5.2 Организация использования документов личного происхождения

Фондосдатчик вправе в договоре определить условия использования документов, содержащих сведения о его личной тайне, частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности. Установленные им ограничения не должны противоречить нормам федерального законодательства или распространяться на срок, превосходящий указанный в федеральном законодательстве.

Не является нарушением использование информации о частной жизни гражданина в случаях если такая информация стала общедоступной либо была раскрыта самим гражданином или по его воле <99>.

--------------------------------

<99> ГК РФ. Ч. 1. Ст. 152.2. П. 2. Абз. 2.

Условия использования документов, являющихся объектами авторского и смежных прав, могут быть установлены правообладателем в лицензионном договоре с архивом (см. подраздел 1.3 Методических рекомендаций).

Так, ограничения могут распространяться на использование в средствах массовой информации, размещение документов в сети Интернет, документов, на экспонирование, публикацию, копирование документов и др. Могут также устанавливаться требования об использовании документов с разрешения правообладателя. Договор может содержать указание на приоритетное использование документов фондообразователем или иным правообладателем, включая право на первую публикацию, и на согласование формы использования с правообладателем в каждом конкретном случае.

Исполнение запросов пользователей. На основании документов личного происхождения архив может исполнять запросы пользователей в соответствии с главой XLVI Правил.

В документах личного происхождения могут содержаться сведения, необходимые для исполнения запросов социально-правового характера, связанных с социальной защитой граждан. Например, по подтверждению трудового стажа, награждения государственными и ведомственными наградами, присвоения почетных званий, получения образования, об опекунстве, репрессиях, депортации, насильственном выселении, о подтверждении других прав, если это связано с получением льгот, выплат, компенсаций. Запросы социально-правового характера исполняются архивами на безвозмездной основе в течение 30 календарных дней со дня регистрации <100>. В ответы на социально-правовые запросы может быть включена лишь информация, не содержащая сведения, составляющие охраняемые законодательством Российской Федерации тайны <101>.

--------------------------------

<100> Федеральный закон N 125-ФЗ. Ст. 26. Ч. 3.

<101> Приказ Федерального архивного агентства от 01.09.2017 N 143 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации" (зарегистрирован Минюстом России 01.11.2017, регистрационный N 48765). П. 3.2.

По документам личного происхождения архивом могут также исполняться тематические запросы, связанные с выявлением информации по той или иной тематике. К тематическим запросам относятся также запросы по предоставлению сведений биографического и генеалогического характера, то есть посвященные изучению жизни и деятельности конкретного человека, семьи или рода.

Тематические запросы, поступившие от юридических и физических лиц, исполняются архивом на основании договоров возмездного оказания услуг. Безвозмездно архивом исполняются тематические запросы органов государственной власти и местного самоуправления, если информация запрашивается ими в письменной форме или форме электронного документа в пределах исполнения ими своих полномочий. Порядок и сроки исполнения такого рода запросов устанавливаются законодательством Российской Федерации <102>.

--------------------------------

<102> Правила. П. 46.6.

При заключении договоров на исполнение тематических запросов рекомендуется предварительно убедиться, что их исполнение не связано с использованием документов ограниченного доступа, не требует получения специальных разрешений. Кроме того, в договор следует включить положения, предусматривающие ответственность пользователя за правомерное использование предоставленной ему информации.

Архив, при отсутствии у него финансовых, технических или кадровых возможностей, может рекомендовать пользователю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации по фондам архива в читальном зале.

Архив оформляет ответы на запросы в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии (в случае если документы личного происхождения содержат общедоступную информацию или если у пользователя есть разрешение на получение информации ограниченного доступа, подтвержденное документально (подробнее см. подраздел 5.1 Методических рекомендаций), например, при генеалогическом запросе), информационного письма и других информационных документов, которые могут быть подготовлены архивом по согласованию с пользователем, например, тематический обзор архивных документов, родословное древо, генеалогическая роспись или таблицы (для генеалогических запросов) <103>.

--------------------------------

<103> Генеалогическая информация в государственных архивах России: справочное пособие. ВНИИДАД. М., 2004. С. 14 - 15; Биографическая и генеалогическая информация в государственных архивах Российской Федерации (1917 - 1991 гг.): справочное пособие. Росархив, ВНИИДАД. М., 2010.

Копирование документов личного происхождения и организация работы с ними пользователей в читальном зале архива регулируются главами XLVII - XLVIII Правил и Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (далее - Порядок использования) <104>.

--------------------------------

<104> Приказ Федерального архивного агентства от 01.09.2017 N 143 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации" (зарегистрирован Минюстом России 01.11.2017, регистрационный N 48765).

Публикация и экспонирование архивных документов личного происхождения осуществляется в соответствии с главой XLIX Правил, организация информационных мероприятий с использованием документов личного происхождения - в соответствии с главой L Правил.

Использование музейных предметов осуществляется на основании Положения о Музейном фонде Российской Федерации. В соответствии со статьей 36 Федерального закона от 26 мая 1996 г. N 54-ФЗ "О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации", право первой публикации музейных предметов и музейных коллекций, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации и находящихся в музеях/архивах в Российской Федерации, принадлежит музею/архиву, за которым закреплены данные музейные предметы и музейные коллекции.

Организация всех видов использования (исполнение тематических запросов, выдача в читальный зал архива, копирование, публикация, экспонирование, информационные мероприятия архива) документов личного происхождения (в том числе научно-технических документов и аудиовизуальных документов), осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и условиями договора с фондосдатчиком или иным правообладателем.

Архив не вправе ограничивать условия использования пользователем информации, полученной им в результате самостоятельного изучения архивных документов или предоставленной ему архивом в порядке возмездного оказания услуг <105>. Вместе с тем, работники архива обязаны предупредить пользователя о необходимости соблюдать ограничения в использовании находящейся в его распоряжении архивной информации, если они установлены законодательством Российской Федерации или правообладателем.

--------------------------------

<105> Правила. П. 45.2.

Факт уведомления фиксируется в обязательстве-соглашении, входящем в анкету пользователя. Подписывая его, пользователь подтверждает тот факт, что принимает на себя ответственность за соблюдение установленных законодательством Российской Федерации ограничений на использование и распространение информации, полученной им из архивных документов. Перед подписанием этого обязательства-соглашения работник читального зала обязан ознакомить пользователя с Порядком использования.

В текст договора архива с пользователем об оказании архивных услуг также должны быть включены условия о необходимости соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.