2.2.7 Схема систематизации предметов

Предметы систематизируются по видам (медали, значки, эмблемы) и хронологии. Если в фонде содержатся предметы разного типа, следует выделить подразделы ("Медали, значки, сувениры", "Вышивки", "Предметы быта" и т.п.).

Каждый из перечисленных разделов фонда личного происхождения рекомендуется создавать лишь при наличии достаточного количества единиц хранения, относящихся к данному разделу. Разделы в описи нумеруются как заголовки первого уровня (например, 1, 2, 3), а подразделы - второго уровня (например, 1.2, 3.1 и т.д.). В больших по объему фондах допускаются рубрики, которые нумеруются как заголовки третьего уровня (например, 1.2.2, 2.1.1).

В небольших фондах (не более 30 единиц хранения) разделы не создаются, а единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации фонда личного происхождения (прил. 5 к Методическим рекомендациям).

Внутрифондовая систематизация единиц хранения закрепляется их валовой нумерацией. Номер единицы хранения вместе с номером фонда и номером описи составляет ее шифр.

Изобразительные документы (фотографии, рисунки и т.п.), печатные издания, предметы, как правило, составляют отдельные разделы описи. Аудиовизуальные документы и предметы, при их большом количестве, а также при необходимости обеспечения особых условий хранения рекомендуется выносить в отдельные описи. В том и другом случае в рамках каждого из указанных разделов применяется собственная (специальная) систематизация.

В пределах фонда личного происхождения организация документов может проводиться по одной описи или по нескольким описям.

Несколько описей на документы одного фонда рекомендуется составлять в следующих случаях:

- если фондообразователями являются граждане, регулярно передающие свои документы в архив (творческие, политические, общественно-экономические деятели и другие лица, в чьей деятельности продолжают откладываться документы, представляющие интерес для архива); на каждую новую группу документов составляется отдельная опись; после завершения работы с фондообразователями отдельные описи перерабатываются в единую опись;

- если в фонде в большом количестве представлены документы на пленочных и иных нетрадиционных носителях, изобразительные документы, печатные издания, предметы;

- если фондообразователем собрана довольно крупная коллекция документов по определенной тематике или нескольким темам (в том числе документов на бумажной основе), которую можно выделить в качестве самостоятельной коллекции;

- если в фонде в большом количестве представлены документы родственников.