5.13. Разграничение доступа пользователей СЭД Росжелдора к документам в электронном виде и ответственность участников электронного документооборота

5.13.1. Пользователи СЭД Росжелдора разделяются на три группы: руководители, отдел документационного обеспечения и архивов, работники.

Каждая группа имеет набор прав. Внутри каждой группы права пользователя могут быть ограничены или расширены по согласованию с руководителем структурного подразделения Агентства - пользователя СЭД Росжелдора.

5.13.2. Руководители имеют доступ к просмотру РК и сканированных электронных копий всех документов, зарегистрированных и направленных в данное структурное подразделение Агентства. Руководитель имеет право создавать/утверждать резолюции, направлять документы своим подчиненным для исполнения, устанавливать контрольные сроки. Руководитель имеет право делегировать свои права другому пользователю СЭД Росжелдора (замещающему лицу). Лицо, которому делегированы права руководителя, получает доступ ко всем документам руководителя и возможность вносить резолюции и направлять документы как от своего имени, так и от имени руководителя. Факт передачи прав фиксируется в СЭД для каждого действия, совершаемого замещающим лицом.

5.13.3. Отдел документационного обеспечения и архивов имеет следующие права:

просмотр документов, поступивших для регистрации в электронном виде;

присвоение номера документу;

заполнение полей РК;

прикрепление электронных копий документов к регистрационной карточке документа;

внесение текста резолюции руководителя;

постановка документов на контроль с возможностью изменения сроков исполнения документов;

снятие документов с контроля;

создание отчетных форм.

5.13.4. Работники имеют следующие права:

просмотр РК и электронных копий документов, адресованных либо направленных им на исполнение/согласование, созданных ими, а также всех связанных с ними документов;

направление документов на исполнение подчиненным;

внесение данных об исполнении ими документа;

просмотр РК всех внутренних документов Агентства;

создание РК, листа согласования, прикрепление электронной копии документа.

Работник, являющийся исполнителем согласно указанию по исполнению документа, при его поступлении вносит информацию о дальнейших действиях по исполнению поручения.

Исполнителю по поручению (резолюции) автоматически предоставляется доступ к отчетам соисполнителей об исполнении поручения (резолюции).

При увольнении работника, являющегося исполнителем документов, руководитель структурного подразделения обязан внести соответствующие изменения в СЭД Росжелдора (изменить исполнителя в РК).

5.13.5. Каждый участник электронного документооборота несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в СЭД Росжелдора:

за своевременное рассмотрение документа (подготовку указания по исполнению документа) при поступлении документа на мобильное устройство или компьютер;

за использование и обеспечение сохранности ЭП;

за своевременную передачу своих прав другому участнику электронного документооборота при невозможности рассмотрения документа;

за содержание документа в электронном виде при отправке документа на согласование и подписание;

за реквизиты, качество сканирования, адресацию и за ЭП при отправке исходящего документа;

за невнесение или несвоевременное внесение сведений о ходе движения и исполнения документа в СЭД Росжелдора;

за ошибки, допущенные при регистрации, сканировании, а также за неправильное направление документов.