8. СОСТАВЛЕНИЕ ИСТОРИЧЕСКОЙ СПРАВКИ

8.1. В Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России составляется историческая справка к архивному фонду.

Историческая справка - это документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата.

8.2. Историческая справка состоит из разделов:

история фондообразователя;

история фонда;

характеристика документов фонда.

8.3. Первый раздел - история фондообразователя - включает характеристику исторических условий создания (образования) территориального органа (организации) МЧС России; название организации-правопреемника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:

даты создания (образования), преобразования (ликвидации) организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-правопреемника;

задачи и функции организации и их изменения;

масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной жизни;

изменения в названии и подчиненности организации;

структура организации и ее изменения.

8.4. Второй раздел - история фонда - включает следующие сведения:

дата первого поступления документов фонда в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России, их объем и крайние даты;

изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, задокументированные периоды);

степень сохранности документов;

особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и места их хранения;

сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);

состав научно-справочного аппарата к фонду;

библиография (список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе).

8.5. Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов, в том числе:

наличие документов, относящихся к профилю данного фонда, в составе других фондов Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, с указанием их названий и номеров;

сведения о наличии документов других фондообразователей (если это сложилось исторически и изъятие их нецелесообразно);

сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;

хранение документов, относящихся к профилю данного фонда, в других архивах, в том числе в государственных архивах и архивах других ведомств с указанием их наименования и адреса;

возможность использования документов фонда (с указанием целей использования).

При изложении характеристики документов фонда необходимо иметь в виду следующее:

в случае неполноты документов фонда указываются причины отсутствия (утраты) документов, их состав по основным категориям с указанием крайних дат данных (годов), излагаются результаты их розыска, прилагаются материалы расследования;

если документы выходят за хронологические границы фонда, приводится обоснованное доказательство включения этих документов в состав фонда;

сведения о научно-справочном аппарате к фонду отражают номера и названия всех описей дел фонда, хронологические рамки включенных в них документов, другие виды научно-справочного аппарата (указатели к документам, обзоры и т.д.).

8.6. Если в составе фонда имеются электронные документы, в исторической справке дается их характеристика с указанием вида документации (управленческая, научно-техническая и др.), программно-технических средств, использованных для создания документов, состава и форматов файлов и другой информации, которая позволит в дальнейшем осуществлять доступ к данным, их конвертирование (миграцию).

8.7. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации.

8.8. В случае выявления новых данных по истории фондообразователя и истории фонда в историческую справку вносятся исправления, она дополняется или пересоставляется.

8.9. Историческая справка (часть ее) представляется при передаче дел на хранение в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России вместе с каждой архивной описью.

8.10. Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) территориального органа (организации) МЧС России, а в Центральном архиве - заведующим сектора комплектования.

Согласовано

Руководитель Федерального

архивного агентства

А.Н.АРТИЗОВ

12 ноября 2020 г.