1.1.1 Подготовительный этап

На первом (подготовительном) этапе работы проводится выявление потенциальных источников комплектования архива с учетом его территориального расположения (для архивов субъектов Российской Федерации) и профиля деятельности:

- в ходе работы с организациями - источниками комплектования архива путем выявления граждан, обладающих документами, которые могут быть отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации;

- на основе мониторинга сообщений в средствах массовой информации (о проводимых публичных мероприятиях, значимых событиях, интересных людях и др.);

- с использованием информации интернет-ресурсов;

- через имеющихся фондообразователей, среди их коллег и друзей;

- путем анкетирования пользователей архивов;

- через личные контакты работников архива;

- путем непосредственного общения с гражданами при проведении выставок, научно-практических конференций и других информационных мероприятий, которые проводит архив.

Популяризация деятельности архива способствует привлечению потенциальных фондосдатчиков. Она осуществляется:

- посредством проведения организованных акций и общественных мероприятий (встреч, выставок и др.);

- путем выступлений представителей архива в средствах массовой информации;

- посредством размещения соответствующей информации на сайтах архивов;

- при взаимодействии с поисковыми группами, общественными организациями, творческими союзами и др.

Интерес в качестве потенциальных фондосдатчиков могут представлять:

- писатели, деятели культуры и искусства, представители творческих профессий;

- ученые;

- фотографы-документалисты, занимающиеся профессиональной фотосъемкой архитектурных и природных объектов, общественно-политических, культурных акций и мероприятий, известных людей;

- общественно-политические, общественно-экономические деятели;

- известные представители средств массовой информации;

- военные деятели;

- выдающиеся спортсмены и тренеры;

- ветераны войн и труженики тыла, участники военных конфликтов;

- участники ликвидации последствий стихийных бедствий и техногенных катастроф;

- архитекторы, реставраторы;

- заслуженные врачи и учителя;

- руководители знаковых для отрасли или для региона предприятий;

- герои труда, ветераны труда;

- реабилитированные лица;

- почетные граждане;

- краеведы;

- другие лица, в том числе не имеющие выдающихся заслуг:

- наследники (потомки) выдающихся людей;

- лица, имеющие иные родственные и дружеские связи с выдающимися людьми;

- участники и очевидцы выдающихся событий в жизни общества, государства, отдельного региона;

- представители профессиональных династий;

- рядовые граждане - типичные представители той или иной социальной группы, народности, профессии и др.

Установление взаимосвязи с потенциальными фондосдатчиками рекомендуется осуществлять путем предоставления представителями архива контактных сведений и разъяснения цели предлагаемого сотрудничества:

- по месту работы граждан (в органах исполнительной власти, организациях культуры, науки, образования, здравоохранения и др., общественно-политических организациях, творческих организациях и союзах; спортивных организациях и др.) или в соответствующих вышестоящих органах;

- в органах социальной защиты населения, ведущих учет граждан, имеющих особые заслуги и льготы;

- в профессиональных объединениях, союзах;

- в военкоматах, ветеранских организациях и клубах, поисковых отрядах;

- в органах средств массовой информации.

Контактные данные потенциальных фондосдатчиков можно выяснять:

- в справочниках и справочных службах;

- в интернет-ресурсах;

- в других открытых источниках.

После установления необходимых контактов архив проводит переговоры с гражданином, целью которых является оценка полноты и ценности имеющихся у гражданина документов, приглашение к сотрудничеству и подготовка соответствующих обоснований целесообразности сотрудничества, которые излагаются в дальнейшем в информационной справке. Для обеспечения успеха переговоров следует предварительно ознакомиться с биографией гражданина, составить примерное представление о его характере. Рекомендуется изучить необходимые справочники, монографии, публикации в периодической печати.

Переговоры проводятся по телефону, в рамках личных встреч, в ходе переписки.

В самом начале взаимодействия рекомендуется направить инициативное письмо со стороны архива с предложением о сотрудничестве. В письме следует предоставить сведения об архиве, объяснить причины, по каким архив заинтересован в сотрудничестве с гражданином. Ответ может быть принят как в письменной, так и в устной форме. Как правило, до окончательного решения вопроса требуется еще ряд разъяснений и консультаций со стороны архива.

При работе представителей архива с гражданами необходим гибкий подход, чувство такта, умение вести переговоры и убеждать. Следует, по мере возможности, получить дополнительные сведения о гражданине, роде его занятий, взглядах и об имеющихся документах, убедиться в целесообразности дальнейшего сотрудничества. Гражданину нужно объяснить основные задачи работы государственных и муниципальных архивов, правила организации архивного хранения, оговорить возможности ограничения доступа исследователей к документам личного фонда (коллекции). Для гражданина можно организовать экскурсию в архив с посещением архивохранилищ. Важно подчеркнуть преимущества хранения документов в архиве, значимость формирования Архивного фонда Российской Федерации и престиж роли фондообразователя. Среди аргументов, помогающих наладить сотрудничество, могут быть следующие:

- гарантия архивом физической сохранности документов, их государственного учета и научного описания;

- проведение, при необходимости, реставрации архивных документов;

- обеспечение всестороннего использования документов в архиве (наличие в архиве читального зала, возможность проведения выставок, телепередач, встреч с общественностью и др.);

- взаимодействие по вопросам авторского права: архив будет оповещать пользователей о действии авторского права на содержащиеся в документах произведения и предупреждать об ответственности за возможные нарушения.

На предварительном этапе следует оговаривать и условия приема документов, которые позже будут зафиксированы в договоре. Необходимо разъяснить, что документы Архивного фонда Российской Федерации, переданные по договору дарения или купли-продажи, включенные в учетные документы государственных и муниципальных архивов, не подлежат возврату фондосдатчику.

Рекомендуется вести учет работы с потенциальными фондосдатчиками в форме картотеки в бумажном или электронном виде (в виде базы данных) (см. также п. 1.4 Методических рекомендаций).

Инициатива передачи на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы документов личного происхождения может исходить непосредственно от фондодержателей. В таких случаях архив принимает решение о целесообразности приема документов.