|
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
|
|
92
|
Перечни документов с указанием сроков хранения
|
Постоянно
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
|
93
|
Типовые и примерные номенклатуры дел
|
Постоянно
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
|
94
|
Номенклатуры дел организации
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
До ликвидации организации
|
(1)
Структурных подразделений - 3 года
|
|
95
|
Альбомы, сборники унифицированных форм документов (шаблонов) в организации (1)
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
(1) Не указанные в отдельных статьях Перечня
|
|
96
|
Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) об организации и результатах контроля исполнения документов
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
(1)
После снятия с контроля
|
|
97
|
Списки адресов обязательной рассылки документов (списки постоянных корреспондентов)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1)
После замены новыми
|
|
98
|
Переписка о нарушении правил пересылки документов
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
99
|
Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности, бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
100
|
Журналы:
|
|
|
|
|
|
|
а) оттисков, печатей, штампов, факсимиле;
|
До ликвидации организации
|
До ликвидации организации
|
До ликвидации организации
|
До ликвидации организации
|
|
б) учета выдачи печатей, штампов, факсимиле
|
До ликвидации организации
|
До ликвидации организации
|
До ликвидации организации
|
До ликвидации организации
|
|
101
|
Акты об уничтожении печатей, штампов, факсимиле
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1)
При отсутствии журналов оттисков и слепков печатей, штампов - до ликвидации организации
|
|
102
|
Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о порядке работы со сведениями ограниченного доступа
|
10 лет ЭПК (1)
|
10 лет ЭПК (1)
|
10 лет ЭПК (1)
|
10 лет
|
(1)
После замены новыми
|
|
103
|
Соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
-
|
(1)
После истечения срока неразглашения информации, установленного соглашением (договором)
|
|
104
|
Расписки (обязательства) о неразглашении информации ограниченного доступа
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
-
|
(1)
После прекращения трудовых отношений
|
|
105
|
Документы (справки, расчеты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
106
|
Отчеты, справки об объеме документооборота в организации
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
107
|
Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом)
|
Постоянно (1) (2)
|
Постоянно (1) (2)
|
Постоянно (1) (2)
|
До ликвидации организации
|
(1)
В государственные архивы передаются при ликвидации организации
(2)
Акты об утрате и утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения - 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения
|
|
108
|
Учетные документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы фондов, паспорта архивов, сведения о составе и объеме дел и документов, реестры описей) архива
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
До ликвидации организации
|
(1) В государственные архивы передаются при ликвидации организации
|
|
109
|
Описи дел организации (1):
|
|
|
|
|
(1)
Структурных подразделений - 3 года после утверждения (согласования) описей
(2)
Не утвержденные, несогласованные - До минования надобности
(3)
После уничтожения дел
|
|
а) постоянного хранения;
|
Постоянно (2)
|
Постоянно (2)
|
Постоянно (2)
|
До ликвидации организации
|
|
б) по личному составу;
|
50/75 лет (2)
|
50/75 лет (2)
|
50/75 лет (2)
|
50/75 лет (2)
|
|
в) временного (свыше 10 лет) хранения
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
|
110
|
Топографические указатели
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
(1)
После замены новыми
|
|
111
|
Графики приема-передачи дел структурных подразделений в архив
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
112
|
Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске пользователей к архивным документам
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
113
|
Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел, документов во временное пользование
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1)
После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 лет
|
|
114
|
Документы (постановления, протоколы, акты, справки) выемки дел, документов
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1)
После возвращения документов. При невозвращении - протоколы, акты включаются в дело фонда - Постоянно
|
|
115
|
Журналы, базы данных учета выдачи архивных справок, копий, выписок из документов
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
116
|
Копии архивных справок, выданных по запросам пользователей; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
5 лет
|
|
|
117
|
Договоры (соглашения) с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и делопроизводства
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
(1)
После истечения срока действия договора (соглашения); после прекращения обязательств по договору (соглашению)
|
|
118
|
Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
119
|
Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации:
|
|
|
|
|
(1)
О ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью - 5 лет
(2)
Для документов, содержащих сведения ограниченного доступа - При условии закрытия всех документов (носителей информации)
|
|
а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности;
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
До ликвидации организации
|
|
б) распорядительных документов по личному составу;
|
50/75 лет ЭПК (1)
|
50/75 лет ЭПК (1)
|
50/75 лет ЭПК (1)
|
50/75 лет (2)
|
|
в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности;
|
5 лет (2)
|
5 лет (2)
|
5 лет (2)
|
5 лет (2)
|
|
г) поступающих и отправляемых документов;
|
5 лет (2)
|
5 лет (2)
|
5 лет (2)
|
5 лет (2)
|
|
д) внутренних информационно-справочных документов;
|
5 лет (2)
|
5 лет (2)
|
5 лет (2)
|
5 лет (2)
|
|
е) обращений граждан;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
ж) телеграмм, телефонограмм;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
з) фото-, фоно-, видеодокументов;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
120
|
Документы (журналы, реестры, базы данных) учета:
|
|
|
|
|
(1) При условии закрытия всех документов (носителей информации)
(2)
После уничтожения бланков
(3)
После возвращения всех дел
|
|
а) поступающей и отправляемой корреспонденции;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
б) поступивших документов, содержащих сведения ограниченного доступа;
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
|
в) подготовленных документов, содержащих сведения ограниченного доступа;
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
|
г) электронных носителей информации, содержащей сведения ограниченного доступа;
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
|
д) использования съемных носителей информации;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
е) приема посетителей;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
ж) рассылки документов;
|
1 года
|
1 года
|
1 года
|
1 года
|
|
з) бланков строгой отчетности;
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
|
и) заявок, заказов, нарядов на копирование и перевод в электронную форму документов;
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
к) выдачи дел во временное пользование;
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
|
л) экземпляров (копий) документов и носителей, содержащих информацию ограниченного доступа;
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
|
м) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
121
|
Акты учета отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
122
|
Документы (акты, протоколы, справки) об уничтожении документов, выделенных к уничтожению
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1)
После уничтожения документов
|