Приложение N 25

к Инструкции по делопроизводству

в Министерстве науки и высшего

образования Российской Федерации,

утвержденной приказом

Министерства науки и высшего

образования Российской Федерации

от "__" __________ 2021 г. N ____

ПРАВИЛА

ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛ И ПОДГОТОВКИ ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ

НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

1. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по оформлению обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, образец оформления реквизитов которой приведен в приложении N 26 к настоящей Инструкции, подшивку или переплет документов дела, нумерации листов дела, составлению листа-заверителя дела в соответствии с образцом, приведенным в приложении N 27 к настоящей Инструкции. Оформление дел проводится государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, при методической помощи и под контролем отдела архива Департамента государственной службы и административной деятельности.

2. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Минобрнауки России (фондообразователя), наименование структурного подразделения, номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование Министерства науки и высшего образования Российской Федерации - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения - указывается в соответствии с утвержденной структурой Минобрнауки России;

делопроизводственный номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел;

заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК;

дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

3. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.) датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

4. Количество листов в деле проставляется на обложке дела на основании листа-заверителя дела.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Минобрнауки России, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера архивного фонда, номера описи дел, документов и номера единицы хранения) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Минобрнауки России черными чернилами после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

5. Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций (поручений) на них, металлические скрепления из документов удаляются.

В начале дела на бумажном носителе при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела, образец которой приведен в приложении N 28 к настоящей Инструкции, в конце каждого дела - лист-заверитель дела.

6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу документа простым графитным карандашом. Употребление чернил и цветных карандашей при нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

В случаях обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных номеров листов.

7. После завершения нумерации листов на отдельном листе составляется лист-заверитель дела. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дел (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.