5.12. Обеспечение сохранности электронных документов

5.12.1. Обязательными условиями хранения электронных документов являются:

наличие в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;

обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

5.12.2. Передача текстовых электронных документов для хранения в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России осуществляется в формате PDF/A.

5.12.3. В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды, используемой в делопроизводстве и в архиве, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.

5.12.4. В процессе хранения электронных документов в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.

В случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.

5.12.5. При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы.

При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.

Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным пунктом 5.12.2 Инструкции.