1.2 Ведение списков граждан - источников комплектования государственных и муниципальных архивов

Государственные и муниципальные архивы ведут списки источников комплектования на бумажном носителе и (или) в электронном виде раздельно для организаций и граждан (п. 35.4 Правил).

В список рекомендуется включать, в первую очередь, граждан (фондосдатчиков), осуществляющих (планирующих осуществлять) регулярную (неоднократную) передачу документов в архив. Допускается, во избежание множественных пересмотров списка, не включать в него граждан, осуществивших разовую передачу документов, дальнейшее сотрудничество с которыми в этой области нецелесообразно.

Рекомендуется включать в список граждан только после подписания с ними договора дарения (купли-продажи) документов и приема документов в архив.

Отнесение граждан к источникам комплектования архивов производится с учетом следующих критериев:

- вклада гражданина в развитие науки и культуры и других сфер деятельности;

- его роли в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни государства и общества;

- состава и содержания собранных гражданином архивных документов.

Рекомендуемая форма списка граждан - источников комплектования государственного (муниципального) архива включает 6 граф:

графа 1 - порядковый номер (присваивается последовательно по всему списку);

графа 2 - фамилия, имя, отчество (при наличии);

графа 3 - адрес, контактные данные;

графа 4 - наименование и номер существующего, либо наименование предполагаемого личного фонда или коллекции <14>;

--------------------------------

<14> В наименовании будет отражено ФИО фондообразователя.

графа 5 - основание для включения в список (реквизиты заявления, договора, актов приема на хранение архивных документов личного происхождения, протокола ЭПК);

графа 6 - примечание <15>.

--------------------------------

<15> Сюда же вносятся сведения об исключении гражданина из списка до его переутверждения.

В список, по мере необходимости, вносятся изменения и дополнения. Исключение граждан из списка производится в случае их отказа от сотрудничества с архивом (расторжения договора); прекращения образования у гражданина документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации; завершения приема всех документов фонда; смерти фондосдатчика (в этом случае возможно заключение нового договора с его наследниками при необходимости). При включении новых граждан они вносятся в конец действующего списка. Дополнительная информация включается в графу "примечание".

Решение о согласовании списков граждан, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, изменений и дополнений к ним, в соответствии с п. 35.6 Правил, принимается на заседании соответствующей ЭПК <16>. ЭПК федерального государственного архива представляет согласованные списки граждан, выступающих источниками комплектования архива, изменения и дополнения к ним на согласование Центральной экспертно-проверочной комиссии (далее - ЦЭПК) при Федеральном архивном агентстве <17> в соответствии с п. 35.6 Правил.

--------------------------------

<16> Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела. П. 8.2 (б); Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива. П. 8.2 (б).

<17> Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива. П. 8.2 (б); Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве: утв. приказом Росархива от 02.05.2007 N 22. П. 5.1.8.

Решение ЭПК (ЦЭПК) оформляется протоколом <18>.

--------------------------------

<18> Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела. П. 3; Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива. П. 3; Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве. П. 1.

Утверждение согласованного списка осуществляется руководителем соответствующего архива в соответствии с п. 35.7 Правил.

Переутверждение списков осуществляется при необходимости (по мере накопления изменений). При переутверждении список систематизируется по алфавиту фамилий фондосдатчиков.

Итоговая запись в списке пересоставляется архивом ежегодно по состоянию на 1 января последующего года. В ней указывается общее количество внесенных в список граждан.