1.1 Выявление граждан - потенциальных источников комплектования государственных и муниципальных архивов документами личного происхождения. Подготовка документации для включения граждан в список источников комплектования, оформления приема документов на постоянное хранение

В соответствии с положениями части 1 статьи 20 Федерального закона N 125-ФЗ граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, выступают источниками комплектования государственных, муниципальных архивов архивными документами.

Правовой основой определения источников комплектования государственных, муниципальных архивов являются законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты.

Архив проводит планомерную работу по выявлению граждан <7>, в процессе жизни и деятельности которых могли образоваться документы, подлежащие возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

--------------------------------

<7> В качестве фондосдатчиков, фондообразователей могут также выступать граждане других государств и лица без гражданства. По тексту используется термин "граждане", по аналогии с Правилами, но подразумеваются и граждане других государств, и лица без гражданства.

Подготовка приема на постоянное хранение в архив документов личного происхождения осуществляется в три этапа:

- подготовительный (выявление граждан, обладающих документами, которые могут быть отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации, переговоры с приглашением к сотрудничеству, обсуждение условий передачи документов);

- основной (принятие решение о начале сотрудничества, заключение соглашения о сотрудничестве (желательно), всестороннее изучение личного архива, подготовка документации для оформления приема документов в государственный или муниципальный архив и включения гражданина в список источников комплектования архива);

- заключительный (принятие решения о приеме документов, включении гражданина в список источников комплектования государственного, муниципального архива, заключение договора).