II. Централизованный учет персональных данных сотрудника

4. Централизованный учет персональных данных сотрудника <6> осуществляют кадровые подразделения учреждений и органов УИС. При отсутствии в учреждении кадрового подразделения уполномоченным руководителем (начальником) определяется учреждение или орган УИС, кадровым подразделением которого осуществляется централизованный учет персональных данных сотрудников учреждения, в котором отсутствует кадровое подразделение.

--------------------------------

<6> Далее - централизованный учет.

5. Централизованный учет ведется пофамильно в алфавитном порядке (алфавитный учет) и на основании личных номеров, присваиваемых сотрудникам (пономерной учет).

6. Всем сотрудникам присваиваются личные номера. Личный номер состоит из заглавной буквы русского алфавита, обозначающей серию, и шестизначного числа.

7. Присвоение личных номеров сотрудникам производится:

при назначении на должности рядового или младшего начальствующего состава - приказами руководителей соответствующих учреждений и органов УИС о назначении на должность (в случае увольнения сотрудников, имеющих специальные звания рядового или младшего начальствующего состава, либо их перемещении на должности среднего или старшего начальствующего состава их личные номера могут быть повторно присвоены сотрудникам, вновь поступающим на службу на должности рядового или младшего начальствующего состава);

курсантам и слушателям очных отделений образовательных организаций высшего образования ФСИН России - приказом образовательной организации одновременно с зачислением на обучение;

сотрудникам, замещающим должности среднего, старшего и высшего начальствующего состава - одновременно с присвоением первого специального звания среднего, старшего и высшего начальствующего состава;

при повторном поступлении на службу в УИС - приказом о зачислении в кадры УИС (присваиваются личные номера, под которыми они ранее состояли на службе в УИС).

8. К ведению централизованного учета предъявляются следующие требования:

централизованный учет должен вестись постоянно, индивидуально по сотруднику;

централизованный учет должен своевременно, полно и достоверно отражать количественный и качественный состав сотрудников учреждений и органов УИС.

9. Централизованный учет осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.

10. Централизованный учет с использованием средств автоматизации осуществляется на базе автоматизированных информационных систем (сервисов) <1>.

--------------------------------

<1> Пункт 4 статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. 1), ст. 3451; 2011, N 31, ст. 4701).

11. Централизованный учет без использования средств автоматизации осуществляется с использованием документов учета сотрудника, содержащихся на бумажных носителях.

12. Документами учета сотрудника являются:

алфавитная карточка (рекомендуемый образец приведен в приложении N 1 к настоящему Положению);

служебная карточка (рекомендуемый образец приведен в приложении N 2 к настоящему Положению);

штатно-должностная книга (рекомендуемый образец приведен в приложении N 3 к настоящему Положению);

карточка пономерного учета сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации (рекомендуемый образец приведен в приложении N 4 к настоящему Положению);

карточка сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации, имеющего специальное звание высшего начальствующего состава (рекомендуемый образец приведен в приложении N 5 к настоящему Положению);

карточка сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации, имеющего звание Героя Российской Федерации (рекомендуемый образец приведен в приложении N 6 к настоящему Положению).

13. Учеты по алфавитным карточкам и карточкам пономерного учета сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации в отношении лиц среднего, старшего и высшего начальствующего состава (рекомендуемые образцы приведены в приложениях N 1 и N 4 к настоящему Положению), карточкам сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации, имеющего специальное звание высшего начальствующего состава (рекомендуемый образец приведен в приложении N 5 к настоящему Положению), и карточке сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации, имеющего звание Героя Российской Федерации (рекомендуемый образец приведен в приложении N 6 к настоящему Положению) ведутся в управлении кадров ФСИН России. Учет по служебным карточкам (рекомендуемый образец приведен в приложении N 2 к настоящему Положению), штатно-должностные книги (рекомендуемый образец приведен в приложении N 3 к настоящему Положению) и учет по карточкам пономерного учета сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации (рекомендуемый образец приведен в приложении N 4 к настоящему Положению) в отношении лиц рядового и младшего начальствующего состава ведутся в учреждениях и органах УИС по месту службы сотрудников.

14. Документы учета сотрудника ведутся на бумажных носителях и в электронном виде с использованием средств вычислительной техники.

Сведения в документы учета сотрудника вносятся шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета) либо на печатающих устройствах, за исключением штатно-должностной книги, которая заполняется с использованием средств автоматизации.

При заполнении документов учета сотрудника не допускается сокращение фамилий, имен, отчеств (при наличии), наименований субъектов Российской Федерации, населенных пунктов, улиц, органов, учреждений и организаций.

При обработке персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, выполняются требования, установленные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации" <1>.

--------------------------------

<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 38, ст. 4320.

15. Сведения о движении сотрудников, имеющих специальные звания среднего и старшего начальствующего состава (рекомендуемый образец приведен в приложении N 7 к настоящему Положению) представляются в управление кадров ФСИН России учреждениями, непосредственно подчиненными ФСИН России, и территориальными органами ФСИН России к 10 числу каждого месяца.

16. Сведения об изменении в учетных данных сотрудников УИС, замещающих должности, назначение на которые и освобождение от которых осуществляется Президентом Российской Федерации или директором ФСИН России (рекомендуемый образец приведен в приложении N 8 к настоящему Положению) (далее - сведения), ежемесячно к 10 числу каждого месяца представляются кадровыми подразделениями учреждений и органов УИС в управление кадров ФСИН России.

17. Последняя страница сведений подписывается руководителем (начальником) кадрового подразделения учреждения или органа УИС.

18. На лиц, изменивших фамилию, имя и отчество, одновременно со сведениями высылается алфавитная карточка (рекомендуемый образец приведен в приложении N 1 к настоящему Положению).