6.5. Порядок рассмотрения входящей документации руководством Минобрнауки России

6.5.1. Поступившие в Департамент государственной службы и административной деятельности документы, поименованные в пункте 6.3.2 Инструкции, докладываются Министру (лицу, исполняющему его обязанности) в день поступления или на следующий рабочий день, за исключением документов с пометкой "Срочно", "Весьма срочно" или "Вручить немедленно", которые докладываются незамедлительно.

Проекты резолюций (поручений) по исполнению документов для доклада Министру (лицу, исполняющему его обязанности) к поступающим документам готовятся государственными служащими Департамента государственной службы и административной деятельности на основании анализа содержательной части документов, подлежащих докладу, а также с учетом распределения обязанностей между заместителями Министра и положений о структурных подразделениях.

6.5.2. В состав резолюций (поручений) по исполнению входящих документов входят следующие элементы:

ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы заместителей Министра, руководителей структурных подразделений, которым дается поручение);

содержание поручения;

дата формирования поручения;

срок исполнения поручения.

6.5.3. Ответственным исполнителем документа является поименованный первым в резолюции (поручении) - заместитель Министра, руководитель структурного подразделения, который, в свою очередь, определяет ответственное должностное лицо структурного подразделения, организует его работу по исполнению документа и, при необходимости, привлекает к исполнению документа другие структурные подразделения, в том числе не поименованные в указании по исполнению документа.

6.5.4. Документы со сроком исполнения менее 10 дней, в том числе с пометкой "Срочно" или "Вручить немедленно" (другой аналогичной пометкой), направляются ответственному исполнителю с проектами резолюций (поручений). После утверждения резолюций (поручений) документы направляются в соответствии с утвержденными резолюциями (поручениями) повторно.

6.5.5. Содержание резолюции (поручения) должно быть связано с содержанием рассматриваемого документа. Поручение должно быть сформулировано конкретно, сжато и ориентировано на конечный результат работы исполнителей (например: "подготовить проект ответа...", "для подготовки предложений по данному вопросу", "подготовить заключение...").

6.5.6. Входящие документы, поименованные в пункте 6.1.3 Инструкции, с пометкой "Для служебного пользования", документы по кадровым и финансовым вопросам, поступившие в Минобрнауки России на бумажных носителях и не подлежащие сканированию, государственные служащие, обеспечивающие деятельность Министра и заместителей Министра, получают под роспись в реестре передачи документов в Департаменте государственной службы и административной деятельности.

Государственные служащие, обеспечивающие деятельность заместителей Министра, направляют документы в электронном виде заместителям Министра посредством СЭД.

По документам, поступившим на рассмотрение заместителям Министра, готовятся проекты резолюций (поручений) государственными служащими, обеспечивающими деятельность заместителей Министра, в день получения таких документов или на следующий рабочий день.

Утвержденную заместителем Министра резолюцию (поручение) по исполнению документа с указанием сроков исполнения государственные служащие, обеспечивающие деятельность заместителей Министра, заносят в РК документа в СЭД, сканируют и прикрепляют к РК документа или, в случае если документ не подлежит сканированию, делают копию документа в необходимом количестве экземпляров и направляют на исполнение лицам, поименованным в резолюции (поручении).

6.5.7. Входящие документы, поименованные в пункте 6.1.3 Инструкции, с пометкой "Для служебного пользования", документы по кадровым и финансовым вопросам, поступившие на бумажных носителях и не подлежащие сканированию, государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Минобрнауки России, получают в Департаменте государственной службы и административной деятельности под роспись в реестре по передаче документа.

Руководители структурных подразделений рассматривают поступившие документы, определяют исполнителей из числа государственных служащих своего структурного подразделения и указывают сроки, а также порядок исполнения.

Государственный служащий, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, вносит в РК документа в СЭД резолюции (поручения), в которых фиксирует фамилии исполнителей, сроки исполнения и направляет документы непосредственным исполнителям.

