1.6.3 Особенности приема электронных документов

Прием электронных документов личного происхождения в архив осуществляется при наличии в архиве:

- технических и технологических возможностей хранения и использования этих документов;

- технических и программных средств, позволяющих осуществлять их воспроизведение, миграцию и конвертацию, с обеспечением контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования;

- возможностей для осуществления контроля за физическим и техническим состоянием электронных документов (п. 7.2 Правил).

Информационная система, используемая для хранения электронных документов, должна соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем и хранения в них информации <51>.

--------------------------------

<51> Федеральный закон от 28.12.2010 N 390-ФЗ "О безопасности" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2011. N 1. Ст. 2; 2015. N 41. Ст. 5639); Постановление Правительства Российской Федерации от 06.06.2015 N 676 "О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2015. N 47. Ст. 6599; 2019. N 16. Ст. 1928); Постановление Правительства Российской Федерации от 14.11.2015 N 1235 "О федеральной государственной информационной системе координации информатизации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2015. N 47. Ст. 6599; 2018. N 40. Ст. 6142).

При ее эксплуатации должны соблюдаться требования информационной безопасности и защиты информации <52>. Должно осуществляться резервное копирование электронных документов, в том числе при применении облачных технологий, и их конвертация в современные форматы (п. 7.3 Правил).

--------------------------------

<52> Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. N 31. Ст. 3448; 2019. N 12. Ст. 16); Приказ ФСТЭК России от 11.02.2013 N 17 "Об утверждении Требований о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах".

Электронные документы личного происхождения поступают в архив в два этапа.

На первом этапе электронные документы личного происхождения поступают от фондообразователя в архив для проведения экспертизы ценности, упорядочения и включения в описи электронных дел, документов:

- на физически обособленных носителях информации,

- через информационно-телекоммуникационные сети.

Фондообразователь может передавать физически обособленные носители, пересылать соответствующие файлы, предоставлять доступ и/или информировать архив о месте расположения электронных документов в информационно-телекоммуникационных сетях. Физически обособленные носители могут поступать в составе условных дел или как предметы, в том числе могут быть выявлены в ходе экспертизы ценности и составления сдаточной и архивной описей (см. также раздел IV Методических рекомендаций).

Электронные документы (в частности, электронные фото-, фоно- и видеодокументы) рекомендуется, по возможности, принимать с исходными техническими характеристиками, полученными в момент создания файла (в изначальном формате, без изменений качества и т.д.).

При приеме проверяется техническое состояние носителей, возможность воспроизведения документов, отсутствие вредоносного программного обеспечения; при необходимости проводится очистка носителей от загрязнений.

Электронные документы на физически обособленных носителях желательно принимать в двух экземплярах или создавать рабочий экземпляр непосредственно в архиве. При поступлении электронных документов на физически обособленных носителях (оптические диски, флеш-накопители, жесткие диски и др.) или электронных устройствах (электронные фоторамки и др.) архив создает рабочий экземпляр на таком же или ином носителе или копирует документы (информацию) с полученного носителя в информационную систему архива.

Архив формирует единицы хранения электронных документов из отобранных на постоянное хранение документов, включая электронные документы, в дела. Если в архиве принято хранение на физически обособленных носителях, формируется макет экземпляра носителя с документами. При иной организации хранения (на ленточных носителях, сервере и др.) архив осуществляет мероприятия по подготовке электронных документов к хранению принятым способом.

Составляется опись электронных дел, документов. Не допускается включение электронных документов в описи дел, документов на бумаге или иных носителях.

После утверждения архивной описи электронных документов, сотрудники архива создают не менее двух экземпляров (основной и рабочий) физически обособленных носителей в случае такой организации в архиве хранения электронных документов. Рекомендуется, при наличии возможности, осуществлять хранение электронных документов на трех носителях, использование не менее двух типов носителей, с хранением одного экземпляра во внешнем хранилище.

Допускается создание одного экземпляра физически обособленных носителей, если в архиве будет осуществляться хранение не менее одного экземпляра электронных дел, документов в составе информационной системы хранения электронных документов.

На втором этапе электронные дела, документы по утвержденной описи электронных дел, документов (см. также раздел IV Методических рекомендаций) передаются на хранение в архивохранилище или информационную систему архива. Как правило, в хранилище передаются уже носители, предоставленные самим архивом, предназначенные для долговременного хранения информации, документы (информация) на которые также записана архивистами с надлежащим контролем качества. Под контролем архивистов документы также записываются (переносятся) в информационную систему архива, предназначенную для архивного хранения (модуль архивного хранения) (при наличии).