык, народное творчество, культура и искусство;

- география, климат, флора, фауна;

- города и рабочие поселки;

- люди.

Возможна группировка дел внутри вида документов также по географическому, авторскому (корреспондентскому) признакам.

При применении двух названных вариантов схемы систематизации годовые разделы, как правило, выделяются только в очень больших по объему фондах.

3. Номинально-хронологическая схема систематизации предполагает группировку дел сначала по их видам, а внутри вида по хронологии. Возможна группировка дел внутри вида документов также по географическому, авторскому (корреспондентскому) признакам.

В описи, как правило, подразделы по всем этим признакам не выделяются. Виды документов располагаются в описи согласно их значимости, а внутри видов документы располагаются по хронологии или по алфавиту названий или авторов (корреспондентов).

Эта схема систематизации, как самостоятельная, применяется при описании небольших по составу и объему фондов, где выделять функциональные или тематические разделы не имеет смысла.