6.5.8. В случае необходимости корректировки (уточнения) направления входящего документа (за исключением документов, поступивших по резолюции (поручению) Министра) руководитель структурного подразделения в течение трех рабочих дней (срочные и оперативные - не позднее следующего рабочего дня со дня регистрации входящего документа) назначает ответственного исполнителя, получившего поручение о рассмотрении документа, который направляет служебную записку в Департамент государственной службы и административной деятельности и в копии - в структурное подразделение, в полномочия которого входят вопросы, поставленные в документе. В служебной записке излагается обоснованное предложение о внесении изменения в резолюцию (поручение) с указанием структурного подразделения, которому необходимо направить по принадлежности документ для рассмотрения.

В случае нарушения установленного порядка корректировка направления входящего документа и передача его по принадлежности не производятся, а структурное подразделение - ответственный исполнитель готовит ответ на основании информации, запрошенной от структурного подразделения, в полномочия которого входит рассмотрение вопросов, содержащихся в документе.

При наличии подлинника документа он возвращается вместе со служебной запиской в Департамент государственной службы и административной деятельности для дальнейшего перенаправления.

Структурное подразделение, получившее на рассмотрение входящий документ и служебную записку с предложением о внесении изменений в резолюцию (поручение) к нему, в случае согласия с предложением по изменению резолюции (поручения) назначает исполнителя из числа должностных лиц структурного подразделения.

Изменение резолюции (поручения) в части определения структурного подразделения ответственным исполнителем (соисполнителем) фиксируется в РК документа в СЭД Департаментом государственной службы и административной деятельности в течение трех рабочих дней с момента назначения исполнителя из числа должностных лиц структурного подразделения, которое принимает изменения в резолюцию (поручение).

В случае несогласия с предложением о внесении изменения в резолюцию (поручение) структурное подразделение, которому поступила копия служебной записки с предложением о внесении изменения в резолюцию (поручение), вносит соответствующую запись о несогласии в РК служебной записки в СЭД в течение одного рабочего дня.

В таком случае изменения в резолюцию (поручение) Департаментом государственной службы и административной деятельности не вносятся.

При возникновении разногласий между руководителями структурных подразделений по вопросу определения ответственного исполнителя (соисполнителя) по документу окончательное решение по этому вопросу принимается заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей. Структурное подразделение, выступающее с предложением о внесении изменения в резолюцию (поручение), инициирует рассмотрение данного вопроса у заместителя Министра.

Решение о внесении изменения в резолюцию (поручение) в части определения структурного подразделения ответственным исполнителем (соисполнителем), утвержденную Министром, принимается Министром или лицом, исполняющим его обязанности, утвержденную заместителями Министра, - этим заместителем Министра или лицом, его замещающим в соответствии с распределением обязанностей. Принятое решение фиксируется в РК документа в СЭД государственным служащим, обеспечивающим деятельность Министра или заместителя Министра.

При внесении изменений в полномочия заместителей Министра или в положения структурных подразделений, а также при проведении организационных штатных мероприятий, которые влекут смену ответственного исполнителя по документам (поручениям), осуществляется передача документов (дел).

Документы (дела) передаются из структурного подразделения, в котором они находятся на исполнении, по акту приема-передачи в структурное подразделение, в которое они передаются для дальнейшего исполнения. В акт включается весь перечень документов (поручений) передаваемых на исполнение, с указанием номера и даты поручения, а также сроками их исполнения. Акт подписывается руководителями структурных подразделений, передачу дел осуществляют государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.

Копия акта приема-передачи направляется в подразделение Департамента государственной службы и административной деятельности, на которое возложены полномочия по контролю исполнения поручений, для внесения в СЭД соответствующих изменений об ответственном за исполнение документов (поручений).

6.5.9. Государственные служащие, обеспечивающие деятельность Министра и заместителей Министра, государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, обязаны рассматривать все представляемые на подписание или согласование (визирование) документы, проверять правильность их оформления, наличие необходимых подписей, виз, прилагаемых материалов. В случае если документ, представляемый на подпись или согласование (визирование), оформлен с нарушением требований Инструкции, государственные служащие, обеспечивающие деятельность Министра и заместителей Министра, государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, вправе вернуть документ исполнителю на доработку без доклада Министру, заместителям Министра, руководителю структурного подразделения.

6.5.10. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за своевременным и качественным исполнением документов.

6.5.11. Входящая, исходящая и внутриведомственная документация, поступающая на рассмотрение Министру (лицу, исполняющему его обязанности), учитывается в реестре Департамента государственной службы и административной деятельности.