5.7. Регистрация отправляемых документов

5.7.1. Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется с использованием САДЭД "Дело" сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата Счетной палаты, ответственном за подготовку проекта документа.

(в ред. Постановления Счетной палаты РФ от 01.12.2020 N 18ПК)

Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

5.7.2. Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства, осуществляет проверку правильности оформления документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы незамедлительно возвращаются исполнителю для устранения недостатков.

5.7.3. При регистрации исходящего документа в его регистрационной электронной карточке в обязательном порядке указываются:

краткое содержание (заголовок) документа;

фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего документ;

фамилии и инициалы лиц, завизировавших документ, исполнителя документа;

адресат документа;

рубрика;

связки с иными документами (в том числе входящим, на который дается ответ);

состав (количество листов, приложений).

При регистрации исходящего документа, оформленного на бумажном носителе, в его регистрационную карточку прикрепляется электронный образ подписанного оригинала документа. В случае если согласование (визирование) документа осуществлялось в электронном виде, его регистрация производится из регистрационной карточки проекта документа в САДЭД "Дело", регистрационные номер и дата проставляются в прикрепленную электронную копию документа и документ на бумажном носителе.

Сохранение регистрационной карточки осуществляется только после завершения всех указанных в настоящем пункте действий. Совершенные действия заверяются подписью сотрудника, осуществившего регистрацию документа, в регистрационной карточке.

(в ред. Постановления Счетной палаты РФ от 01.12.2020 N 18ПК)

5.7.4. Документам, подписанным Председателем Счетной палаты и заместителем Председателя Счетной палаты, присваиваются регистрационные номера, которые состоят из цифрового индекса "01" и "02" соответственно, порядкового номера и индекса подразделения, подготовившего документ, в соответствии с перечнем индексов, например: N 01-1025/14-04, где 01 - индекс должностного лица Счетной палаты, подписавшего документ; 1025 - порядковый номер документа; 14-04 - индекс инспекции в составе структурного подразделения аппарата Счетной палаты, входящего в состав направления деятельности Счетной палаты, в которой был создан документ, или N 02-386/02-02, где 02 - индекс должностного лица Счетной палаты, подписавшего документ; 386 - порядковый номер документа; 02-02 - индекс инспекции в составе структурного подразделения аппарата Счетной палаты, входящего в состав направления деятельности Счетной палаты, в которой был создан документ.

Документам, подписанным руководителем Секретариата Председателя Счетной палаты, советниками и помощниками Председателя Счетной палаты или заместителя Председателя Счетной палаты, присваиваются регистрационные номера, которые состоят из цифрового индекса "01" и "02" соответственно, буквенного индекса "С", порядкового номера и цифрового индекса "01" и "02" соответственно, например: N 01С-29/01.

(в ред. Постановления Коллегии от 13.07.2018 N 9ПК)

Документам, подписанным руководителем аппарата Счетной палаты, заместителем руководителя аппарата Счетной палаты, руководителями структурных подразделений аппарата Счетной палаты (за исключением департаментов аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты), присваивается регистрационный номер, состоящий из индекса в соответствии с перечнем индексов и порядкового номера документа, например: N 15-01/233, N 16-01/2864.

5.7.5. Документам, подписанным аудиторами Счетной палаты, присваивается регистрационный номер, состоящий из индекса направления деятельности Счетной палаты в соответствии с перечнем индексов, порядкового номера и цифрового индекса инспекции, подготовившей документ, например: N 07-567/07-01.

Документам, подписанным директорами департаментов в составе направлений деятельности Счетной палаты, присваиваются номера, состоящие из цифрового индекса направления деятельности Счетной палаты в соответствии с перечнем индексов, буквенного индекса "Д", порядкового номера и цифрового индекса инспекции, подготовившей документ, например: N 09-Д-356/09-02.

Документам, подписанным начальниками инспекций департаментов аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты присваиваются номера, состоящие из цифрового индекса инспекции, начальник которой подписывает документ, порядкового номера и цифрового индекса инспекции, подготовившей документ, например: N 04-01-713/04-03.

5.7.6. В ряде случаев номер документа может дополняться аббревиатурами видов документов и проводимых мероприятий, обозначенными буквами.

Запросам Счетной палаты о предоставлении информации, подписанным аудиторами Счетной палаты, инспекторами Счетной палаты, являющимися руководителями контрольных или экспертно-аналитических мероприятий, или иными лицами, уполномоченными на подписание запросов соответствующими внутренними нормативными документами Счетной палаты, присваиваются номера, состоящие из буквенного индекса "ЗИ", цифрового индекса направления деятельности или департамента аппарата Счетной палаты в соответствии с перечнем индексов, порядкового номера и цифрового индекса инспекции, подготовившей документ, например: N ЗИ 04-178/04-03, где ЗИ - запрос информации; 04 - индекс направления деятельности Счетной палаты, в котором был создан документ; 178 - порядковый номер документа; 04-03 - индекс инспекции в составе структурного подразделения аппарата Счетной палаты, входящего в состав направления деятельности Счетной палаты, в которой был создан документ.

(в ред. Постановления Коллегии от 23.04.2019 N 5ПК)

Протоколу об административном правонарушении, на основании которого возбуждается дело об административном правонарушении, присваивается регистрационный номер, состоящий из буквенного индекса "ПА", цифрового индекса направления деятельности или департамента аппарата Счетной палаты в соответствии с перечнем индексов, порядкового номера и цифрового индекса инспекции, подготовившей документ, например: N ПА 06-777/06-1 или N ПА 15-10/289-1.

Протоколы об административном правонарушении, составленные в ходе производства по уже возбужденному делу об административном правонарушении и в связи с устранением недостатков, отмеченных в первоначально составленном протоколе об административном правонарушении, в САДЭД "Дело" не регистрируются. На доработанном с учетом недостатков протоколе проставляется ранее (первоначально) присвоенный регистрационный номер. При этом дата нового протокола должна соответствовать дню его оформления.

Постановлению по делу об административном правонарушении, вынесенному инспектором Счетной палаты, присваивается регистрационный номер, состоящий из буквенного индекса "ПД", цифрового индекса направления деятельности или департамента аппарата Счетной палаты в соответствии с перечнем индексов, порядкового номера и цифрового индекса инспекции, подготовившей документ, например: N ПД-06-777/06-1 или N ПД-15-10/289-1.

5.7.7. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле.

Документу, направляемому нескольким адресатам, присваивается один и тот же регистрационный номер.

5.7.8. Копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения аппарата Счетной палаты подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом).

Визовый экземпляр ответа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения аппарата Счетной палаты. Вместе с ответом исполнитель возвращает сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства, входящий документ, на который был подготовлен ответ, с проставлением на оборотной стороне последнего листа отметки об исполнении документа и направлении его в дело в соответствии с Инструкцией. Например: "Направлен ответ, N исходящий, дата", "Дан устный ответ", "Доложено (должность, инициалы, фамилия руководителя, которому представлен доклад, дата представления доклада)" и т.д.

5.7.9. Формирование дел и хранение документов в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты осуществляются в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения аппарата Счетной палаты с учетом требований Инструкции.