1.4 Учет источников комплектования, ведение наблюдательных дел

Граждане - источники комплектования государственного (муниципального) архива или осуществившие разовую передачу документов, а также потенциальные источники комплектования подлежат учету.

Помимо обязательных учетных документов для учета документов личного происхождения могут вестись вспомогательные учетные документы. Так, на этапе комплектования такими документами являются картотека фондообразователей, наблюдательное дело на фондодержателя, сдаточная опись, книга учета и движения документов личного происхождения.

В книге учета и движения документов личного происхождения фиксируется предварительный учет поступивших в отдел комплектования документов (см. форму книги учета и движения документов в Приложении 4 к Методическим рекомендациям).

Рекомендуется вести картотеку фондообразователей. Целесообразно ведение электронной картотеки в виде базы данных.

На каждого фондообразователя заводится карточка, в которой указываются по мере комплектования архива документами личного происхождения:

- фамилия, имя, отчество, годы жизни фондообразователя;

- профессия, род деятельности;

- домашний адрес, контактные данные;

- фамилия, имя, отчество; родственные связи; контактные данные физического лица, осуществляющего передачу документов фондообразователя; сведения о правообладании (при наличии);

- проведенные конкретные виды работ с фондообразователем (в картотеке даты их проведения и результаты фиксируются на обратной стороне карточки);

- дата поступления материалов;

- количество поступивших материалов;

- номер поступления по Книге учета поступлений (см. раздел IV Методических рекомендаций);

- номер фонда;

- дата передачи документов в отдел научного описания (отдел обеспечения сохранности);

- фамилия сотрудника архива, ведущего работу с данным фондообразователем.

Рекомендуется предусмотреть в картотеке три раздела.

В первом разделе картотеки "Перспективное комплектование" откладываются карточки с данными потенциальных источников комплектования и информацией о работе с ними (ведение переговоров, переписка) (см. п. 1.1.1 Методических рекомендаций).

Во второй раздел "Текущее комплектование" включаются карточки с данными постоянных источников комплектования, от которых ведется прием документов.

В третий раздел вносятся данные о гражданах, работа с которыми завершена, в том числе осуществлен разовый прием документов.

После приема документов на государственное хранение в карточку заносится номер по книге учета поступления документов, номер фонда, количество документов и дата передачи документов в отдел научного описания либо в отдел обеспечения сохранности документов. Карточка вносится в раздел "Комплектование завершено".

Внутри каждого раздела карточки систематизируются по алфавиту фондообразователей. По итогам работы с фондосдатчиками карточки переносятся из одного раздела в другой.

Для учета и контроля за организацией работы с гражданами, в соответствии с пунктом 35.9 Правил, ведется наблюдательное дело на фондодержателя.

Наблюдательное дело является первичной формой учета и источником информации о гражданине, составе документов его личного архива, а также этапах работы с ним. Сюда вносится информация о ведении переговоров с фондодержателем (с фиксацией дат), переписка с ним, биографическая справка, его заявление(я), соглашение о сотрудничестве, проект договора дарения (купли-продажи), сдаточная (оценочная) описи, расписки (копии расписок) или акты, экспертное заключение, выписка из протокола заседания ЭМК (ЭМС), ЭПК, ЦЭПК.

В случае необходимости состав документов наблюдательного дела может быть уточнен и дополнен.

На обложке наблюдательного дела пишется наименование государственного (муниципального) архива, ФИО фондодержателя, номер архивного фонда (при наличии), крайние даты фонда (при наличии). Наблюдательные дела систематизируются по алфавиту фондодержателей.

При передаче гражданином документов на постоянное хранение часть материалов наблюдательного дела передается в дело фонда.