4.6. Организация использования архивных документов Министерства

4.6.1. Организацию использования архивных документов Министерства осуществляет структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов.

Основными формами использования архивных документов Министерства являются:

информационное обеспечение сотрудников Министерства;

исполнение запросов органов, организаций и граждан, в том числе запросов социально-правового характера;

выдача документов, и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам структурных подразделений Министерства, органов, организаций и граждан, в том числе в форме электронных документов;

информирование органов и организаций о наличии и содержании имеющихся в архиве документов;

4.6.2. Ответы на запросы органов, организаций и граждан, в том числе ответы на запросы социально-правового характера, подготавливаются отделом архивного хранения в форме архивной справки (приложения N 70, N 71, N 72), архивной выписки или архивной копии, оформленных и заверенных в установленном порядке.

4.6.3. На архивных копиях, включая архивные копии электронных документов, подготовленные на бумажном носителе, архивные шифры проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа копии.

По запросу органов, организаций и граждан электронные копии архивных документов выдаются в электронной форме либо пересылаются по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные копии архивных документов заверяются электронной подписью заместителя руководителя структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов, в соответствии с установленным в Министерстве порядком.

4.6.4. Подготовленные ответы на запросы органов и организаций (архивные справки, архивные выписки и архивные копии) направляются заявителям с сопроводительным письмом, подписанным заместителем руководителя структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов, по почте.

Ответы на запросы граждан направляются заявителям по почте или выдаются: заявителю - при предъявлении документа, удостоверяющего личность, его представителям - при предъявлении документа, удостоверяющего личность и доверенности, оформленной в установленном порядке.

4.6.5. Копирование архивных документов Министерства по запросам органов, организаций и граждан производится по разрешению руководителя структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов (лица, исполняющего его обязанности), или иного уполномоченного им лица.

Копии документов пересылаются в адрес тех органов, организаций и граждан, по запросу которых они изготовлены, или выдаются заявителю под роспись.

4.6.6. Архивные документы Министерства выдаются отделом архивного хранения документов на основании письменного разрешения заместителя руководителя структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов:

сотрудникам Министерства - по заказу на выдачу дел и документов, находящихся на архивном хранении, во временное пользование (приложение N 106) или в соответствии со служебной запиской, подписываемой руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения;

судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации - по запросу;

иным пользователям - по письменному заявлению.

Документы выдаются на срок, не превышающий:

одного месяца - для использования сотрудниками Министерства и иными пользователями;

шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения заместителя руководителя структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов, на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.

4.6.7. Подготовка архивных документов к выдаче из архива Министерства включает:

выемку архивных документов;

сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов;

проверку физического состояния дела.

Электронные документы выдаются из архива Министерства в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись заместителя руководителя структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов, или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке (пункт 2.2.24 настоящей Инструкции).

4.6.8. Выдача документов из архива Министерства учитывается в книге выдачи дел.

При выдаче документов в сторонние организации составляется акт о выдаче дел во временное пользование (приложение N 107). Заполняется лист использования документов (приложение N 103).

Выдачу документов на бумажном носителе из архива Министерства и прием их обратно с проведением в случае необходимости полистной проверки наличия и состояния документов производит сотрудник отдела архивного хранения документов в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

Вместо выдаваемых из архива Министерства единиц хранения и описей дел, документов размещается карта - заместитель дела (приложение N 89). При возвращении дела карта - заместитель дела изымается и хранится в отделе архивного хранения документов до минования надобности.

4.6.9. Отказ в выдаче архивных документов Министерства допускается в случаях:

наличия фонда пользования;

неудовлетворительного физического состояния документов;

отсутствия научного описания и технического оформления документов, до завершения этих работ;

наличия ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на хранение.

Отказ в предоставлении документов, содержащий причины отказа, а также порядок его обжалования, оформляется письмом за подписью руководства структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов.

Согласовано

И.о. руководителя Федерального

архивного агентства

О.В.НАУМОВ

24 ноября 2017 г.