2.1 Фондирование архивных документов

В соответствии с пунктом 2.1 Правил архивные документы в архиве организуются по исторически и (или) логически сложившимся комплексам документов - архивным фондам, объединенным архивным фондам и архивным коллекциям.

Архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности гражданина, семьи, рода (документов, отложившихся в личном архиве фондобразователя).

Фондирование архивных документов - это определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда <53>.

--------------------------------

<53> ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения Раздел 3.3.1. П. 114.

Фондовая принадлежность архивных документов архивного фонда, объединенного архивного фонда или архивной коллекции может быть изменена, но перефондирование может быть осуществлено только в случае обнаружения ошибок при их первоначальном фондировании.

Изменение фондовой принадлежности отдельных архивных документов архивного фонда, объединенного архивного фонда или архивной коллекции возможно в двух случаях:

- при обнаружении отдельных, ранее не атрибутированных документов, хранящихся в архивных коллекциях;

- при создании новых фондов личного происхождения (например, когда в архивную коллекцию были включены архивные документы отдельного лица, который в дальнейшем принял решение передать все имеющиеся у него документы, представляющие историческую или иную ценность, на постоянное хранение в архив и считает, что переданные ранее документы должны быть учтены в составе его персонального фонда <54>).

--------------------------------

<54> Не относится к исторически сложившимся коллекциям, которые не подлежат переформированию.

Полное наименование архивного фонда личного происхождения должно включать следующие основные реквизиты:

- фамилию, имя, отчество фондообразователя (в именительном падеже);

- даты жизни (указываются в круглых скобках). В случае если в архив поступают документы ныне живущего фондообразователя, в скобках указывается (р. 19...), если известен только год рождения или только год смерти фондообразователя, в датах жизни возможно использование знака "?" (1900 - ?);

- род деятельности (например, писатель, поэт, композитор, философ, издатель, художник, скульптор, летчик-космонавт и т.д.).

Могут также включаться дополнительные сведения о специальности (специалист в ракетно-космической области, инженер-экономист полиграфического производства, писатель и др.), ученой степени (кандидат... наук, доктор... наук), ученом звании (профессор, доцент); профессии или должности (директор ВНИИПП, главный инженер завода N 8 и др.), виде непрофессиональной деятельности (краевед, фольклорист, коллекционер и др.), званиях (Герой Советского Союза, Герой Социалистического Труда, заслуженный учитель, заслуженный работник культуры, ветеран Великой Отечественной войны, ветеран труда, Почетный житель г.... и др.); государственных наградах (кавалер Ордена Ленина, Трудового Красного Знамени, полный кавалер Ордена Славы и др.).

Состав и объем включения дополнительных сведений в наименование архивного фонда документов личного происхождения зависит от специфики деятельности фондообразователя и состава его документов.

В отдельных случаях при наличии большого количества сведений о фондообразователе, которые могут быть вынесены в наименование фонда, рекомендуется указывать наиболее знаменательные факты из биографии фондообразователя.

Рекомендуется согласовывать наименование фонда личного происхождения с фондосдатчиком.

Например:

Алексеев Анатолий Дмитриевич (1902 - 1974) - полярный летчик, летчик-испытатель, Герой Советского Союза;

Костандов Леонид Аркадьевич (1915 - 1984) - заместитель Председателя Совета Министров СССР, министр химической промышленности СССР;

Пономарева Валентина Леонидовна (р. 1933) - космонавт-испытатель, полковник-инженер ВВС, кандидат технических наук

При перемене фамилии лица в круглых скобках может указываться фамилия до ее смены.

Например:

Петрова Валентина Ивановна (урожд. Павлова) (р. 1941) - инженер-механик, Герой Социалистического Труда.

Если фондообразователь выступал под известным псевдонимом, рекомендуется присваивать наименование личного фонда по псевдониму с добавлением в круглых скобках подлинной фамилии, имени, отчества.

Например:

Горький Максим (Пешков Алексей Максимович) (1868 - 1936) - писатель, общественный деятель.

Если фондообразователь имел псевдоним, но более известен под собственной фамилией, наименование личного фонда рекомендуется присваивать по подлинной фамилии, имени, отчеству, с добавлением в круглых скобках псевдонима.

