6. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

6.1. К документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, относятся все несекретные отчеты (заключения) о результатах контрольных и экспертно-аналитических мероприятий до рассмотрения их Коллегией Счетной палаты, иные несекретные документы и материалы, ограничения на доступ (распространение) и особые требования к обращению с которыми установлены в соответствии с международными договорами, федеральными конституционными законами, федеральными законами и иными правовыми актами.

(в ред. Постановления Коллегии от 19.10.2018 N 13ПК)

6.2. Не могут быть отнесены к документам, содержащим информацию ограниченного распространения: Регламент Счетной палаты; документы, содержащие описание структуры и функций Счетной палаты; документы, раскрывающие содержание направлений деятельности Счетной палаты; годовой план работы Счетной палаты (за исключением случаев, предусмотренных решениями Коллегии Счетной палаты); положения о структурных подразделениях аппарата Счетной палаты; документы, накапливаемые в открытых фондах библиотеки и архиве Счетной палаты, информационных системах Счетной палаты, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан; почтовый адрес Счетной палаты.

(в ред. Постановления Коллегии от 19.10.2018 N 13ПК)

Не могут быть отнесены к документам, содержащим информацию ограниченного распространения, документы, содержащие сведения об исполнении статей федерального бюджета, опубликованные в открытой печати, информация о результатах рассмотрения заявлений и обращений граждан.

6.3. Ответственность за обеспечение сохранности документов и дел, а также за организацию работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, обеспечение их учета, сохранности, санкционированного использования в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты возлагается на руководителей структурных подразделений аппарата Счетной палаты.

6.4. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение о проставлении пометки "Для служебного пользования" на документе или издании, составляют краткую справку с указанием норм международных договоров, федеральных конституционных законов, федеральных законов и иных правовых актов, устанавливающих ограничения доступа к информации, и несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

(в ред. Постановления Счетной палаты РФ от 01.12.2020 N 18ПК)

(абзацы 2 и 3 п. 6.4. исключены, п. 6.4. дополнен новым абзацем в ред. Постановления Коллегии от 19.10.2018 N 13ПК)

6.5. Снятие ограничений на доступ к информации, содержащейся в отчетах (заключениях) о результатах контрольных и экспертно-аналитических мероприятий и документах по результатам таких мероприятий, производится после рассмотрения их Коллегией Счетной палаты, если иное не предусмотрено решением Коллегии Счетной палаты. Отсутствие в проекте решения Коллегии Счетной палаты специального пункта о сохранении ограничений на доступ к информации означает автоматическое снятие таких ограничений.

Сохранение ограничений на доступ к информации, содержащейся в отчете (заключении) о результатах контрольного и экспертно-аналитического мероприятия и документах по результатам таких мероприятий либо их частях, возможно только по мотивированному заключению члена Коллегии Счетной палаты, ответственного за проведение такого мероприятия, содержащему конкретные основания для ограничения доступа к информации, предусмотренные международными договорами, законодательством Российской Федерации и иными правовыми актами. В случае принятия Коллегией Счетной палаты решения о сохранении ограничений на доступ к информации, на документе (отдельных частях документа) проставляется пометка "Для служебного пользования".

Решение о снятии ограничений на доступ к служебной информации ограниченного распространения (снятии пометки "Для служебного пользования") в отношении иных документов и изданий ограниченного распространения принимает должностное лицо, подписавшее либо утвердившее документ или издание.

Ограничение на доступ к служебной информации ограниченного распространения (пометка "Для служебного пользования") снимается:

в связи с утратой оснований для защиты информации, ранее отнесенной к разряду ограниченного распространения;

при изменении обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защита информации, ранее отнесенной к разряду ограниченного распространения, невозможна или нецелесообразна;

по истечении срока, на который было установлено ограничение доступа к информации.

(в ред. Постановления Коллегии от 19.10.2018 N 13ПК)

6.6. После проставления или снятия пометки "Для служебного пользования" на ранее выпущенных документах в делах, на изданиях, а также в регистрационных карточках и учетных формах вносятся соответствующие отметки.

О снятии (проставлении) пометки "Для служебного пользования" уведомляются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись, а также организации, выпустившие эти документы и издания.

6.7. Прием и регистрация поступающих в Счетную палату документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются Департаментом управления делами в порядке, предусмотренном для документов несекретного характера.

При регистрации входящего документа, имеющего пометку "Для служебного пользования", в поле "Доступ" регистрационной электронной карточки в САДЭД "Дело" устанавливается доступ "ДСП". При этом к регистрационному номеру документа добавляется индекс "ДСП".

Электронный образ документа с пометкой "Для служебного пользования", поступившего из других организаций, заносится уполномоченным сотрудником Департамента управления делами в регистрационную карточку входящего документа в САДЭД "Дело" с обеспечением персонифицированного доступа, предусматривающего доступ к электронному образу документа и регистрационной карточке только указанных в ней лиц.

