4.1. Экспертиза ценности документов

4.1.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов осуществляется путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место территориального органа (организации) МЧС России в системе МЧС России, значимость выполняемых ими функций, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение этой информации в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей) документа, его физическое состояние.

4.1.2. Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к передаче в Центральный архив.

4.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (далее - ЭК):

Центральная экспертная комиссия МЧС России (далее - ЦЭК);

экспертно-проверочная методическая комиссия Центрального архива (далее - ЭПМК);

экспертная комиссия территориального органа (организации) МЧС России.

При необходимости ЭК могут быть созданы и в структурных подразделениях территориального органа (организации) МЧС России.

В структурных подразделениях центрального аппарата ЭК создаются в обязательном порядке.

4.1.4. ЦЭК создается из представителей структурных подразделений центрального аппарата МЧС России, Центрального архива, представителей Государственного архива Российской Федерации (по согласованию).

Председателем ЦЭК является статс-секретарь - заместитель Министра.

ЦЭК рассматривает и выносит общие рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы архивных документов и снятия (снижения) с них грифов секретности.

Функции, права и организация работы ЦЭК определяются положением. Положение о ЦЭК утверждается приказом МЧС России, после согласования с Росархивом.

4.1.5. ЭПМК создается в целях рассмотрения вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, определения в его составе особо ценных, в том числе уникальных документов, для решения общих для центрального аппарата, территориальных органов (организаций) МЧС России методических и практических вопросов экспертизы архивных документов, проверки деятельности ЭК центрального аппарата, территориальных органов (организаций) МЧС России, снятия (снижения) грифов секретности с архивных документов.

ЭПМК является основной рабочей комиссией по экспертизе ценности хранящихся в архивах территориальных органов (организаций) МЧС России документов.

Функции, права и организация работы ЭПМК определяются положением. Положение об ЭПМК утверждается директором Центрального архива.

4.1.6. Функции и права ЭК структурного подразделения центрального аппарата, территориального органа (организации) МЧС России определяются положением о ней, которое разрабатывается в соответствии с Примерным положением об экспертной комиссии организации МЧС России (приложение N 2).

Положение об ЭК территориального органа (организации) МЧС России утверждается приказом территориального органа (организации) МЧС России после согласования с Центральным архивом.

Положение об ЭК структурного подразделения территориального органа (организации) МЧС России утверждается начальником (руководителем) структурного подразделения территориального органа (организации) МЧС России после согласования с лицом, ответственным за архив территориального органа (организации) МЧС России.

Положение об ЭК структурного подразделения центрального аппарата МЧС России утверждается начальником (руководителем) структурного подразделения центрального аппарата МЧС России после согласования с Центральным архивом.

4.1.7. ЭК территориального органа (организации) МЧС России создается приказом территориального органа (организации) МЧС России из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Секретарем ЭК территориального органа (организации) МЧС России в обязательном порядке назначается лицо, ответственное за архив территориального органа (организации) МЧС России.

Председателем ЭК территориального органа (организации) МЧС России назначается заместитель начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

При наличии в территориальном органе (организации) МЧС России документов, составляющих государственную тайну, председатель, секретарь и, как минимум, половина членов ЭК территориального органа (организации) МЧС России должны иметь соответствующий допуск, обеспечивающий доступ ко всем документам, образующихся в деятельности территориального органа (организации) МЧС России. В состав ЭК территориального органа (организации) МЧС России в обязательном порядке включается работник режимно-секретного подразделения.

В состав ЭК территориального органа (организации) МЧС России допускается включать по согласованию представителей Центрального архива, государственного архива субъекта Российской Федерации.

4.1.8. В состав ЭК структурного подразделения включаются наиболее квалифицированные работники структурного подразделения в количестве не менее трех человек. Состав ЭК структурного подразделения утверждается начальником (руководителем) структурного подразделения.

Председателем ЭК структурного подразделения назначается заместитель начальника (руководителя) структурного подразделения, курирующий вопросы делопроизводства.

Секретарем ЭК структурного подразделения в обязательном порядке назначается лицо, ответственное за организацию и ведение делопроизводства в структурном подразделении.

4.1.9. При проведении экспертизы ценности документов используются перечни документов с указанием сроков их хранения <1>, номенклатуры дел, нормативные правовые акты, изданные по данному вопросу Росархивом, МЧС России, а также методические рекомендации Центрального архива.

--------------------------------

<1> При проведении экспертизы ценности документов используются перечни документов с указанием сроков их хранения, действующие в МЧС России на момент проведения экспертизы.

4.1.10. Методика проведения экспертизы ценности документов.

4.1.10.1. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях центрального аппарата, структурных подразделениях территориального органа (организации) МЧС России непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с членами ЭК структурных подразделений и ЭК территориального органа (организации) МЧС России.

Непосредственное руководство и методическую помощь структурным подразделениям в проведении экспертизы ценности документов осуществляют:

структурным подразделениям центрального аппарата - Центральный архив;

структурным подразделениям территориального органа (организации) МЧС России - архив территориального органа (организации) МЧС России.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях центрального аппарата МЧС России, структурных подразделениях территориального органа (организации) МЧС России осуществляются: отбор дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу для передачи в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России соответственно; отбор дел с временными сроками (10 лет и меньше) и с отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

Подготовку к экспертизе ценности документов необходимо начинать с изучения истории фондообразователя и фонда, а также состава и содержания документов.

