2.5.4. Протокол заседания (совещания)

2.5.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

2.5.4.2. В Министерстве протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при использовании которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.5.4.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, лиц, присутствовавших на заседании, и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов государственной власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "о" ("об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: или (РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ... воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

2.5.4.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "о" ("об"), печатается по центру размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.5.4.5. Проект протокола совещания подготавливается структурным подразделением, ответственным за проведение совещания, визируется его руководителем, представляется на подпись председательствующему на заседании, если иное не установлено законодательством Российской Федерации. Датой протокола является дата заседания. К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения, ответственного за проведение совещания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Коллегии, протоколы заседаний экспертных, научных советов и другие. Протоколы регистрируются в СЭДО. Порядок образования регистрационных номеров при регистрации документов в СЭДО приведен в приложении N 24а к настоящей Инструкции.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов органов государственной власти и организаций, принимавших участие в заседаниях.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

2.5.4.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются в заинтересованные органы государственной власти, организации и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается ответственным исполнителем от структурного подразделения, подготовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, заверенных печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации, или перечня поручений.

2.5.4.7. Протоколы печатаются на стандартных листах формата A4 шрифтом размером N 14 и имеют следующие реквизиты.

Наименование Министерства - указываются полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования.

Наименование вида документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через один межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Протоколы совещаний, проводимых у руководства Министерства, печатаются на бланках установленного образца.

Текстовые поля протоколов оформляются в следующих границах:

- протокол совещания, проводимого у руководства Министерства: верхнее поле - устанавливается границами бланка, левое поле - 3 см, правое поле - 1 см, нижнее поле - 2 см;

- протокол совещания, проводимого у руководства структурного подразделения: верхнее поле - 2 см, левое поле - 2 см, правое поле - 1 см, нижнее поле - 2 см.

2.5.4.8. Порядок оформления сносок и таблиц в протоколах аналогичен порядку оформления сносок в проектах приказов (распоряжений) Министерства (подпункт 2.5.2.5 настоящей Инструкции).

Образец оформления полного протокола представлен в приложении N 58 к настоящей Инструкции.

Образец оформления краткого протокола представлен в приложении N 59 к настоящей Инструкции.

Образец оформления протокола совещания у руководства структурного подразделения представлен в приложении N 61 к настоящей Инструкции.