Члены Коллегии Счетной палаты, заместители руководителя аппарата Счетной палаты, руководители структурных подразделений аппарата Счетной палаты, получившие персонифицированный доступ к регистрационной карточке и электронному образу документа, заверяют ознакомление с документом своей электронной подписью в регистрационной карточке и могут направить такой документ на исполнение либо переадресовать его только с соблюдением требований по обеспечению персонифицированного доступа в САДЭД "Дело".

(в ред. Постановления Счетной палаты РФ от 01.12.2020 N 18ПК)

6.8. Документы на бумажном носителе, поступившие в Счетную палату и имеющие пометку "Для служебного пользования", передаются по реестру передачи, оформленному с использованием САДЭД "Дело", ответственному исполнителю.

(в ред. Постановления Счетной палаты РФ от 01.12.2020 N 18ПК)

6.9. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, изготавливаются (печатаются) на технике, не подключенной к открытым информационным системам, в том числе к системам международного информационного обмена.

(в ред. Постановления Коллегии от 19.10.2018 N 13ПК)

Документы с пометкой "Для служебного пользования" изготавливаются (печатаются) в структурном подразделении аппарата Счетной палаты, сотрудниками которого было принято решение о проставлении на документе такой пометки, а при проведении контрольных и экспертно-аналитических мероприятий - на объектах аудита (контроля).

6.10. При оформлении (печатании) документа с пометкой "Для служебного пользования" на обороте последнего листа (в нижнем левом углу, размером шрифта N 12, с одинарным междустрочным интервалом) каждого экземпляра документа исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию, инициалы, номер телефона, дату изготовления (печатания) документа, например:

Отп. 2 экз.

Экз. N 1 - в адрес

Экз. N 2 - в дело

исп. Фамилия И.О.

тел. 000-00-00

печ. Фамилия И.О.

01.10.2016

(в ред. Постановления Коллегии от 19.10.2018 N 13ПК)

6.11. Отпечатанный и подписанный документ с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиками и вариантами передается для регистрации в САДЭД "Дело" сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства.

(в ред. Постановления Коллегии от 19.10.2018 N 13ПК)

При заполнении регистрационной электронной карточки в САДЭД "Дело" указывается количество экземпляров документа (например: 1, 2 или 1 - 3).

Подготавливаемые с использованием САДЭД "Дело" исходящие и исходящие (внутренние) документы, имеющие пометку "Для служебного пользования", создаются и регистрируются исключительно с обеспечением персонифицированного доступа к регистрационной карточке и документу.

(абзац введен Постановлением Счетной палаты РФ от 01.12.2020 N 18ПК)

6.12. Черновики и варианты документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, уничтожаются с отражением факта уничтожения соответствующей записью на оборотной стороне первого листа экземпляра документа, подшиваемого в дело.

6.13. Размножение (тиражирование) документов, имеющих пометку "Для служебного пользования", осуществляется в порядке, установленном Председателем Счетной палаты.

Учет размноженных документов, имеющих пометку "Для служебного пользования", осуществляется поэкземплярно в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты, передавших документы на размножение.

После размножения на обороте первого листа размножаемого документа делается отметка о количестве снятых копий. Дополнительно размноженные экземпляры документа учитываются за номером этого документа.

Слово "Копия N" пишется под пометкой "Для служебного пользования". На обороте последнего листа документа записывается информация: кем, когда и куда направлена снятая копия.

6.14. Отправка документов, содержащих пометку "Для служебного пользования", осуществляется Департаментом управления делами.

При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" нескольким адресатам составляется список рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых документов.

Копии отчетов о результатах контрольных и экспертно-аналитических мероприятий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, по запросам депутатов законодательных (представительных) органов государственной власти субъектов Российской Федерации и депутатов представительных органов муниципальных образований направляются в соответствующий законодательный (представительный) орган только по согласованию с Председателем Счетной палаты или заместителем Председателя Счетной палаты, исполняющим полномочия Председателя Счетной палаты в период его отсутствия, с указанием о наличии в отчетах информации ограниченного доступа и об обязанности пользователя данной информацией обеспечить ее сохранность.

(абзац добавлен в ред. Постановления Коллегии от 19.10.2018 N 13ПК)

При регистрации исходящего документа ограниченного распространения в САДЭД "Дело" в поле "Доступ" регистрационной электронной карточки устанавливается доступ "ДСП". При этом к регистрационному номеру документа добавляется индекс "ДСП". Эта же пометка проставляется рядом с исходящим номером, который указывается на подлиннике и копии отправляемого документа, подготовленного в структурном подразделении аппарата Счетной палаты.

Документы с пометкой "Для служебного пользования" пересылаются сторонним организациям фельдъегерской и специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Передача текстов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, по телекоммуникационным каналам связи допускается только при условии соблюдения требований по защите информации.

