7.1. Порядок организации контроля исполнения документов

7.1.1. Контроль исполнения документов представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебной переписке.

Контроль исполнения документов включает:

постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов;

снятие с контроля документов;

учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов;

информирование Министра, заместителей Министра, руководства структурных подразделений о ходе исполнения документов и состоянии исполнительской дисциплины.

7.1.2. Обязательному контролю подлежат все зарегистрированные документы, для которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов (в том числе устно), предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.

Контроль исполнения документов ведется на основании регистрационных данных в СЭД. Справки по контрольным документам формируются автоматически посредством СЭД по срокам исполнения, исполнителям, группам документов, другим критериям.

7.1.3. Субъектами контроля являются:

государственные служащие Департамента государственной службы и административной деятельности, осуществляющие контроль исполнения поручений;

государственные служащие, обеспечивающие деятельность заместителей Министра, уполномоченные заместителями Министра на осуществление контроля (в пределах компетенции);

руководители структурных подразделений;

государственные служащие структурных подразделений, ответственные за контроль исполнения поручений;

ответственные исполнители.

Ответственность за своевременность, полноту и качество исполнения документов возлагается на заместителей Министра и руководителей структурных подразделений.

Государственные служащие, допустившие несвоевременное или некачественное исполнение документов (поручений), могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Контроль за получением от соисполнителей ответов на запросы, подготовленные в рамках работы над документом (поручением), осуществляется непосредственно ответственным исполнителем.

7.1.4. Централизованному контролю, осуществляемому Департаментом государственной службы и административной деятельности, подлежит исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений, указаний и поручений Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, парламентских и депутатских запросов сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, запросов, писем и обращений, по которым дано поручение Министра (далее - контроль исполнения поручений).

Департамент государственной службы и административной деятельности, государственные служащие, уполномоченные заместителями Министра, в пределах своей компетенции осуществляют контроль соблюдения сроков исполнения приказов и распоряжений по основной деятельности, поручений Министра, заместителей Министра, содержащихся в протоколах заседаний Коллегии Минобрнауки России, а также данных на совещаниях у Министра и заместителей Министра.

7.1.5. В ходе осуществления контроля исполнения поручений направляются:

еженедельные напоминания о наступающих сроках исполнения поручений;

еженедельные справки о неисполненных поручениях (в случае необходимости);

доклады Министру о состоянии исполнительской дисциплины в соответствии с установленной им периодичностью;

предложения по обеспечению своевременного выполнения поручений, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществления контроля.

Государственные служащие, уполномоченные заместителями Министра:

по решению заместителей Министра ставят на контроль входящую документацию, требующую исполнения (ответа) и адресованную заместителям Министра;

осуществляют подготовку на основании регистрационных данных СЭД справок по исполнительской дисциплине в соответствии с указаниями заместителей Министра.

На государственных служащих структурных подразделений, осуществляющих контроль исполнения поручений, возлагаются обязанности по:

справочно-информационной работе об исполнении документов, поступивших в структурные подразделения;

подготовке сводок об исполнении документов, поставленных на контроль (далее - контрольные документы), для руководства структурных подразделений;

проверке исполнения государственными служащими структурных подразделений контрольных документов.

При выполнении своих должностных обязанностей государственные служащие Департамента государственной службы и административной деятельности запрашивают сведения об исполнении поручений у государственных служащих, уполномоченных заместителями Министра, государственных служащих структурных подразделений, осуществляющих контроль исполнения поручений, у исполнителей в структурных подразделениях и при необходимости - у руководства структурных подразделений.

7.1.6. Осуществляются следующие виды контроля исполнения поручений:

промежуточный - в ходе исполнения поручения в части особо значимых мероприятий, имеющих промежуточные этапы выполнения, субъектом контроля осуществляется периодический сбор сведений о ходе исполнения поручения;

заключительный - по окончании исполнения поручения в целом (в части касающейся) посредством сбора сведений о выполнении содержащихся в нем мероприятий и проверки результатов.

