4.7. Подписание и регистрация отправляемых документов

4.7.1. После согласования в СЭД Росжелдора проекта документа он автоматически поступает подписывающему лицу.

Если в СЭД Росжелдора для подписывающего лица настроена работа с замещающими лицами (секретариатом руководителя), проект документа поступает параллельно замещающему лицу. Руководитель получает проект документа, подписывает его либо отклоняет (возвращает на доработку).

4.7.2. Если подписывающим лицом выбрано решение "Замечания", то в обязательном порядке должен быть внесен комментарий к этому решению. В этом случае проект документа автоматически направляется на доработку исполнителю.

4.7.3. Подписывающее лицо может внести замечания по проекту документа или организовать дополнительное согласование.

4.7.4. После подписания документа в электронном виде РК документа автоматически направляется на регистрацию.

4.7.5. До указания руководителя Агентства о переходе на ЭП на бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью руководителей Агентства организационно-распорядительные документы, доверенности, договоры, контракты, соглашения и т.п., а также исходящие документы, адресованные:

Президенту Российской Федерации;

в органы власти иностранных государств и международные организации;

юридическим и физическим лицам, не являющимся пользователями МЭДО (v. 2.7).

4.7.6. При необходимости использования информации, содержащейся в документе в электронном виде, может быть сделана его бумажная копия.

При необходимости печать бумажной копии документа в электронном виде производится на бланке Агентства, после чего копия заверяется должностным лицом, обладающим полномочиями на заверение документов.

4.7.7. Исходящие документы, протоколы совещаний, проводимых начальниками управлений Агентства, перед подписанием начальниками управлений при необходимости могут распечатываться на бумажных носителях и после подписания регистрируются в управлениях Агентства.

4.7.8. В каждом управлении (самостоятельном отделе) Агентства должны быть определены работники, ответственные за регистрацию в СЭД Росжелдора исходящих и внутренних документов, протоколов совещаний, проводимых начальниками управлений Агентства, к которым они автоматически поступают в электронном виде на регистрацию после подписания.

4.7.9. Поступившим на регистрацию документам в электронном виде присваиваются регистрационные номера в РК.

4.7.10. Проекты документов, подлежащих представлению на подпись руководителю Агентства (рассмотрение, визирование) представляются:

- кадровые, наградные документы, докладные о премировании (субсидиях) и т.п. - начальнику Административно-правового управления;

- проекты докладов, писем, проекты организационно-распорядительных документов Агентства и иные документы, в том числе с грифом "Для служебного пользования" - уполномоченному помощнику руководителя Агентства.

Корреспонденция, содержащая сведения, составляющие государственную тайну, докладывается начальником Первого отдела, а в его отсутствие заместителем начальника Первого отдела.

4.7.11. Уполномоченный помощник руководителя Агентства несет персональную ответственность за проверку в процессе согласования (визирования) проектов документов, подлежащих представлению руководителю Агентства на подпись, за четкость и грамотность их редакции, их смысловую нагрузку, наличие виз или писем-согласований причастных, основания документа, предыдущего доклада (при наличии).

Прием документов для представления руководителю Агентства на подпись в иной форме не допускается.

4.7.12. Документы на бумажном носителе, подписанные руководителем Агентства и заместителями руководителя, передаются на регистрацию в отдел документационного обеспечения и архивов (документы, подписанные руководством управлений, регистрируются в управлениях и передаются на отправку в Экспедицию).

4.7.13. Отдел документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю документа на доработку.

4.7.14. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых документах вносятся в СЭД Росжелдора.

4.7.15. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле Агентства.

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководителем Агентства или заместителем руководителя, состоит из начальных букв его имени и фамилии, через дефис - номера по номенклатуре, через косую черту - порядкового номера и приставки "ис", например: АИ-15/324-ис.

4.7.16. Проекты исходящих служебных (деловых) писем в адрес иностранных корреспондентов в установленном порядке управление-исполнитель направляет для согласования в Департамент международного сотрудничества Минтранса России.

Экземпляры документов с визами остаются в отделе документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления для формирования в соответствующие дела текущего архива. Одна заверенная копия документа выдается управлению - исполнителю документа, вторая заверенная копия документа передается в Административно-правовое управление (если исполненный документ находился на контроле), третья - в секретариат заместителя руководителя (если документ подписан заместителем руководителя Агентства).