(в ред. Постановления Счетной палаты РФ от 01.12.2020 N 18ПК)

6.15. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом документы с пометкой "Для служебного пользования" могут быть помещены в дела отдельно или вместе с документами по тому же вопросу, но не имеющими указанной пометки. На обложке дел, в которые помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".

6.16. В делах, содержащих документы с пометкой "Для служебного пользования", постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения должны оформляться внутренние описи.

6.17. Не реже одного раза в год в Счетной палате проводится проверка наличия дел и документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения. Проверка проводится комиссией, назначаемой приказом Председателя Счетной палаты, в состав которой в обязательном порядке включаются сотрудники, ответственные за учет и хранение указанных документов в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты.

В библиотеке и архиве Счетной палаты проверка наличия документов и изданий, имеющих пометку "Для служебного пользования", проводится не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки докладываются Председателю Счетной палаты и руководителю аппарата Счетной палаты, а также доводятся до сведения членов Коллегии Счетной палаты и руководителей структурных подразделений аппарата Счетной палаты.

6.18. Документы, имеющие пометку "Для служебного пользования", хранятся в надежно запираемых металлических шкафах.

О случаях утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения содержащейся в них информации немедленно информируются Председатель Счетной палаты (при исполнении в установленном порядке заместителем Председателя Счетной палаты полномочий Председателя Счетной палаты в период его отсутствия - исполняющий обязанности Председателя Счетной палаты), руководитель аппарата Счетной палаты, и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты документов или разглашения информации.

Результаты расследования докладываются Председателю Счетной палаты (при исполнении в установленном порядке заместителем Председателя Счетной палаты полномочий Председателя Счетной палаты в период его отсутствия - исполняющему обязанности Председателя Счетной палаты) и руководителю аппарата Счетной палаты.

На утраченные документы, дела и издания, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах (в журналах, в базе данных, на учетных карточках, в описях дел и т.д.).

Акты об утрате документов, изданий и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, утверждаются заместителем Председателя Счетной палаты, соответствующим аудитором Счетной палаты, руководителем структурного подразделения аппарата Счетной палаты.

Акты на утраченные документы, дела и издания постоянного хранения после их утверждения передаются в архив Счетной палаты для включения в дело.

6.19. Уничтожение документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" производится в общем порядке с составлением акта установленной формы. В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

6.20. Ознакомление сотрудников Счетной палаты с документами, делами и изданиями, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, находящимися на хранении в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты, производится:

в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты - по письменной заявке сотрудника и с письменного разрешения заместителя Председателя Счетной палаты или аудитора Счетной палаты;

в иных структурных подразделениях аппарата Счетной палаты - по письменной заявке сотрудника и с письменного разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения.

6.21. Порядок работы с внутренними нормативными документами Счетной палаты, имеющими пометку "Для служебного пользования", хранящимися в Департаменте управления делами, определяется с учетом требований настоящего раздела.

6.22. Передача документов, имеющих пометку "Для служебного пользования", от одного сотрудника к другому осуществляется с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения аппарата Счетной палаты. Проекты отчетов (заключений) о результатах контрольных и экспертно-аналитических мероприятий до рассмотрения их Коллегией Счетной палаты могут передаваться сотрудниками Счетной палаты друг другу на бумажном носителе либо посредством зарегистрированных в установленном порядке съемных носителей информации.

(в ред. Постановления Коллегии от 13.07.2018 N 9ПК)

При смене сотрудника, ответственного за учет документов, имеющих пометку "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи таких документов, который утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения аппарата Счетной палаты, копия данного акта передается для учета в Департамент управления делами.

6.23. Работа со съемными носителями информации, применяемыми для хранения и обработки служебной информации ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном внутренними нормативными документами Счетной палаты.

(в ред. Постановления Коллегии от 13.07.2018 N 9ПК)

6.24. Электронные образы документов, содержащих персональные данные сотрудников Счетной палаты и лиц, претендующих на замещение должностей в Счетной палате (представление к назначению на должность, к награждению, поощрению, заявление о приеме, анкета, резюме, предложения по изменению организационно-штатной структуры и т.п.), заносятся в регистрационную карточку документа в САДЭД "Дело" с обеспечением персонифицированного доступа, предусматривающего доступ к электронному образу документа и регистрационной карточке только указанных в ней лиц. Доступ к таким электронным образам документов предоставляется членам Коллегии Счетной палаты, заместителям руководителя аппарата Счетной палаты, руководителям структурных подразделений аппарата Счетной палаты, которые в рамках своей компетенции могут направить такой документ на исполнение либо переадресовать его с соблюдением требований по обеспечению персонифицированного доступа в САДЭД "Дело".

(пп. введен Постановлением Счетной палаты РФ от 01.12.2020 N 18ПК)