Письмо Госналогслужбы РФ от 28.06.1994 N ЮБ-6-03/227 "О порядке приема сведений по форме N 4 на магнитных носителях или по линиям связи от организаций и госналогинспекций"

В связи с запросами налоговых органов о порядке приема и учета сведений, поступающих от предприятий, учреждений и организаций, о выплатах физическим лицам доходов Госналогслужба России сообщает следующее.

В настоящее время в госналогинспекции поступают большие объемы сведений о доходах граждан по форме N 4. При передаче больших объемов сведений многие государственные налоговые инспекции решают этот вопрос, организуя их передачу либо на магнитных носителях, либо по линиям связи между компьютерами. Но при этом ведется дублирование всех данных на бумаге, что усложняет делопроизводство и ведет к лишним трудозатратам.

Для снижения трудозатрат и повышения эффективности работы госналогинспекций по учету и обработке поступивших сведений на магнитных носителях либо по линиям связи Госналогслужба России рекомендует государственным налоговым инспекциям не вести ручной (бумажный) учет и не получать дубликатов сведений на бумажных носителях от предприятий, учреждений, организаций и госналогинспекций. При этом необходимо документально протоколировать факт передачи сведений с указанием общей суммы дохода и числа граждан, получивших этот доход. Этот документ оформляется в двух экземплярах, один из которых передается организации, представившей сведения, а другой остается в налоговой инспекции, которая их получила. Такой же порядок сохраняется при передаче сведений между госналогинспекциями.

В случае необходимости передачи организациями большого числа сведений в районную (городскую) государственную налоговую инспекцию, в которой нет аппаратных и программных возможностей их обработки, допускается их получение вышестоящей государственной налоговой инспекцией для сортировки и рассылки поступивших сведений по своему региону и за его пределы. При этом дубликат сведений в полном объеме должен также храниться в госналогинспекции, на территории которой находится организация, передавшая их.

При приеме информации на магнитных носителях или по линиям связи следует организовать аппаратное или программное ограничение доступа к этим сведениям, обеспечение сохранности и контроля за их изменением.

Состав и структура передаваемой информации должны соответствовать требованиям, указанным в письме Госналогслужбы России N ВП-6-12/202 от 07.06.94.

Заместитель Руководителя

Госналогслужбы

Российской Федерации -

Государственный советник

налоговой службы 1 ранга

Ю.А.БАЧУРИН