6.5. Классификация документов в пределах архивного фонда

6.5.1. В пределах архивного фонда за учетно-классификационную единицу принимается единица хранения (дело, электронное дело), представляющая собой физически обособленный отдельный документ, или совокупность письменных документов, заключенных в отдельную обложку (контейнер электронного документа).

6.5.2. Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией.

Систематизация дел в пределах архивного фонда осуществляется на основе разработанной схемы систематизации фонда.

6.5.3. Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:

структурного (в соответствии со структурными подразделениями);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного;

номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

географического;

авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Дела группируются, как правило, не по одному, а последовательно по тем признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным.

6.5.4. Архивные фонды, вошедшие в объединенный архивный фонд, в его пределах располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, в алфавитном порядке названий и т.д. В пределах каждого архивного фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, могут применяться разные схемы систематизации, их выбор определяется характером деятельности конкретной организации, составом и объемом ее документов, при этом для фондов однородных организаций используются одинаковые схемы систематизации.

Дела каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, включаются в отдельную опись или составляют самостоятельный раздел описи дел объединенного архивного фонда.

Объединенному архивному фонду присваивается типовое название, общее для всех фондообразователей, документы которых вошли в его состав, например: "Противопожарные организации г. Москвы".

6.5.5. Систематизация дел коллекций определяется тематикой и составом документов.

В пределах коллекции однородных дел возможна их группировка по алфавитному, хронологическому, авторскому и другим последовательно применяемым признакам.

В пределах коллекции, созданной по тематическому признаку, возможна группировка дел по более узким темам или вопросам в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических групп документы могут объединяться по разным признакам исходя из объема и состава документов.

6.5.6. При распределении дел по схемам систематизации необходимо иметь в виду следующее:

дела относятся к тому году, в котором они закончены делопроизводством;

планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

дела, начатые делопроизводством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

Принадлежность дел к какому-либо структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенного на обложке дела, индексам, присвоенным структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.