5.1 Организация доступа пользователей к документам личного происхождения

Архив предоставляет пользователям по их запросам интересующие их документы личного происхождения и научно-справочный аппарат к ним, но при этом обязан ограничить доступ пользователей к документам, если это следует из условий международного договора Российской Федерации, законодательства Российской Федерации <76>.

--------------------------------

<76> Федеральный закон N 125-ФЗ. Ст. 25. Ч. 1.

В документах личного происхождения с большой вероятностью могут содержаться сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности <77>. В них могут также содержаться сведения, составляющие охраняемые законодательством Российской Федерации тайны, указанные в статье 9 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" <78> и сведения конфиденциального характера <79>.

--------------------------------

<77> Федеральный закон N 125-ФЗ. Ст. 25. Ч. 3; Федеральный закон N 152-ФЗ.

<78> Федеральный закон N 149-ФЗ.

<79> Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации. 10.03.1997. N 10. Ч. I. Ст. 1127); Федеральный закон N 125-ФЗ. Ст. 25. Ч. 2.

Для документов, содержащих сведения, составляющие тот или иной вид тайны, нормы доступа определяются соответствующим федеральным законом и подзаконными нормативными правовыми актами <80>.

--------------------------------

<80> Более подробно см.: Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими: методические рекомендации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2009.

Для архивных документов, содержащих сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается ограничение сроком на 75 лет со дня создания документов <81>. В случае если документы личного происхождения переданы фондосдатчиком в архив на условиях открытого доступа, сроком на 75 лет со дня создания документов должны быть закрыты документы, содержащие информацию о личной и семейной тайне третьих лиц.

--------------------------------

<81> Федеральный закон N 125-ФЗ. Ст. 25. Ч. 3.

Фондосдатчик может также установить в договоре особые условия доступа к документам, содержащим сведения о его личной (но не семейной) тайне, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности. Установленные им ограничения не должны противоречить нормам федерального законодательства или распространяться на срок, превосходящий указанный в федеральном законодательстве.

Архивные документы личного происхождения, доступ к которым ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, могут быть предоставлены до истечения срока ограничения доступа к ним:

- представителям органов государственной власти и иных государственных органов и организаций, органов местного самоуправления, судов, органов предварительного следствия, органов дознания по делам, находящимся в их производстве <82>;

--------------------------------

<82> Только по письменному официальному мотивированному обращению в пределах исполнения служебных обязанностей.

- физическим лицам, сведения о которых содержатся в документах <83>; в случае смерти данных лиц - их наследникам <84>; а также доверенным лицам <85>. Разрешение на доступ не может распространяться на архивные документы, содержащие информацию ограниченного доступа о других лицах <86>.

--------------------------------

<83> Только в отношении архивных документов, содержащих сведения, их касающиеся и не содержащие сведения, составляющих другую или чужую тайну, если это не противоречит законодательству Российской Федерации на основании соответствующего письменного заявления при предъявлении ими документа, удостоверяющего личность.

<84> На основании соответствующего письменного заявления при предъявлении документа, удостоверяющего личность, свидетельства о праве на наследство или документов, подтверждающих родство с субъектом информации.

<85> На основании соответствующего заявления при предъявлении документа, удостоверяющего личность, доверенности, оформленной в установленном законом порядке.

<86> Более подробно см.: Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации.

Подлинники или копии соответствующих документов, дающих право на доступ, остаются в архиве и являются обоснованием законности выдачи пользователю архивных документов ограниченного доступа.

Архивные документы ограниченного доступа также могут быть предоставлены пользователям при обезличивании сведений, прямо или косвенно идентифицирующих то или иное лицо. Обезличивание сведений проводится работниками архива в процессе подготовки копий архивных документов.

Доступ к архивным документам, являющимся объектами авторского права и смежных прав, осуществляется в соответствии с частью 4 ГК РФ <87> и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими отношения в сфере интеллектуальной собственности.

--------------------------------

<87> ГК РФ. Ч. 4. Ст. 1345, 1363.

В частности, доступ к архивным документам, в отношении которых действуют авторские и смежные права, обеспечивается в читальном зале архива с исключением возможности их копирования пользователем, если у него нет соответствующего разрешения правообладателя <88>.

--------------------------------

<88> Подробнее см.: Раздел V Методических рекомендаций по отнесению архивных документов к объектам авторского и смежного прав.

Необходимо уведомить пользователя о необходимости соблюдении режима конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.

Факт уведомления о необходимости соблюдении режима конфиденциальности фиксируется в обязательстве-соглашении, входящем в анкету пользователя, работающего в читальном зале архива. Подписывая его, пользователь принимает на себя ответственность за соблюдение установленных законодательством Российской Федерации ограничений на использование и распространение информации, полученной им из архивных документов.