Например:

Аничкова Анна Митрофановна (псевд. Иван Странник; 1868 - 1935) - писательница, переводчица.

Правилами допускается формирование объединенного архивного фонда из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более человек, связанных между собой профессиональными или творческими связями.

Например:

Выпускницы женских бестужевских курсов (1880 - 1983)

Участники Октябрьской революции и борьбы за советскую власть (1892 - 1992)

В наименовании семейных, родовых фондов может указываться общая фамилия семьи, рода (если их представители носят одну фамилию), затем приводятся имена, отчества представителей семьи, рода с указанием степени родства (муж, жена, дети, родители, братья, сестры и т.д.). В начале указывается основной фондообразователь, а затем прочие родственники. Сведения (даты жизни, специальность, род деятельности и т.д.) о каждом члене семьи, рода даются по схеме наименования личного фонда.

Например:

Аксаковы: Сергей Тимофеевич (1791 - 1859) - писатель; его сыновья: Константин Сергеевич (1817 - 1860) - поэт, публицист; Григорий Сергеевич (1820 - 1891) - сибирский губернатор; Иван Сергеевич (1823 - 1886) - поэт, публицист.

В наименование семейного, родового фонда, в состав которого входят документы нескольких фондообразователей, имеющих разные фамилии, рекомендуется указывать разновидность архивного фонда документов личного происхождения (семейный, родовой фонд) и фамилии членов семьи, рода, представленных в фонде, и другие сведения (даты жизни, специальность, род деятельности и т.д.), с указанием родства.

Например:

Семейный фонд Ерофеева-Гущиной: Ерофеев Венедикт Васильевич (1938 - 1990) - писатель; Гущина Тамара Васильевна (урожд. Ерофеева; 1925 - 2017) - сестра В.В. Ерофеева.

Правилами закреплена возможность формирования архивных коллекций из разрозненных архивных документов, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, объектному, авторскому, хронологическому или другим).

Архивные коллекции могут поступать в архив от физического лица или от организации.

Например:

Коллекция Богатырева Петра Григорьевича (1893 - 1971) - слависта и этнографа, собирателя документов и фольклора.

Институт марксизма-ленинизма при ЦК КПСС (ИМЛ). Коллекция диссертаций, полученных от исследователей (1947 - 1975).

Архивная коллекция также может быть передана из другого архива. В таких случаях коллекция считается исторически сложившейся. Исторически сложившаяся архивная коллекция, согласно пункту 2.5 Правил, перефондированию не подлежит.

В наименовании архивной коллекции могут указываться данные о ее составителе, тематика или другой признак объединения документов. Для архивных коллекций, пополнение которых не предполагается, необходимо указывать также количество включенных единиц хранения.

В государственном, муниципальном архиве архивная коллекция формируется преимущественно искусственно, в соответствии с логическими связями между документами, из разрозненных архивных документов, объединенных по одному или нескольким признакам:

- тематическому (например, "Коллекция документов деятелей архитектуры, строительства, промышленности строительных материалов (1924 - 1992)");

- объектному (например, "Коллекция воспоминаний о строительстве космодрома Байконур (начата в 1990)");

- авторскому (например, "Коллекция документов М. Тореза (1940 - 1944)");

- другим признакам.

Хронологическими границами архивного фонда личного происхождения являются даты рождения и смерти фондообразователя, членов его семьи или рода. Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего документа, входящего в состав фонда. Крайние даты фонда не всегда совпадают с хронологическими границами фонда из-за включения в фонд документов, созданных до дня рождения фондообразователя, относящихся к его семье, собранных документов, а также связанных с откликами на кончину фондообразователя, увековечиванием его памяти, в том числе проведением памятно-юбилейных мероприятий, и др. В названии архивного фонда указываются как хронологические границы, так и крайние даты документов.

Хронологическими границами архивной коллекции и объединенного архивного фонда личного происхождения являются даты создания самого раннего и самого позднего документа коллекции. В том случае, если фонд или коллекция продолжает пополняться, рекомендуется указывать год начала его/ее формирования.