3.1. Бланки документов и общие требования к созданию документов

3.1.1. Документы Минобрнауки России на бумажном носителе оформляются на бланках формата A4 (210 x 297 мм) (далее - формат A4), при необходимости могут использоваться бланки формата A3 (297 x 420 мм) (далее - формат A3). Электронные документы оформляются на основе электронных шаблонов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление (в соответствии с разделом 3.2 Инструкции).

На бумаге формата A3 (420 x 297 мм) могут оформляться отдельные виды документов, содержательная часть которых включает таблицы, сметы, схемы либо оформлена в виде специального трафарета.

3.1.2. В Минобрнауки России используются бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, а также электронные шаблоны бланков.

3.1.3. Бланки Минобрнауки России разрабатываются на основе углового и продольного вариантов расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

В Минобрнауки России применяются следующие виды бланков документов:

бланк письма должностного лица (Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра) (далее - бланк письма должностного лица);

бланк письма Минобрнауки России (продольный) (далее - общий бланк письма Минобрнауки России);

бланк приказа Минобрнауки России;

бланк распоряжения Минобрнауки России.

Образцы бланков Минобрнауки России приводятся в приложении N 1 к Инструкции.

Введение в обращение новых бланков документов Минобрнауки России осуществляется по разрешению (поручению) Министра. Соответствующие предложения вносятся Департаментом государственной службы и административной деятельности вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.1.4. Бланки документов Минобрнауки России с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции.

Структурное подразделение, ответственное за материально-техническое обеспечение в Минобрнауки России, оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции, осуществляет ее прием в места временного хранения, учет поступления бланков документов Минобрнауки России и передачу материально-ответственному лицу изготовленных бланков документов Минобрнауки России.

Для ведения учета выдачи изготовленных бланков бланки документов нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в нижней левой части оборотной стороны бланка.

Подлежат нумерации:

бланк письма должностного лица;

общий бланк письма Минобрнауки России;

бланк приказа Минобрнауки России;

бланк распоряжения Минобрнауки России.

Номерные бланки документов Министерства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые номерные бланки) выдаются под роспись в журнале учета выдачи гербовых номерных бланков в структурные подразделения (далее - журнал учета выдачи бланков).

Учет выдачи гербовых номерных бланков в структурные подразделения ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков согласно приложению N 2 к Инструкции.

3.1.5. Гербовые номерные бланки документов Минобрнауки России должны использоваться строго по назначению и храниться в запираемых шкафах. Передача гербовых номерных бланков документов другим организациям и лицам не допускается.

Испорченные гербовые номерные бланки документов возвращаются в Департамент государственной службы и административной деятельности по реестру передачи испорченных гербовых номерных бланков согласно образцу, приведенному в приложении N 3 к Инструкции, по мере необходимости для последующего их уничтожения по акту об уничтожении гербовых номерных бланков в соответствии с образцом, приведенном в приложении N 4 к Инструкции.

3.1.6. В Минобрнауки России устанавливаются размеры служебных полей на документе, правила нумерации страниц документа, межстрочные интервалы и другие особенности внешнего оформления документа.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 служебные поля на документе должны быть не менее:

20 мм - левое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее;

10 мм - правое.

В проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации (указов и распоряжений), актов Правительства Российской Федерации (постановлений и распоряжений) устанавливаются поля в соответствии с требованиями и образцами проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации и приложений к ним, приведенными в приложении N 7 к Инструкции, и требованиями к оформлению и образцами проектов актов Правительства Российской Федерации, приведенными в приложении N 8 к Инструкции.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами посередине верхнего поля листа (верхнего колонтитула) без каких-либо дополнительных знаков или слов (тире, дефисов: - 3 -) или слов "с.", "стр." (страница). Номера страниц печатаются шрифтом размера N 12.

Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты размеров NN 12, 13, 14. Это должен быть шрифт, являющийся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающий следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля. При составлении таблиц могут использоваться шрифты размеров NN 10, 11, 12.

Для оформления реквизита "текст документа" в документах Минобрнауки России используется размер шрифта N 14.

Используемая для создания документов гарнитура шрифта должна:

реализовывать набор символов латинского и кириллического алфавитов, а также алфавитов государственных языков республик в составе Российской Федерации и иных языков народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик;

распространяться правообладателем на основе простой (неисключительной) лицензии, соответствующей требованиям законодательства Российской Федерации и предоставляющей неограниченному кругу лиц на безвозмездной основе на весь срок действия исключительных прав на гарнитуры шрифтов права на использование, распространение, воспроизведение и модификацию гарнитур шрифтов на всей территории Российской Федерации без каких-либо ограничений.

3.1.7. При подготовке текстов документов используется абзацный отступ, равный 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или выравниваются по центру.

Абзацный отступ используется только при оформлении реквизита "текст документа" и не применяется при оформлении других реквизитов. Реквизиты документа: "заголовок к тексту" (оформляемый слева под реквизитами бланка), "отметка о приложении", "подпись", "отметка об исполнителе", а также заключительная этикетная фраза "С уважением," печатаются непосредственно от границы левого поля.

Многострочные реквизиты печатаются через один междустрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1 - 1,5 междустрочных интервала. При подготовке документов в текстовом редакторе межстрочный пробел может быть установлен в режиме "Множитель" и измеряться величинами в промежутке от 1 до 1,5.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст документа печатается через 2 межстрочных интервала.

Интервал между буквами в словах - обычный, интервал между словами - один пробел.

Соблюдение данных положений обеспечивает эргономичность при работе с текстом документа.

3.1.8. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов бланка - не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов бланка - не более 12 см.

3.1.9. Электронные документы Минобрнауки России должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования.

Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, должно обеспечивать:

создание электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

открытие существующих электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

сохранение электронного текстового документа в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX) и Portable Document Format (PDF);

создание новых электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

открытие существующих электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

сохранение таблиц в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, XLSX) и Portable Document Format (PDF).

Файлы электронных документов и электронных копий документов, передаваемых посредством межведомственного электронного документационного обеспечения (далее - МЭДО), с внедренными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи должны иметь формат PDF/A-1.

Электронные документы, создаваемые в Минобрнауки России, состоят из контента (содержания) и метаданных.

Обязательной составной частью метаданных являются данные, фиксируемые в электронной регистрационной карточке (далее - РК) документа.