2.2 Систематизация по видам документов

Документы личного происхождения, поступающие в архив, как правило, в неупорядоченном состоянии, подлежат формированию в дела, систематизации документов внутри дел и систематизации самих дел (единиц хранения) в описи.

По итогам изучения и уточнения биографии фондообразователя, оценки состава и полноты документов фонда составляется предварительная схема систематизации для внутренней организации документов фонда личного происхождения (Приложение 5 к Методическим рекомендациям). Документы распределяются по основным разделам схемы систематизации (см. подраздел 2.4 Методических рекомендаций), но не делятся на отдельные дела. На данном этапе важно сохранить информацию о систематизации личной коллекции, применяемой самим фондообразователем, с целью последующего более глубокого изучения.

Окончательный вариант схемы систематизации закрепляется на этапе работы с проектом описи дел документов постоянного хранения, когда описаны все единицы хранения, и получает итоговое оформление в описи дел, документов постоянного хранения, утвержденной в установленном порядке (см. раздел IV Методических рекомендаций).

Систематизация документов проводится поэтапно. На первом этапе документы классифицируются по способу документирования <55>. На втором этапе классификация проводится внутри выделенных групп.

--------------------------------

<55> Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам (см.: ГОСТ Р 7.0.8-2013).

В научной литературе в настоящий момент нет единства по вопросу о точном определении способа документирования. Чаще всего его понимают либо как способ, используемый для передачи информации (применяется в настоящих методических рекомендациях), либо как способ, применяемый при записи информации на материальном носителе. По способу, используемому для передачи информации (текст, символ, изображение, звук, код) различают документы: текстовые (рукописные, машинные, печатные); технические (схемы, рисунки, чертежи, карты); изобразительные (фото-, кино- и видеодокументы); звуковые (фонодокументы); электронные (применение искусственного языка, машиночитаемого кода).