1.1.3 Заключительный этап

На третьем (заключительном) этапе вопрос о приеме документов в государственный или муниципальный архив и включении гражданина в список источников комплектования архива рассматривается на соответствующей экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) федерального государственного архива, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела. Принимается также решение о присвоении названия архивному фонду (коллекции) при первом приеме документов данного фондообразователя.

На рассмотрение ЭПК представляется:

- заявление гражданина (см. подраздел 1.1.2 Методических рекомендаций);

- соглашение о сотрудничестве (при наличии) (см. подраздел 1.1.2 Методических рекомендаций);

- экспертное заключение;

- сдаточная опись или оценочная опись (см. подраздел 1.1.2 Методических рекомендаций);

- проект договора дарения или купли-продажи (см. подраздел 1.3 Методических рекомендаций);

- проект лицензионного договора или договора об отчуждении интеллектуальных прав (при наличии) (см. подраздел 1.3 Методических рекомендаций).

Экспертное заключение готовится специалистом архива, проводившим работу с документами гражданина. Экспертное заключение может готовиться на основе ранее составленной информационной справки, уточненной и расширенной. В нем дается оценка значимости документов и рекомендации для их приема на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, включения гражданина в список источников комплектования архива.

В экспертном заключении указывается:

- ФИО фондообразователя, занимаемая должность (или должности, занимаемые ранее);

- характеристика деятельности фондообразователя (этапы жизни и деятельности, его место и роль в конкретной сфере деятельности, имеющиеся ученые и почетные звания; награды и государственные премии, опубликованные научные труды, учебники);

- данные об уже имеющихся в архиве документах этого лица с указанием фондов и количества документов;

- характеристика документов личного архива, содержание документов, их общественно-политическое, историческое, культурное, научное значение, уникальность;

- наличие коллекций, их характеристика;

- наличие предметов, печатных изданий;

- наличие документов других граждан (родственников, коллег, друзей и др.), обоснование возможности и целесообразности их приема;

- наличие официальных документов (подлинников, копий);

- характеристика физического состояния документов, видов носителей;

- наличие электронных документов, их технические характеристики;

- ФИО фондодержателя (если не совпадает с фондообразователем);

- предварительные условия сотрудничества;

- перспективы долгосрочного сотрудничества;

Экспертное заключение подписывается его составителем.

Оно составляется в двух экземплярах: один экземпляр прикладывается к протоколу ЭПК, второй включается в наблюдательное дело.

Целесообразно в уполномоченном органе исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела вести единый учет (на бумаге или в электронном виде) данных о гражданах, передававших свои документы в государственные и муниципальные архивы данного субъекта РФ. При ведении такого учета необходимо учитывать требования Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

При рассмотрении документов того или иного лица, проживавшего ранее или связанного иным образом с другим регионом России, рекомендуется обращаться в соответствующий субъект Российской Федерации за уточнениями, не принимались ли ранее документы данного лица на постоянное хранение. Если в силу различных обстоятельств документы одного лица оказываются в разных архивах, следует обеспечить взаимосвязь между данными документальными комплексами с помощью справочно-поисковых средств.

Решение ЭПК оформляется протоколом <12>. После принятия положительного решения ЭПК руководителем архива <13> подписывается договор с фондосдатчиком (см. подраздел 1.3 Методических рекомендаций).

--------------------------------

<12> Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела: утв. приказом Росархива от 13.06.2018 N 63 (зарегистрированным Минюстом России 06.08.2018, регистрационный N 51794). П. 3; Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива: утв. приказом Росархива от 13.06.2018 N 62 (зарегистрированным Минюстом России 06.08.2018, регистрационный N 51795). П. 3.

<13> Для муниципальных архивов, являющихся структурными подразделениями органов местного самоуправления, соответствующими полномочиями обладает руководитель органа местного самоуправления. Они могут быть также делегированы другим лицам, например, начальнику муниципального архива (структурного подразделения органа местного самоуправления).