При заключении архивом договоров с пользователями об оказании платных услуг, связанных с использованием архивных документов, в них рекомендуется предусмотреть наличие пунктов, предусматривающих ответственность пользователя о соблюдении режима конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.

При этом рекомендуется заранее информировать пользователя обо всех существующих ограничениях на доступ и использование, в частности, установленных фондосдатчиком или иным правообладателем. Информация об условиях доступа и использования документов личного происхождения может быть внесена в предисловие к описи документов, а также в графу "примечания" описи.

В архиве могут также действовать ограничения на доступ к архивным документам, не связанные с их содержанием, например, в связи с неудовлетворительным физическим состоянием документа <89>. Временные ограничения могут быть связаны с тем, что запрашиваемые архивные документы уже выданы для использования (например, экспонируются на выставке, готовятся к публикации). Документы, имеющие копии фонда пользования, выдаются в виде копий.

--------------------------------

<89> Приказ Федерального архивного агентства от 25.06.2020 N 75 "Об утверждении Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии" (зарегистрирован Минюстом России 04.08.2020, регистрационный N 59164).

Организация доступа к предметам, входящим в состав личных фондов/коллекций государственных и муниципальных архивов (в качестве самостоятельных единиц хранения, либо в качестве вложений в дела) и являющихся частью Архивного фонда Российской Федерации, а также их использование осуществляется в соответствии с законодательством и Правилами (главы XLV, XLVIII, XLIX, L).

Организация доступа к предметам, входящим в состав музейных коллекций личного происхождения, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, и являющихся частью Музейного фонда Российской Федерации, а также их использование осуществляется в соответствии с законодательством <90> и требованиями, устанавливаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере культуры для Музейного фонда Российской Федерации <91>. Положение о Музейном фонде Российской Федерации определяет и регулирует организацию доступа к музейным предметам <92>.

--------------------------------

<90> Федеральный закон от 26.05.1996 N 54-ФЗ "О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 1996. N 22. Ст. 2591).

<91> Положение о Музейном фонде Российской Федерации.

<92> Положение о Музейном фонде Российской Федерации. П. 9.3. - 9.7.

Архив и соответствующие должностные лица архива несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации, в случае:

- нарушения права пользователя свободно искать и получать для изучения архивные документы любым законным способом <93>;

--------------------------------

<93> Конституция Российской Федерации. Ст. 29. П. 4; Ст. 55; Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. Ст. 5.39, 5.59; Уголовный кодекс Российской Федерации. Ст. 140.

- нарушения норм доступа к архивным документам, содержащим сведения, составляющие охраняемые законодательством Российской Федерации тайны <94>;

--------------------------------

<94> Конституция Российской Федерации. Ст. 23. П. 1; Ст. 24. П. 1; Ст. 29. П. 4; Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. Ст. 5.39, 5.59; Уголовный кодекс Российской Федерации. Ст. 137.

- нарушения условий доступа к архивным документам, оговоренных в договоре с фондосдатчиком.

Доступ пользователей к документам личного происхождения, являющихся объектами авторского права и смежных прав <95>, осуществляется в соответствии с условиями договора об отчуждении интеллектуальных прав или лицензионного договора с правообладателем (см. подраздел 1.3 Методических рекомендаций).

--------------------------------

<95> Методические рекомендации по отнесению архивных документов к объектам авторского и смежных прав. С. 52.

Если права на объекты авторского права и смежных прав не переданы архиву или условия доступа не оговорены в лицензионном договоре:

- архивы, не преследуя цель извлечения прибыли, могут предоставлять оригиналы произведений пользователям для работы в читальном зале архива, при этом согласие автора или иного правообладателя или выплата ему вознаграждения не требуется <96>;

--------------------------------

<96> ГК РФ. Ч. 4. Ст. 1275. П. 1.

- экземпляры произведений в электронной форме могут предоставляться только в помещении архива (на компьютерах, установленных в читальном зале) и при условии исключения возможности дальнейшего создания пользователем копий произведений;

- копии экземпляров произведений в электронной форме также могут предоставляться пользователям также только в помещении архива при условии исключения возможности дальнейшего создания их электронных копий и удаленного доступа к ним, а также при отсутствии у архива цели извлечения прибыли <97>.

--------------------------------

<97> ГК РФ. Ч. 4. Ст. 1275. П. 3.

Для предоставления иных условий доступа и использования архив должен рекомендовать пользователю обратиться к соответствующему правообладателю или самостоятельно урегулировать этот вопрос с правообладателем. При этом необходимо учитывать сроки действия исключительных прав на произведение, установленные в части 4 ГК РФ <98>.

--------------------------------

<98> ГК РФ. Ч. 4. Ст. 1281.