В целях повышения эффективности контроля по отдельным поручениям, имеющим особое значение, длительный срок исполнения или значительное количество исполнителей и соисполнителей, может подготавливаться план исполнения поручения, который должен содержать сведения о промежуточных сроках представления проектов документов (далее - план). План разрабатывается соответствующим субъектом контроля и утверждается руководителем, давшим поручение о его разработке.

Контроль за исполнением плана осуществляется соответствующим субъектом контроля - разработчиком плана.

7.1.7. В Минобрнауки России предусматривается следующий порядок организации работы с контрольными документами.

Назначение ответственного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании резолюции (поручения) Министра (заместителя Министра).

Изменение ответственного исполнителя и соисполнителей фиксируется в РК документа в СЭД.

Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения ответственного исполнителя представляются Министру, заместителю Министра, давшему поручение, руководителем заинтересованного структурного подразделения в течение трех рабочих дней с даты поступления на исполнение поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

Государственные служащие Департамента государственной службы и административной деятельности вправе отказать в изменении ответственного исполнителя документа в случае нарушения установленного порядка изменения ответственного исполнителя (пункт 6.5.8 Инструкции).

В случае если поручение выходит за пределы компетенции структурных подразделений - соисполнителей, определенных в резолюции (поручении) Министра, заместителя Министра, руководители этих структурных подразделений обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом ответственный исполнитель представляет давшему поручение руководителю (Министру, заместителю Министра) дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение трех рабочих дней со дня регистрации поручения в Минобрнауки России, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

При необходимости исполнения поручения в короткие сроки ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего может создавать рабочие группы и проводить согласительные совещания.

Структурные подразделения - соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю предложения, замечания и иную информацию по существу рассматриваемого вопроса, подписанную руководителями (заместителями руководителей) структурных подразделений.

При необходимости направления структурным подразделением - соисполнителем консолидированной позиции данного структурного подразделения, в целях упорядочивания взаимодействия с ответственным исполнителем и повышения исполнительской дисциплины руководителю такого структурного подразделения необходимо определить ответственного исполнителя, осуществляющего свод информации внутри структурного подразделения.

Руководители структурных подразделений - соисполнителей несут ответственность за полноту, достоверность и своевременность предоставляемых данных.

Ответственный исполнитель имеет право самостоятельно запросить информацию в структурных подразделениях, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы. В этом случае целесообразно указывать срок представления запрашиваемой информации.

Персональную ответственность за своевременное исполнение поручения по контрольному документу несет руководитель структурного подразделения - ответственного исполнителя.

7.1.8. Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с нормативными правовыми актами, в частности, Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Регламентом, Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Регламентом Минобрнауки России, Инструкцией, а также исходя из содержания документа.

Сроки исполнения документов могут быть:

типовыми - установленными соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации, поручениями вышестоящих органов;

индивидуальными - установленными в тексте документа и (или) в резолюции (поручении) должностного лица Минобрнауки России и (или) служебной записке ответственного исполнителя.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами - типовой срок исполнения;

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:

"весьма срочно" - в течение одного - двух дней;

"срочно" - в трехдневный срок;

"оперативно" - в 10-дневный срок;

остальные - не более чем в 30-дневный срок с даты регистрации.

Если срок исполнения в резолюции (поручении) не указан, то исполнение документа предусмотрено в срок не более одного месяца. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

В случае направления структурными подразделениями служебных записок, проектов актов и иных документов на согласование в другие структурные подразделения, установление срока их рассмотрения возможно лишь в случае, если в сопроводительном письме (служебной записке) приведено мотивированное обоснование указанного срока.

Типовые сроки исполнения документов приведены в приложении N 18 к Инструкции.

