II. Прием, регистрация и учет обращений граждан

2.1. Обращения граждан, поступающие в адрес центрального аппарата МЧС России, территориальных органов МЧС России, подразделений НД и ПР, Управлений и организаций МЧС России в письменной форме и в форме электронного документа, подлежат обязательной регистрации в течение 3 дней с даты поступления.

Для приема обращений на первых этажах административных зданий центрального аппарата МЧС России, территориальных органов, подразделений НД и ПР, Управлений и организаций МЧС России в доступных для граждан местах устанавливаются специальные ящики. Выемка корреспонденции производится не реже двух раз в день.

2.2. Организация работы по приему, регистрации и учету поступивших обращений граждан, а также контролю их исполнения осуществляется структурным подразделением центрального аппарата МЧС России, ответственным за работу с обращениями граждан, структурными подразделениями территориальных органов и организаций МЧС России, ответственными за работу с обращениями граждан (далее - подразделение, ответственное за работу с обращениями граждан), а также делопроизводителями подразделений НД и ПР, Управлений.

2.3. Регистрация обращений граждан, а также ответов на них осуществляется в центральном аппарате МЧС России, территориальных органах МЧС России, подразделениях НД и ПР, Управлениях и организациях МЧС России с использованием системы электронного документооборота, предназначенной для регистрации, учета и хранения обращений граждан, доведения электронных образов обращений граждан и указаний по их исполнению до исполнителей, контроля исполнения обращений граждан, архивной и справочно-информационной работы (далее - СЭД), отдельно от других направлений документационного обеспечения и начинается ежегодно с номера 1.

2.4. На каждое поступившее обращение в СЭД заводится отдельная регистрационная карточка (далее - РК).

2.5. При поступлении нескольких обращений от одного гражданина по разным вопросам каждое обращение регистрируется отдельно.

2.6. Перед вскрытием конвертов, бандеролей, других почтовых отправлений (далее - конверты) сотрудниками подразделения, ответственного за работу с обращениями граждан, делопроизводителями подразделений НД и ПР, Управлений проверяется правильность их адресования. Ошибочно (не по адресу) присланные конверты возвращаются в отделение почтовой связи невскрытыми.

2.7. Все конверты, поступившие в адрес центрального аппарата МЧС России, территориальных органов МЧС России, подразделений НД и ПР, Управлений и организаций МЧС России, в том числе адресованные конкретному должностному лицу с пометкой "лично", подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру.

2.8. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте работа с письменным обращением гражданина приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководителем структурного подразделения центрального аппарата МЧС России, ответственного за работу с обращениями граждан, руководителем территориального органа или организации МЧС России, руководителем подразделения НД и ПР, Управления либо лицами, их замещающими.

2.9. В случае обнаружения при вскрытии конверта отсутствия в нем обращения гражданина или недостачи упомянутых в обращении или содержащихся в описи документов составляется акт, в СЭД вносятся соответствующие отметки.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается двумя сотрудниками подразделения, ответственного за работу с обращениями граждан, или делопроизводителем и иным сотрудником подразделения НД и ПР, Управлений в случае поступления обращения непосредственно в подразделение НД и ПР, Управление. Гражданину направляется ответ с приложенным экземпляром акта, второй экземпляр акта приобщается к полученным документам.

2.10. Конверт хранится вместе с обращением и уничтожается после истечения срока хранения обращения.

2.11. Основными сведениями об обращении гражданина, подлежащими обязательному учету в РК, являются:

а) дата регистрации обращения;

б) регистрационный номер обращения;

в) фамилия, имя, отчество (при наличии) гражданина;

г) почтовый адрес гражданина и (или) адрес электронной почты;

д) номер контактного телефона, если таковой указан в обращении;

е) иные персональные данные, указанные в обращении, а также ставшие известными в ходе личного приема или в процессе рассмотрения поступившего обращения;

ж) кратность обращения (первичное, повторное);

з) тип обращения (заявление, жалоба, предложение);

и) краткое содержание обращения;

к) шифры вопросов, содержащихся в обращении, в соответствии с типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений;

л) тип ответа (в электронной или письменной форме);

м) личное обращение или направленное из другого государственного органа;

н) указание на регистрацию на информационном ресурсе сетевого справочного телефонного узла (далее - ССТУ.РФ);

о) фамилия и резолюция должностного лица, к которому поступило для рассмотрения обращение, а также фамилия сотрудника, ответственного за рассмотрение обращения (исполнителя);

п) сведения о постановке обращения на контроль;

р) сведения о дате и результатах рассмотрения обращения;

с) сведения о месте хранения материалов рассмотренного обращения.

2.12. Сведения о кратком содержании сути обращения гражданина, внесенные в графу "Краткое содержание" РК, должны быть конкретными и носить информативный характер.

2.13. Графа "Почтовый адрес" РК заполняется с соблюдением общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции порядка. Если адрес отсутствует и на конверте, и в тексте обращения, при определении региона проживания гражданина следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки.

2.14. Для внесения дополнительных сведений об обращении гражданина в РК предусматривается графа "Примечание".

2.15. При регистрации обращения гражданина на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу на свободном от текста месте проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации обращения и учетный номер,

В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

Регистрационный номер обращению присваивается СЭД автоматически и состоит из буквенного индекса (Г, ГИ, ГП, ГД, ГВ, ГО, ТД), индекса подразделения (для территориальных органов и организаций МЧС России), порядкового номера, а также индекса подразделения НД и ПР, Управления (при регистрации обращений, поступивших на рассмотрение непосредственно в подразделение НД и ПР, Управления).

2.16. Текст зарегистрированного обращения гражданина сканируется вместе с конвертом и в электронном виде прикрепляется к РК.

2.17. Повторные обращения гражданина регистрируются так же, как и первичные. При этом в РК обращения проставляется отметка "повторное" с указанием регистрационного номера предыдущего обращения.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, если со времени регистрации первого обращения истек установленный законодательством Российской Федерации срок рассмотрения или гражданин не удовлетворен данным ему ответом.

Обращения одного и того же гражданина по разным вопросам повторными не являются.

2.18. При поступлении в течение рабочего дня нескольких дубликатов уже зарегистрированного обращения гражданина в форме электронного документа регистрируется только одно из обращений, при этом в РК обращения делается соответствующая отметка о количестве направленных дублированных обращений.

2.19. Обращение, в котором не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый (электронный) адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации обращения (далее - анонимное обращение), регистрируется в СЭД в общем порядке с пометкой "Анонимное" в графе "Заявитель" РК.

2.20. Не подлежат регистрации в СЭД обращения, поступившие в соответствии с пунктом 11.17 Регламента Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденного приказом МЧС России от 2 сентября 2014 г. N 484 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 9 октября 2014 г., регистрационный N 34275) (далее - Регламент МЧС России). Гражданину по указанному адресу электронной почты направляется уведомление с указанием причины отказа.