4.1.10.2. При экспертизе ценности изучение документов начинается с фондов вышестоящей организации, затем изучаются документы фондов подчиненных организаций, определяется наличие дублетных или поглощенных документов. При этом устанавливается, где основные экземпляры таких документов должны быть оставлены на хранение. Каждое дело просматривается сотрудником, производящим экспертизу, полистно. Не допускается определение научной и практической ценности документов, а также их отбор для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков в описях и на обложках дел.

4.1.10.3. При проведении экспертизы ценности документов учитываются характер повторения их информации в других документах (внутрифондовое, межфондовое повторение), вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на хранение.

4.1.10.4. Документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным, могут быть отобраны к уничтожению, акт о неисправимых повреждениях документов (приложение N 35) в обязательном порядке проходит согласование с ЭПМК. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.

4.1.10.5. При решении вопроса о целесообразности дальнейшего хранения отдельных категорий документов необходимо учитывать следующее:

приказы, распоряжения и другие документы, отражающие формирование, преобразование, деятельность и расформирование данного территориального органа (организации) МЧС России, остаются в его (ее) делах на постоянное хранение независимо от установленных для них сроков хранения;

копии или выписки из документов, подлинники которых подлежат хранению, могут быть отобраны для уничтожения только при наличии самих подлинников;

количество экземпляров одного документа, оставляемых на постоянное хранение, устанавливается экспертной комиссией, проводящей экспертизу ценности документов, исходя из степени научной и практической ценности этого документа, интенсивности его использования, а также физического состояния подлинника и копий;

газеты, листовки, обращения, брошюры и информационные документы (обзоры, бюллетени, сводки и т.п.) могут храниться в фонде их издателя в двух и более экземплярах;

копии оперативных и боевых документов (оперативные директивы, боевые приказы и распоряжения, боевые донесения, оперативные сводки, журналы боевых действий, отчеты о боевых действиях и т.п.), а также копии организационно-распорядительной документации за период Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов и за время участия сил и средств МЧС России в боевых действиях, в вооруженных конфликтах, контртеррористических операциях, в том числе за рубежом, действия сил и средств МЧС России в условиях чрезвычайного положения уничтожению не подлежат независимо от количества экземпляров этого документа, имеющихся в фонде территориального органа (организации) МЧС России;

сводные документы планово-отчетного характера с истекшими сроками хранения, содержание которых не вошло в другие сводные документы за более длительный период, уничтожению не подлежат. Например: при отсутствии годовых отчетов, подлежащих постоянному хранению, оставляются на хранение квартальные отчеты, а при отсутствии и квартальных - месячные отчеты;

документы справочного характера по учету личного состава могут быть уничтожены только при наличии в фонде территориального органа (организации) МЧС России основных документов, предусмотренных приказами МЧС России.

Документы с истекшими сроками хранения не подлежат уничтожению, если:

резолюции и пометки на них имеют историческую, научную или практическую ценность;

документы использованы в научных целях или в исторических трудах (исследованиях), о чем имеется отметка в листе использования.

Если в дело подшиты документы, имеющие постоянные, временные или истекшие сроки хранения, то такое дело расшивается в целях отбора на хранение документов с постоянными и временными сроками хранения и изъятия для уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Выделенные из дел документы постоянного хранения оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения оставшихся документов временного хранения определяются по перечням документов со сроками их хранения. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. При отборе дел, книг и журналов для уничтожения необходимо руководствоваться перечнем документов со сроками их хранения.

4.1.11. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложения N 3 - 7), именуемые далее сдаточными описями, а также акты о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению (приложение N 8). Описи дел временного (до 10 лет) хранения составляются в том случае, если эти дела передаются в архив территориального органа (организации) МЧС России.

Порядок оформления и утверждения описей установлен в п. 4.4. "Составление и оформление описей дел, подлежащих передаче в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России".

4.1.12. Оформление акта о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению (приложение N 9) производится после составления годовых разделов архивных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период (приложения N 10 - 14). Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК территориального органа (организации) МЧС России описи представляются на рассмотрение ЭПМК. При положительном решении ЭПМК, они утверждаются начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России. После этого дела, не подлежащие хранению, могут быть уничтожены.

4.1.13. В акт о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению, включаются не подлежащие хранению дела всех структурных подразделений территориального органа (организации) МЧС России. Название каждого структурного подразделения в акте указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

4.1.14. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива территориального органа (организации) МЧС России.

Сдача документов, черновиков в макулатуру без предварительной переработки запрещается.

4.1.15. Акты о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению после внесения изменений в учетные документы архива территориального органа (организации) МЧС России подшиваются:

на уничтоженные архивные дела - в соответствующее дело фонда;

на остальные дела - в соответствующее номенклатурное дело, которое ведется в Подразделении делопроизводства.

Приемо-сдаточные накладные, по которым дела передаются на переработку, оформляются как приложения к акту и подшиваются вместе с ним.

4.1.16. В архиве территориального органа (организации) МЧС России экспертиза ценности документов проводится при подготовке к передаче дел на хранение в Центральный архив.