Сроки представления проектов документов на подпись Министру (лицу, временно исполняющему его обязанности):

а) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их срочные поручения - в начале рабочего дня, в который заканчивается срок исполнения;

б) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручения с оперативным сроком исполнения - не позднее чем за два рабочих дня до окончания срока исполнения;

в) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации (согласованных с Правительством Российской Федерации), Правительству Российской Федерации, Федеральному Собранию, а также федеральным органам исполнительной власти на совместные поручения со сроком исполнения месяц - не позднее 3 рабочих дней до наступления срока исполнения, установленного в резолюции (поручении) Министра;

г) ответов (докладов) Министру на его поручения со сроком исполнения месяц - не позднее трех рабочих дней до наступления срока исполнения, установленного в резолюции (поручении) Министра.

Обо всех случаях изменения сроков исполнения контрольных документов ответственный исполнитель обязан незамедлительно информировать Департамент государственной службы и административной деятельности, соответствующего субъекта контроля для внесения необходимых изменений в РК документа в СЭД, в которой указывается новый срок, дата и основание изменения срока.

В резолюциях (поручениях) к контрольному документу Министром, заместителями Министра могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения.

Продление срока исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Федерального Собрания Российской Федерации не допускается.

Сроки исполнения по срочным и оперативным поручениям не продлеваются.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя Министра, заместителя Министра, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении в установленном порядке.

В случае если поручение Министра, заместителей Министра не исполнено в установленный срок, руководитель структурного подразделения - ответственного исполнителя в течение трех рабочих дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет Министру, заместителям Министра объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения.

Объяснения, представляемые Министру, в обязательном порядке визируются заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

7.1.9. Снятие исполнения документа с контроля оформляется субъектом контроля отметкой об исполнении с проставлением даты фактического исполнения поручения в РК документа в СЭД на основании официальной информации структурного подразделения - ответственного исполнителя, направленной исходящим документом Минобрнауки России об исполнении поручения или указанной им при заполнении отчета об исполнении документа в РК документа в СЭД.

Информация об исполнении поручения для снятия исполнения документа с контроля оформляется направлением в РК документа в СЭД в адрес:

государственных служащих Департамента государственной службы и административной деятельности, осуществляющих контроль исполнения поручений, - по документам с резолюцией Министра;

государственных служащих, обеспечивающих деятельность заместителей Министра, уполномоченных заместителями Министра на осуществление контроля (в пределах компетенции), - по документам с резолюцией заместителей Министра;

государственных служащих структурных подразделений, ответственных за контроль исполнения поручений, - по документам с резолюцией руководителя структурного подразделения.

В случае если основанием для снятия исполнения документов с контроля являются документы с пометкой "Для служебного пользования" или иные документы, оформленные на бумажном носителе и не подлежащие сканированию (например, документы по кадровым и финансовым вопросам), ответственный исполнитель представляет субъекту контроля такие документы на бумажном носителе для ознакомления.

7.1.10. Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа исполненным.

7.1.11. О ходе выполнения приказов (распоряжений) Минобрнауки России структурное подразделение, которому в них дано поручение, в установленный срок представляет докладную записку на имя Министра, заместителя Министра, на которого возложен контроль исполнения приказа (распоряжения). Докладная записка должна содержать информацию о полноте и своевременности выполнения приказов (распоряжений), фактические данные, характеризующие результаты работы, предложение о снятии приказа (распоряжения) с контроля или о продлении срока исполнения.

Данные о ходе выполнения приказов (распоряжений), а также о снятии их с контроля обязательно отражаются в РК документа в СЭД.

Представляемые для снятия с контроля документы должны иметь все необходимые визы.

Датой исполнения документа (снятия его с контроля) является дата регистрации исходящего документа - ответа, а при недокументированном решении вопроса - дата его фактического исполнения, подтвержденная руководством структурного подразделения - ответственного исполнителя путем внесения информации в РК документа в СЭД.

Направление на снятие с контроля обращений граждан оформляется отметкой об исполнении документа государственным служащим Минобрнауки России, подготовившим ответ на обращение, либо уполномоченным на то лицом в структурном подразделении после отправки ответа посредством почтовой связи или в электронной форме.