IX. Особенности работы с документами в электронном виде

9.1. Доступ к работе в СЭД Минобрнауки России должны иметь только зарегистрированные пользователи.

9.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД.

9.3. К электронным документам Минобрнауки России относятся:

документы, поступающие и отправляемые в организации, подведомственные Минобрнауки России, посредством СЭД;

документы, поступающие (входящие) на бумажных носителях и регистрируемые в СЭД путем сканирования;

документы, поступившие по МЭДО;

документы, поступившие по электронной почте Минобрнауки России Info@minobrnauki.gov.ru;

внутренняя переписка.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".

9.4. В Минобрнауки России используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

9.5. Состав документов в электронном виде, создаваемых в Минобрнауки России, установлен перечнем документов Минобрнауки России, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Минобрнауки России, согласованным с Федеральным архивным агентством и утвержденным приказом Минобрнауки России.

9.6. Прием документов в электронном виде, поступающих по СЭД и МЭДО, а также электронной почте Минобрнауки России, осуществляется централизованно Департаментом государственной службы и административной деятельности без дублирования на бумажных носителях, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Прием и отправка внутриведомственных документов в электронном виде осуществляется государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

Документы в электронном виде, создаваемые в Минобрнауки России, включаются в состав документооборота на основании электронной подписи должностного лица, подписавшего документ.

9.7. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица Минобрнауки России в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

9.8. При получении электронных документов из организаций, подведомственных Минобрнауки России, государственным служащим Департамента государственной службы и административной деятельности осуществляется проверка подлинности электронной подписи документа.

При получении и отправке внутриведомственной корреспонденции проверка подлинности электронной подписи осуществляется государственным служащим, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении - адресанте документа.

9.9. Регистрация документов в электронном виде, поступающих из организаций, подведомственных Минобрнауки России, по СЭД, осуществляется путем перерегистрации РК поступившего документа.

После включения документов в электронном виде в СЭД формируются регистрационные данные о документе, обеспечивающие в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование.

9.10. Документы, создаваемые в Минобрнауки России и (или) поступившие в Минобрнауки России на бумажном носителе, регистрируются в СЭД с созданием в ней электронной копии такого документа.

9.11. В целях учета и поиска документов в СЭД в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 г., регистрационный N 57023), используются обязательные сведения о документе в соответствии с приложением N 30 к Инструкции.

9.12. Состав реквизитов РК может быть расширен при необходимости.

9.13. При включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в РК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами.

9.14. Единицей учета документа в электронном виде является документ, зарегистрированный в СЭД. Документ в электронном виде, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

9.15. Документы в электронном виде после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

9.16. После истечения сроков, установленных для хранения документов в электронном виде, они подлежат уничтожению на основании акта об уничтожении, утверждаемого Министром или уполномоченным им должностным лицом.