4.2.1 Опись дел, документов постоянного хранения

Опись дел, документов постоянного хранения (архивная опись) состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата (титульный лист, оглавление, предисловие, указатели).

Описательная статья описи - это совокупность кратких сведений о деле. Она составляется на каждое дело, включенное в фонд.

В составе описательной статьи различают обязательные и дополнительные элементы. К обязательным, постоянным ее элементам относятся: порядковый номер дела в описи, заголовок дела, крайние даты документов в деле, количество листов в деле (объем документа). К дополнительным элементам относятся: аннотация, указание на подлинность и копийность, степень полноты документа, обозначение томов, вариантов, указание на опубликованность, язык документа, способ воспроизведения, внешние особенности документов.

В конце описи за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество включенных в описи единиц хранения, их крайние номера, а также литерные, пропущенные номера (при их наличии). Опись подписывается составителем с указанием его должности, инициалов и фамилии.

Если в опись включены аудиовизуальные документы, их количество оговаривается в итоговой записи.

Например:

В опись внесено 22 (двадцать две) ед. хр., с N 1 по N 22, в том числе 5 (пять) фотодокументов (цветных позитивов).

В самом конце описи располагается лист-заверитель.

В архивной коллекции, включающей значительные комплексы документов разных фондообразователей, в семейных, родовых фондах составляются отдельные описи на дела каждого фондообразователя с самостоятельной валовой нумерацией.

К делам, содержащим уникальные документы, особо ценным делам, а также фотоальбомам составляют внутренние описи, в которые вносятся все документы в порядке их расположения.

Если к фонду, на который уже составлены описи, поступили дополнительные документы, то в зависимости от характера и объема этих документов они могут включаться путем:

- внесения их в опись под литерными номерами (до 5 - 10 дел);

- внесения их в конец имеющейся описи (дополнение к описи);

- составления на них самостоятельной описи;

- пересоставления новой описи на весь фонд (если поступление было последним и работа с фондосдатчиком на этом завершена).

Для более эффективного использования документной информации, содержащейся в описях архивных фондов, в научных и практических целях к ним создается справочный аппарат, который включает: титульный лист, содержание (оглавление), если опись имеет разделы; предисловие; список сокращенных слов; переводные таблицы шифров (в случае переработки описей); указатели. Каждый из указанных элементов справочного аппарата описи несет определенную информационную нагрузку, а состав элементов, которым снабжается опись, определяется дифференцированно, с учетом информативности архивных фондов. Справочный аппарат к описи выполняет функцию первого ознакомления с документами фонда (титульный лист, оглавление), а также способствует поиску необходимой информации (указатели); уточнению смыслового содержания описи (список сокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров). При составлении справочного аппарата к описи необходимо правильно и точно оформлять его элементы.

Титульный лист к описи является обязательным элементом справочного аппарата для описей всех фондов архива. Правильное обозначение указанных реквизитов титульного листа имеет большое значение при пользовании описью.

Титульный лист архивной описи включает: полное название архива; название фонда; номер фонда; номер описи; название описи; крайние даты документов, содержащихся в описи. Название фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени и отчества фондообразователя с указанием дат рождений и смерти, рода деятельности, профессии или должности, ученых степеней и почетных званий.

В наименовании сформированной в архиве коллекции отражается признак объединения документов: коллекция рукописей разных авторов (номинальный признак), коллекция документов о патриотическом движении на фронте и в тылу в годы Великой Отечественной войны (тематический признак). В наименовании коллекции, поступившей в архив от частного лица, указывается характер и общее содержание коллекции, фамилия, имя, отчество коллекционера, даты его жизни и сведения о нем.

Например:

Коллекция документов о нижегородских художниках, собранная Крайновым Леонидом Леонидовичем (р. 1946), членом Союза журналистов, краеведом.

В оглавлении указываются все элементы справочного аппарата, составленного к описи (исключая титульный лист): предисловие, названия разделов, подразделов и групп единиц хранения, содержащих письма и фотографии. Против каждого из указанных подразделений ставится номера соответствующих листов описи. Названия разделов и других классификационных делений описи даются в оглавлении в соответствии с классификационной схемой описи.

Разделы и подразделы нумеруются арабскими цифрами, четко обозначая заголовки первого (1, 2, 3 и т.д.), второго (1.1, 1.2 и т.д.) и третьего уровней (например: 1.1.1, 1.1.2 и т.д.).

Если схема систематизации, положенная в основу оглавления, включает в себя большое количество структурных подразделений, то допускается сокращение оглавления за счет групп документов, включенных в подразделы. Для удобства пользования в оглавлении отмечаются номера единиц хранения, образующих тот или иной раздел, подраздел, группу, и номера листов описи, на которых они зафиксированы.

Например:

ОГЛАВЛЕНИЕ

К описи N 3 фонда N 400 Суетнова М.И., писателя

Если объем архивного фонда документов личного происхождения невелик (менее 30 единиц хранения), то оглавление к фонду не составляется.

Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. Оно включает: биографию фондообразователя; историю фонда; аннотацию состава и содержания документов описи; состав справочного аппарата к описям.

Для архивного фонда семьи, рода аналогичные сведения даются о каждом из родственников, оформляемые как самостоятельные структурные части предисловия. Для объединенного архивного фонда составляется общее предисловие (историческая справка), в котором указываются сведения о времени, условиях, причинах создания объединенного фонда, коллекции; принципы формирования.

При написании предисловия используются законодательные источники, справочная и научная историческая литература; дело фонда, документы фонда, учетные документы, научно-справочный аппарат архива; а также историческая справка к конкретному фонду.

