III. Порядок приема, учета, регистрации обращений граждан, их направления на рассмотрение в структурные подразделения Росреестра

6. Поступление в Росреестр обращений граждан осуществляется:

в письменном виде по почте;

факсимильной связью;

путем заполнения специальной электронной формы на официальном сайте Росреестра;

посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций);

при передаче письменного обращения в ходе личного приема;

при передаче письменного обращения посредством ящика для приема корреспонденции.

7. Граждане могут направлять в Росреестр как индивидуальные, так и коллективные обращения.

8. Основанием для регистрации обращения является поступление в Росреестр письменного обращения гражданина или обращения, поступившего в форме электронного документа, а также устное обращение в ходе личного приема.

9. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от общего делопроизводства Росреестра.

10. Первичная обработка обращений, поступающих по почте, включает в себя проверку правильности адресования корреспонденции, вскрытие конвертов, проверку наличия указанных автором вложений и приложений. Почтовые конверты (пакеты), в которых поступают письменные обращения граждан, сохраняются вместе с обращениями. Конверты с пометкой "лично руководителю" не вскрываются и передаются ответственному должностному лицу для рассмотрения и принятия решения о его докладе руководителю Росреестра.

11. При нарушении целостности и (или) комплектности обращений, в том числе прилагаемых к ним документов и материалов, а также их несоответствии сведениям, указанным в обращениях, наличии иных вложений составляется акт о нарушении целостности и (или) комплектности обращения.

12. В случае если обращение гражданина поступило на адреса электронной почты Росреестра, гражданским служащим, отвечающим за обработку входящей корреспонденции, в день поступления обращения или не позднее следующего рабочего дня направляется на адрес электронной почты заявителя уведомление о необходимости направления обращения посредством заполнения специальной электронной формы на официальном сайте Росреестра (далее - электронная форма подачи обращения), при этом в уведомлении указывается ссылка на данный сервис. Обращения, направляемые заявителями в центральный аппарат Росреестра в электронной форме, минуя электронную форму подачи обращения, не принимаются.

13. Обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с даты поступления в Росреестр.

При поступлении обращение регистрируется в СЭД Росреестра с присвоением ему регистрационного номера.

Регистрационный номер обращения оформляется следующим образом:

N ОГ-0000/уу,

где:

0000 - порядковый номер обращения;

ОГ - наименование канцелярии;

уу - две последние цифры года, в котором поступило обращение гражданина, например: N ОГ-1287/21.

14. Регистрация обращений, поступивших в Росреестр, производится структурным подразделением Росреестра, ответственным за организацию работы с обращениями граждан.

15. При поступлении обращения на бумажном носителе гражданский служащий структурного подразделения Росреестра, ответственного за организацию работы с обращениями граждан, регистрирует обращение путем создания регистрационной карточки в системе электронного документооборота Росреестра (далее - СЭД Росреестра), сканирует обращение и прикрепляет к соответствующей регистрационной карточке обращения электронный образ документа.

16. На лицевой стороне первого листа обращения на бумажном носителе проставляется штамп, в котором указываются входящий номер и дата регистрации обращения, далее оно передается ответственному исполнителю по реестру передачи документов.

17. В письменном обращении должны быть указаны либо наименование федерального органа исполнительной власти - Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр), либо фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) должностного лица Росреестра, либо должность соответствующего лица, которому адресовано обращение, а также фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина или наименование юридического лица и фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) его представителя, почтовый или электронный адрес, по которому должны быть направлены ответ либо уведомление о переадресации обращения, изложена суть обращения, поставлены личная подпись гражданина и дата. К обращению могут быть приложены документы или материалы либо их копии.

18. В обращении, направленном в форме электронного документа, должны быть указаны фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина или наименование юридического лица и фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) его представителя, почтовый или электронный адрес, по которому должны быть направлены ответ либо уведомление о переадресации обращения, изложена суть обращения. К обращению могут быть приложены документы или материалы в электронной форме.

В случае если в обращении, поступившем в форме электронного документа с приложением документов и материалов в электронной форме (файла вложения), текст в поле обращения отсутствует или не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ по существу не дается, вместе с тем структурным подразделением Росреестра, ответственным за организацию работы с обращениями граждан, гражданину направляется уведомление относительно возможности повторного направления обращения с указанием его сути.

19. При регистрации коллективного обращения в регистрационную карточку во вкладке "Заявитель" вносится первая разборчиво указанная фамилия, при наличии указывается фамилия того автора, в адрес которого необходимо направить ответ.

Коллективные обращения, в которых не указаны фамилии обратившихся и (или) их обратный адрес, регистрируются по наименованию организации, предприятия, учреждения (заведения), откуда они поступили, также на них проставляется отметка "Коллективное". При этом ответ на такие обращения не дается.

Коллективными считаются совместное обращение двух или более лиц по общему для них вопросу, обращение от имени трудовых коллективов организаций, членов одной семьи, а также резолюции митингов или собраний, подписанные их организаторами и отвечающие требованиям, предъявляемым к обращению в соответствии с законодательством Российской Федерации.

20. На стадии предварительной обработки поступивших обращений структурным подразделением Росреестра, ответственным за организацию работы с обращениями граждан, отбираются обращения, в отношении которых определен особый порядок рассмотрения:

обращения, в которых не указаны фамилия, имя гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес и адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ, регистрируются в установленном порядке с указанием в примечании "Анонимное". Если в анонимном обращении содержится информация, относящаяся к компетенции Росреестра и требующая принятия мер реагирования, по согласованию с начальником или уполномоченным им должностным лицом структурного подразделения Росреестра, ответственного за организацию работы с обращениями граждан, данное обращение направляется в соответствующее структурное подразделение Росреестра для рассмотрения и возможного принятия необходимых мер. При этом начальник (или уполномоченное им должностное лицо) структурного подразделения Росреестра, в котором находилось на рассмотрении анонимное обращение, в резолюции делает соответствующую пометку об оставлении обращения без ответа по существу;

обращения, текст которых не поддается прочтению, регистрируются в установленном порядке. При этом структурным подразделением Росреестра, ответственным за организацию работы с обращениями граждан, в течение семи дней с даты регистрации сообщается гражданину о причине оставления обращения без ответа по существу, в случае если фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

обращения, в которых текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, регистрируются в установленном порядке. Структурным подразделением Росреестра, ответственным за организацию работы с обращениями граждан, в течение семи дней с даты регистрации сообщается гражданину о причине оставления обращения без ответа по существу.

21. Решение об оставлении обращения без ответа по существу принимается начальником структурного подразделения Росреестра, ответственного за организацию работы с обращениями граждан, а в случаях, указанных во втором абзаце пункта 20 Инструкции, - начальником структурного подразделения Росреестра, в котором обращение находилось на рассмотрении, или уполномоченным им лицом.

22. Если гражданином устранены причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан ранее, вновь направленное обращение гражданина рассматривается Росреестром в порядке, установленном Инструкцией.

23. Обращение, в котором не указаны фамилия, имя гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, или адрес электронной почты, по которым должен быть направлен ответ, и в котором содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, в течение семи дней подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.