8.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

8.3.1. Документы Минобрнауки России являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный N 38830), подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации как часть Архивного фонда Российской Федерации или на уничтожение в установленном порядке.

В целях хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Минобрнауки России, а также подготовки документов к передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации в Минобрнауки России создается архив Минобрнауки России.

Документы, подтверждающие выдачу аттестатов о присвоении ученых званий профессора и доцента, хранятся в департаменте, уполномоченном участвовать в оказании государственной услуги по подтверждению документов об ученых степенях, ученых званиях органами государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющими переданные полномочия Российской Федерации по подтверждению документов об ученых степенях, ученых званиях.

8.3.2. Подготовка документов и дел к передаче на хранение в архив Минобрнауки России и на уничтожение включает работу государственных служащих, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

8.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Минобрнауки России создается постоянно действующая ЦЭК и при необходимости экспертные комиссии в структурных подразделениях (далее - ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых Министром или руководителем структурного подразделения.

8.3.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определены положением, которое утверждается приказом Минобрнауки России. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

8.3.5. Экспертиза ценности документов в Минобрнауки России на стадии делопроизводства проводится: при составлении сводной номенклатуры дел Минобрнауки России, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив Минобрнауки России.

8.3.6. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Минобрнауки России непосредственно государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, совместно с ЦЭК (ЭК) под методическим руководством отдела архива Департамента государственной службы и административной деятельности.

8.3.7. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив Минобрнауки России; отбор дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота сводной номенклатуры дел Минобрнауки России, правильность определения сроков хранения дел.

8.3.8. Экспертиза ценности документов проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Минобрнауки России путем полистного просмотра дел.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

8.3.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел структурных подразделений постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу (образец описи приводится в приложении N 23 к Инструкции), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу приводится в приложении N 24 к Инструкции).

По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение, приведенными в приложении N 25 к Инструкции.

Оформление дел проводится государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, при методической помощи и под контролем отдела архива Департамента государственной службы и административной деятельности.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (образец оформления указанных реквизитов приводится в приложении N 26 к Инструкции);

нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела в соответствии с образцом, приведенным в приложении N 27 к Инструкции;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела в соответствии с образцом, приведенным в приложении N 28 к Инструкции;

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.