6.12. Учет и анализ объемов документооборота Минобрнауки России

6.12.1. Учет объемов документооборота Минобрнауки России ведется Департаментом государственной службы и административной деятельности в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности государственных служащих, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Минобрнауки России и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

6.12.2. Количество документов по данным СЭД обобщается, анализируется Департаментом государственной службы и административной деятельности и докладывается руководству Минобрнауки России служебной запиской, а также при необходимости в виде справок статистического и аналитического характеров.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Минобрнауки России и созданных им за определенный период времени (месяц, квартал, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в СЭД.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Копии документов, создаваемые для рассылки или внутреннего использования, при необходимости их учета подсчитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.