V. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение
5.1. В целях подготовки к проверке наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, проводятся подготовительные и организационные мероприятия:
5.1.1. Формирование и утверждение филиалом Учреждением, осуществляющим централизованное хранение, комиссии по проведению проверок наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, в составе не менее 2 (двух) сотрудников.
5.1.2. Разработка Плана-графика проведения проверок наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, в Филиалах Учреждения с учетом проведения проверок не реже одного раза в 10 (десять) лет в период после проведения мероприятий по уничтожению документов, не подлежащих хранению в текущем году, и до начала проведения мероприятий по выделению к уничтожению документов, не подлежащих хранению в новом году.
При построении Плана-графика проведения проверок наличия и состояния объектов хранения необходимо руководствоваться объемами документов, находящимися на централизованном хранении, перечнем Архивохранилищ и датой определения места хранения, указанных в пункте 1.2 Порядка.
5.1.2.1. Филиалы Учреждения, осуществляющие централизованное хранение, ежегодно не позднее 15 января направляют в Учреждение сводные данные о планируемых объемах и сроках проведения проверки наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, в электронном виде согласно приложению N 9 к Порядку.
5.1.2.2. На основании сведений, указанных в пункте 5.1.2.1 Порядка, Учреждение разрабатывает План-график проведения проверок наличия и состояния объектов хранения (приложение N 10 к Порядку) на предстоящие 3 (три) года, утверждает и ежегодно не позднее 15 февраля доводит его до ФНС России.
Начиная со второго года, следующего за годом утверждения настоящего Порядка, в Плане-графике проведения проверок наличия и состояния объектов хранения обязательно отражается фактическая дата окончания проведения проверки по каждому из ранее включенных в него Филиалов Учреждения.
5.2. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, проводится по помещениям Архивохранилища в целях установления фактического наличия объектов хранения и соответствия их количеству, числящемуся в ПК МВиП.
5.3. В ходе проверки наличия и состояния объектов хранения, находящихся на централизованном хранении:
- проверяется соответствие фактического наличия объектов хранения и учетной информации в ПК МВиП;
- выявляются и устраняются недостатки в учете объектов хранения;
- выявляются отсутствующие объекты хранения и организуется их розыск.
5.4. Внеочередные проверки наличия и состояния объектов хранения проводятся (при возможности на частичном объеме объектов хранения):
- после перемещения объектов хранения в другое помещение;
- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) объектов хранения или доступ в помещение с объектами хранения, размещенными на централизованное хранение, посторонних лиц;
- при реорганизации или ликвидации Филиала Учреждения, осуществляющего централизованное хранение.
При необходимости проведения внеочередной проверки наличия и состояния объектов хранения в утвержденный Учреждением План-график проведения проверок наличия и состояния объектов хранения вносятся изменения и не позднее 2 (двух) рабочих дней информация доводится до ФНС России.
5.5. Физическое состояние объектов хранения определяется путем визуального просмотра объектов хранения.
5.6. В случаях выявления объекта хранения, не учтенного в ПК МВиП, Филиал Учреждения формирует Акт возврата объекта хранения (приложение N 13 к Порядку) и возвращает неучтенный объект хранения Владельцу объекта не позднее 10 рабочих дней со дня их выявления.
5.7. По завершении проверки наличия документов в ПК МВиП выполняется автоматическое формирование Сличительной ведомости результатов инвентаризации документов (приложение N 11 к Порядку).
5.8. По результатам проверки объектов хранения составляется Акт проверки наличия и состояния объектов хранения (приложение N 12 к Порядку). Акт проверки наличия и состояния объектов хранения подписывается сотрудниками Филиала Учреждения, осуществляющими проверку наличия объектов хранения, и утверждается директором Филиала Учреждения или его заместителем, курирующим организацию централизованного хранения.
5.9. Если проверкой обнаружена недостача объектов хранения, то Филиалом Учреждения организуется их розыск.
5.10. Если в ходе розыска выявлено отсутствие объекта хранения по невыясненной причине, уполномоченный сотрудник Филиала Учреждения готовит докладную записку на имя директора Филиала Учреждения с указанием реквизитов отсутствующего объекта хранения.
5.11. Для установления причин отсутствия объекта хранения и виновных лиц проводится служебная проверка.
5.12. Розыск объектов хранения, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года.
5.13. На объекты хранения, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения с использованием ПК МВиП, формируется Акт об утрате объектов хранения (приложение N 14 к Порядку).
5.14. Акт об утрате объектов хранения утверждается директором Филиала Учреждения. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку.
5.15. Акт об утрате объектов хранения сканируется с использованием ПК МВиП и направляется средствами стандартного интерфейса межсистемного взаимодействия ПК МВиП и ПП УДиЭА в один или несколько НО, реквизиты Акта об утрате объектов хранения сохраняются в ПК МВиП.
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Конституция РФ
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2025 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон "О полиции" N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2024 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей