3.1.3 Лист фонда

Сведения о движении (поступлении, выбытии), наличии, объеме, составе и состоянии документов фонда личного происхождения фиксируются в листе фонда, составляемом на каждый архивный фонд личного происхождения. Лист фонда заводится при первом поступлении документов на архивное хранение.

Основанием для внесения данных в лист фонда является:

- акт приема на хранение документов личного происхождения;

- акт возврата собственнику (владельцу) документов, не включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации;

- акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к архиву, фонду, неучтенных;

- акт о разделении, объединении дел (единиц хранения (единиц учета), включении в дело новых архивных документов;

- акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

В графе "Крайние даты каждого названия фонда" проставляются даты жизни фондообразователя (лица) или фондообразователей (семейный, родовой фонды, объединенный архивный фонд).

Например:

Ф. 139 Гоголь Николай Васильевич (1809 - 1852) - писатель.

Крайние даты названия фонда: 1809 - 1852 гг.

Ф. 555 Циолковский Константин Эдуардович (1857 - 1935) - ученый и изобретатель (основатель теории реактивных летательных аппаратов).

Крайние даты названия фонда: 1857 - 1935 гг.

Ф. 1542 Шаховские, княгини: Мария Анатольевна (1869 - 1932) и Мария Алексеевна (1855 - 1910), помещицы.

Крайние даты названия фонда: 1855 - 1932 гг.

Подобным же образом заполняют данную графу для коллекций, сформированных фондообразователем. Для коллекций, сформированных архивом, указываются годы вошедших в нее документов.

Например:

Ф. 2738 Коллекция фотографий деятелей искусства Ильина Арсения Александровича (1911 - 1970), театроведа, музыковеда, библиографа.

Крайние даты названия фонда: 1911 - 1970 гг.

Ф. 1987 Коллекция рисунков, литографий, гравюр русских и советских художников (1707 - 1969).

Крайние даты названия фонда: 1707 - 1969 гг.

Название фонда устанавливается на основании решения соответствующей ЭПК.

В графе "Дата первого поступления фонда" указывается дата записи фонда в книгу учета поступлений документов.

В графу "Учет неописанных документов" вносятся данные акта приема на хранение архивных документов личного происхождения и (или) акта об обнаружении архивных документов, не относящихся к архиву, фонду, неучтенных.

После проведения научного описания, на основании акта описания архивных документов, акта возврата собственнику (владельцу) документов, не включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации (оформляется при возврате документов фондосдатчику после проведения научного описания, подписывается обеими сторонами, прикладывается к договору или дополнительному соглашению к нему), акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (составляется при письменном отказе фондосдатчика принять документы, не включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации по результатам научного описания и экспертизы ценности документов), акта об обнаружении архивных документов, не относящихся к архиву, фонду, неучтенных, акта о неисправимых повреждениях архивных документов, оформляется выбытие документов.

Основанием для внесения данных в раздел "Учет описанных документов" являются акт описания архивных документов, переработки описей. Раздел заполняется в соответствии с общими требованиями ведения листа фонда (пример заполнения листа фонда см. в Приложении 7 к Методическим рекомендациям).