Приложение N 21

к Инструкции по делопроизводству

в Министерстве науки и высшего

образования Российской Федерации,

утвержденной приказом

Министерства науки и высшего

образования Российской Федерации

от "__" __________ 2021 г. N ____

ПОРЯДОК

ЗАПОЛНЕНИЯ ГРАФ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Наименованиями разделов и подразделов номенклатуры дел Минобрнауки России являются названия структурных подразделений Минобрнауки России. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Минобрнауки России.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Минобрнауки России.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из утвержденного в Минобрнауки России цифрового обозначения (кода) структурного подразделения Минобрнауки России, цифрового обозначения (кода) отдела, входящего в структурное подразделение Минобрнауки России, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения Минобрнауки России. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 07-04-10, где 07 - обозначение Департамента, 04 - обозначение отдела в Департаменте, 10 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и организаций.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Минобрнауки России или структурного подразделения (отдела) как автора документа; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела, например: Федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

"Документы по представлению к награждению и поощрению государственных служащих Минобрнауки России (представления, докладные записки, переписка и др.)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с территориальными органами Минобрнауки России по основным вопросам деятельности".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

"Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

"Переписка с Министерством финансов Российской Федерации по вопросам исполнения федерального бюджета"

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с главами администраций областей по административно-хозяйственной деятельности".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

"Годовые отчеты Минобрнауки России об исполнении федерального бюджета".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией (далее - ЦЭПК) Федерального архивного агентства срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: "переходящее с 2018 г."), об уничтожении дел ("уничтожено"), о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения, о носителе и др.

Если в течение года в Минобрнауки России возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел по согласованию с отделом архива Департамента государственной службы и административной деятельности.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

В документе 30394 знаков (в тексте 30394, в формулах 0); формул: 0; встроенных граф. рисунков: 0. Число знаков с учетом рисунков: 30394

ВНЕШНЕЕ ПРОИЗВОДСТВО

Дата получения документа - 31.08.2021 (ВЮ: регистр. в КСПД - 07.08.21 08:25)

Дата поступления в работу - 31.08.2021 (12:36)

Машинистка - файл - КСПД

Оформление, ОРФО - Богданович 01.09.2021

Корректор 1 - Пянзина 01.09.2021

Администратор 1 -

Теги, оглавление -

Ссылки - неокончено

Выпускающий -

Ссылки (Юр. информация)

1 ИНА