1.3 Основания для приема документов от граждан в архив

В соответствии с п. 37.9 Правил, документы от граждан принимаются на постоянное хранение в архив:

- на основании договора купли-продажи или дарения между гражданином и архивом и акта приема-передачи, являющегося неотъемлемой частью договора;

- в порядке наследования;

- по решению суда.

После согласования вопроса о включении гражданина в список источников комплектования архива или оформлении разового приема документов заключается договор с фондосдатчиком, на основании которого осуществляется переход права собственности на документы государству или муниципальному образованию. Передача документов в собственность Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования на безвозмездной основе оформляется договором дарения, на возмездной основе - договором купли-продажи. В такой договор рекомендуется включать элементы лицензионного договора или договора об отчуждении интеллектуальных прав, если интеллектуальными правами в отношении передаваемых документов обладает фондосдатчик (Приложения 2, 3 к Методическим рекомендациям). Возможно также заключение отдельного лицензионного договора или договора об отчуждении интеллектуальных прав. Такой вариант более уместен, если интеллектуальными правами обладает не фондосдатчик, а иное лицо. В договор дарения (купли-продажи) рекомендуется включать положения, касающиеся регулирования вопросов доступа к документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности <19> (указание видов или конкретных наименований документов, доступ к которым должен быть ограничен, условия доступа к ним и др.).

--------------------------------

<19> Федеральный закон N 125-ФЗ. Ст. 25. Ч. 3.

При заключении договоров обязательным является выполнение требований законодательства <20>, нормативных актов вышестоящего органа (Федерального архивного агентства, соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, органа местного самоуправления), положений устава, на основании которого действует архив.

--------------------------------

<20> В том числе и к отдельным видам сделок (например, к сделкам с заинтересованностью или крупным сделкам).

В любом договоре важно зафиксировать существенные условия, которые обеспечивают его юридическую значимость.

В соответствии с ГК РФ для всех видов договоров существенными являются:

- условия о предмете договора;

- условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида;

- условия, выдвинутые одной из сторон, по которым необходимо достигнуть соглашение <21>.

--------------------------------

<21> ГК РФ. Ст. 432.

Предметом договора являются конкретные документы, характеристики которых, позволяющие их однозначно идентифицировать, должны быть указаны в договоре или в приложении к нему.