Историко-биографические сведения включают в себя сведения о рождении фондообразователя (дата, место рождения, краткие сведения о родителях - социальное положение, род занятий), об образовании, профессиональной, творческой деятельности, общественной работе, наградах, дату смерти или сведения о месте проживания и занятиях фондообразователя на момент научного описания фонда. Составителю предисловия необходимо избегать личных оценок деятельности и творчества фондообразователя, собранных им материалов и коллекций.

Сведения по истории фонда включают:

- информацию о поступлении документов в государственный архив (дата поступления, основание, от кого поступили; краткая характеристика состава и содержания документов; крайние даты документов; при необходимости - сведения об отдельных наиболее интересных документах или группах документов, поступивших в составе фонда);

- сведения о научном описании документов фонда (дата проведения научного описания; результаты экспертизы ценности документов; количество сформированных дел, крайние даты документов, номер составленной описи и ее название; принципы формирования дел и составления заголовков дел);

- особенности систематизации, обусловленные составом документов данного фонда (выбор схемы систематизации, систематизация заголовков единиц хранения внутри разделов и подразделов описи);

- информация об элементах справочного аппарата к описи, принципах его составления и о порядке пользования им.

Предисловие подписывается составителем и помещается в начале описи, после содержания (оглавления). Если структуру личного фонда составляют несколько описей, составленных с учетом специфики носителей документов, то общее предисловие прилагается к первой описи (дела на бумажной основе).

Необходимость составления дополнительных элементов справочного аппарата к описи (списка сокращенных слов, указателей, перечней и др.) устанавливается индивидуально для каждого фонда.

Основное назначение списка сокращенных слов - сократить объем и провести унификацию приемов описания как в тексте самой описи, так и в справочном аппарате к ней.

В список сокращенных слов вносятся все сокращения слов и понятий, употребляемых в описи, кроме общепринятых, а также сокращенные обозначения названий учреждений, организаций и предприятий, кроме хорошо известных <73>. Названия учреждений, организаций и предприятий при внесении их в опись в первый раз пишутся полностью и в круглых скобках дается их сокращенное название, а при повторном внесении их в опись они приводятся только в сокращении.

--------------------------------

<73> ГОСТ Р 7.0.12-2011. См. также: Словарь сокращений современного русского языка; Новый словарь сокращений русского языка.

Список сокращенных слов помещается после предисловия к описи. В нем в алфавитном порядке слева располагаются сокращенные слова и понятия, а справа дается их полное обозначение.

Например:

ВСНХ - Высший совет народного хозяйства

ГОСТ - государственный стандарт

ГЭС - гидроэлектростанция

Переводная таблица шифров составляется к описи после ее переработки в случае изменения номеров единиц хранения, т.е. при ее перешифровке. Переводная таблица шифров составляется как ко всем описям фонда, если его документы пересистематизированы и количество описей изменилось, так и к каждой описи, если систематизация проводилась только внутри каждой описи.

Переводная таблица устанавливает соотношение старых и новых шифров единиц хранения внутри фонда по форме:

Переводная таблица помещается в конце описи. Уничтожение старых описей дел после их переработки не допускается. Старые описи учитываются по новым описям на правах отдельных единиц хранения и помещаются в конце новой описи за последним номером под своим заголовком.

Из указателей к фондам личного происхождения наиболее распространенным является именной указатель. К фондам деятелей науки и культуры могут составляться указатели их произведений и научных трудов, к фондам актеров и режиссеров - указатели сыгранных ими ролей или осуществленных постановок. Возможны и другие указатели: учреждений, периодических изданий, географические и другие. Ссылки во всех указателях делаются на номера дел.

Именной указатель может быть глухим и развернутым. Пояснения в развернутом указателе содержат краткие биографические сведения, характеристики лиц и ссылочные данные (номера дел, листов).

Лицо в указателе обозначается фамилией, именем и отчеством или фамилией и инициалами. При наличии в тексте документов одинаковых фамилий с инициалами и без инициалов в указателе сначала пишутся фамилии с инициалами, а потом без них. Если лицо в тексте документа обозначено не полностью (только по имени или псевдониму и т.д.) и не может быть определено, в указателе оно обозначается так же, как в документе. При наличии в тексте документов разных лиц с одной и той же фамилией и одними и теми же инициалами, имена и отчества этих лиц даются полностью.

Иностранные имена передаются в указателе в транскрипции государственного языка Российской Федерации. Частицы, имеющиеся в иностранных фамилиях (фон, дер, ван, ле, де и др.), приводятся после фамилии и инициалов. Написание на языке оригинала приводится рядом в скобках.

Например:

Тельман Эрнст

Ланжерон (Langeron) Луи-Александр Андро, де

Справочный аппарат к описи дел может быть основой информации для различных каталогов, которые ведутся в архиве в бумажной или электронной формах (базы данных) <74>. Информация о содержании документов личного происхождения отбирается, как правило, для систематического и именного каталогов.

--------------------------------

<74> См.: Создание и ведение системы каталогов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации: методические рекомендации/Росархив, ВНИИДАД. М., 2012.

Примеры составления описей представлены в Приложениях 8, 9 к Методическим рекомендациям.

Описательная статья каталожной карточки (базы данных) состоит из названия архива, индекса, рубрики, подрубрики, даты события, места события, содержания, поисковых данных (название и номер фонда, номера описи, дела, листов), языка документа, способа воспроизведения, фамилии составителя, даты составления карточки.