5. Подготовка Общих положений к Перечню документов

5.1. Общие положения являются необходимой частью Перечня документов. Текст Общих положений должен быть лаконичным по стилю и содержанию и не допускать двояких толкований. Отдельные позиции могут повторяться с Общими положениями Перечня типовых управленческих архивных документов, а также с Инструкцией по его применению или с Инструкцией по применению Перечня НТД.

5.2. В Общих положениях раскрывается нормативно-правовая основа разработки Перечня документов; указываются его цель и задачи, сфера его применения (в том числе возможность использования в государственных органах и организациях субъектов Российской Федерации). Отмечается наличие списка сокращений, указателя видов документов и других указателей, приложений (при наличии).

5.3. В Общих положениях характеризуется также структура (схема построения и звенности) Перечня документов.

Указывается, какие разделы являются типовыми, а какие отражают специфику деятельности ФОИВ и подведомственных ему организаций, и в чем эта специфика проявляется. Дается краткая характеристика видов (разновидностей) документов, входящих в разделы и подразделы Перечня.

Раскрываются названия организаций, включенных в состав различных звеньев Перечня, указывается принцип, по которому осуществлялось выделение звеньев. Особое внимание обращается на те звенья, где объединены разные по видам деятельности организации.

5.4. В Общих положениях характеризуются также сроки хранения документов и порядок их применения (в частности, сроков хранения "Постоянно", "50/75 лет", "До минования надобности", "До ликвидации организации", "До замены новыми").

Раскрывается:

- порядок применения отметки "ЭПК" ("ЦЭК", "ЭК");

- использование специальных отметок (например, звездочек) и примечаний;

- исчисление сроков хранения документов.

Указывается, что Перечень устанавливает единые сроки хранения как для документов на бумажном носителе, так и для электронных документов.

5.5. В завершение даются сведения о ранее действовавшем Перечне (при наличии), отмененном приказом ФОИВ в связи с вступлением в силу нового Перечня документов.