4.2. Формирование дел и их текущее хранение

4.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

4.2.2. Дела формируются в структурных подразделениях Министерства.

4.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, делает отметку в регистрационной карточке СЭДО о списании исполненного документа в дело.

4.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом архивного хранения документов.

4.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

По объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет включительно не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

При формировании в дело исполненных документов, содержащих визовые экземпляры сопроводительных писем, направляемых разным адресатам, и одинаковые объемные приложения, допускается однократное формирование полного комплекта документов (документ - основание, визовой экземпляр сопроводительного письма и приложение). При этом на последующих визовых экземплярах сопроводительных писем указывается регистрационный номер документа, содержащего полный комплект.

4.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов помещаются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или Президиума Правительства Российской Федерации.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы Коллегии Министерства группируются в два дела: протоколы и решения Коллегии Министерства; документы к заседаниям Коллегии Министерства.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если положения и инструкции утверждены в качестве самостоятельных документов, то их следует формировать в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и по командированию группируются отдельно.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан и все документы по их рассмотрению и исполнению формируются в дела отдельно от других документов Министерства.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года со ссылкой на индекс дела предыдущего года.

Годовые план и отчет должны откладываться в документах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от даты их составления и поступления. Например, план на 2008 год, составленный в 2007 году, должен быть отнесен к 2008 году, а отчет за 2007 год, составленный в 2008 году, - к 2007 году.

Лицевые счета сотрудников по заработной плате формируются в самостоятельные дела в пределах года. Фамилии, имена и отчества в указанных счетах располагаются в алфавитном порядке.

Документы с пометкой "Для служебного пользования" в зависимости от служебной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

При включении документа с пометкой "Для служебного пользования" в дело с несекретными документами, не имеющими указанного ограничения, данное дело получает пометку "Для служебного пользования". В номенклатуру дел вносится соответствующее уточнение - в графе "Индекс дела" к номеру дела добавляется буквенный индекс "ДСП".

В случаях, когда в структурном подразделении образуется большое количество документов и дел одного вида (приказы, инструкции, отчеты и т.д.) как с пометкой "Для служебного пользования", так и без этой пометки, целесообразно предусматривать их формирование в обособленные дела данного вида.

В структурных подразделениях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов с пометкой "Для служебного пользования", номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется "Документы с пометкой "Для служебного пользования". Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка "ЭК" (экспертная комиссия).

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Министерства, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

4.2.7. С момента заведения и до передачи в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем передаются в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов.

4.2.8. Выдача дел сотрудникам структурных подразделений для работы осуществляется по заказу на выдачу дел и документов, находящихся на текущем хранении в структурном подразделении, во временное пользование (приложение N 88). На выданное дело заводится карта - заместитель дела - приложение N 89 к настоящей Инструкции. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Министерства по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, а на их место вкладывается карта - заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с письменного разрешения руководства Министерства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

4.2.9. При передаче функций между структурными подразделениями Министерства в ходе реорганизационных мероприятий составляются акты приема-передачи документов и дел, необходимых в оперативной работе, от одного структурного подразделения другому (приложение N 90). Один экземпляр акта приема-передачи документов и дел направляется в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов.