I. Общие положения. Аналитическая часть

1. Настоящая программа профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям устанавливает порядок проведения профилактических мероприятий, направленных на предупреждение нарушений обязательных требований, соблюдение которых оценивается в рамках исполнения государственной функции по осуществлению государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на 2022 г. (далее - Программа).

2. Профилактика нарушений обязательных требований проводится в рамках осуществления государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле.

3. Программа реализуется в 2022 г. и содержит описание текущего состояния подконтрольной сферы, план мероприятий на 2022 год и показатели оценки реализации Программы.

4. В соответствии с Федеральными законами от 11 июня 2021 г. N 170-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации", от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" с изменениями, внесенными Указом Президента Российской Федерации от 18 декабря 2018 г. N 719, постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2021 г. N 1061 "Об утверждении Положения о федеральном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле" Росархив уполномочен осуществлять государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле.

5. Предметом контроля (надзора) является соблюдение архивами, музеями, библиотеками и научными организациями, включенными в перечень, утвержденный распоряжением Правительства Российской Федерации от 23 декабря 2016 г. N 2800-р (далее - научные организации), обязательных требований особого режима учета, хранения и использования уникальных документов, находящихся у них на постоянном хранении и включенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

6. Контролируемыми лицами Программы являются архивы, музеи, библиотеки, научные организации, имеющие на постоянном хранении уникальные документы, включенные в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

7. Объектами контроля (надзора) являются:

деятельность контролируемых лиц по соблюдению особого режима учета, хранения и использования уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации;

уникальные документы, включенные в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на постоянном хранении у контролируемых лиц.

8. Обязательные требования, оценка соблюдения которых является предметом государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле:

1) сейфовое хранение с замещением в первичных средствах хранения картами-заместителями единиц хранения, содержащих уникальные документы;

2) ежегодное (с полистным просмотром) проведение плановой (цикличной) проверки наличия уникальных документов;

3) оформление результатов проверки наличия уникальных документов;

4) при работе с уникальными документами необходимо использовать тканевые перчатки;

5) соблюдение нормативных режимов хранения уникальных документов (противопожарного, охранного, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического);

6) выдача пользователям подлинников уникальных документов производится на основании заключения комиссии, утвержденного руководителем архива или уполномоченным им лицом;

7) обязательной полистной проверке перед выдачей и при возврате на места хранения с проставлением отметки в листе-заверителе подлежат уникальные документы;

8) Выдаваемый уникальный документ должен иметь:

нанесенный непосредственно на единицу хранения и (или) первичное средство хранения, в котором она находится, архивный шифр;

лист-заверитель дела;

лист использования;

9) уникальный документ выдается на срок не более 10 рабочих дней - пользователям в читальный зал;

10) выдача уникального документа для экспонирования, проведения физико-химической, технической и биологической обработки вне архива осуществляется на срок, определенный соответствующим договором;

11) выдаваемый уникальный документ регистрируется в книге выдачи из архивохранилища, которая ведется в каждом архивохранилище, раздельно по целям выдачи, или в информационной системе архива;

12) получение и возврат работником архива каждой единицы хранения, содержащей уникальный документ, подтверждаются в книге выдачи его личной подписью или в информационной системе архива;

13) на место хранения выдаваемого уникального документа подкладывается карта-заместитель, в которой указывается архивный шифр и дата выдачи единицы хранения, а также фамилия и инициалы работника архива;

14) контроль за соблюдением сроков выдачи уникального документа осуществляется:

путем выверки книг выдачи, проводимой не реже одного раза в квартал;

в автоматическом режиме в информационной системе архива.

При выявлении фактов нарушения сроков возврата уникального документа принимаются меры по его возвращению на место хранения;

15) при транспортировке уникального документа вне архива должны быть:

соблюдены условия, предотвращающие воздействие на него вредных факторов окружающей среды и механических повреждений посредством применения специальной тары и упаковки;

обеспечено его сопровождение работником архива при перевозке автомобильным транспортом.

16) выявление уникальных документов архив проводит в соответствии с положением о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

17) на случай утраты или повреждения подлинников уникальных документов архив создает самостоятельно и (или) с привлечением на договорной основе сторонней организации страховой фонд;

18) хранение страховых копий уникальных документов осуществляется территориально обособленно от их подлинников;

19) учет страховых копий уникальных документов ведется раздельно от копий фонда пользования;

20) для выведения из оборота подлинников уникальных документов архив при наличии финансовых, технических и кадровых возможностей создает фонд пользования:

одновременно с созданием страхового фонда;

в электронном виде (электронный фонд пользования).

21) страхованию на время предоставления для экспонирования в соответствии с п. 49.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 2 марта 2020 г. N 24 (зарегистрирован Минюстом России 20.05.2020, регистрационный N 58396) подлежат уникальные документы;

22) уникальные документы подлежат учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, порядок ведения которого определяется уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;

23) обязательными учетными документами для уникальных документов являются - лист учета и описания уникального документа; внутренняя опись документов дела, в состав которого входят уникальные документы.

9. Перечень нормативных актов, содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по контролю (надзору) за соблюдением законодательства об архивном деле:

Федеральный закон от 31.07.2020 N 247-ФЗ "Об обязательных требованиях в Российской Федерации";

Федеральный закон от 31.07.2020 N 248-ФЗ "О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 11.06.2021 N 170-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Указ Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства";

постановление Правительства Российской Федерации от 30.06.2021 N 1061 "Об утверждении Положения о федеральном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле";

приказ Росархива от 02.03.2020 N 24 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях";

приказ Росархива от 01.09.2017 N 143 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации".

10. Общее количество контролируемых лиц - 36 государственных архивов, в которых хранится 823 уникальных документа, внесенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.10.2021, в том числе:

14 федеральных государственных архивов, в которых хранится 598 уникальных документов, внесенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

22 государственных архива субъектов Российской Федерации, в которых хранится 225 уникальных документов, внесенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

В 2019 - 2020 гг. Росархивом проведено плановых проверок - 12; внеплановых проверок - 0; выдано предписаний - 0; обжалований - 0.

В 2019 году выявлено 3 нарушения законодательства об архивном деле, в 2020 году нарушений законодательства не выявлено. К административной ответственности контролируемые лица не привлекались.

11. Рисками причинения вреда охраняемым законом ценностям, возникающими в результате нарушения обязательных требований при осуществлении деятельности по соблюдению особого режима учета, хранения и использования уникальных документов, включенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, являются: возникновение угрозы повреждения, уничтожения, утраты, кражи, а также причиненный вред (ущерб).

В период 2019 - 2021 годов фактов причинения вреда (ущерба) уникальным документам Архивного фонда Российской Федерации Росархивом не выявлено.

12. Типичными нарушениями обязательных требований являются: