7.2. Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера

7.2.1. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается им безвозмездно в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки на основании документов, хранящихся в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России.

При хранении документов в структурных подразделениях ответы на запросы граждан готовит структурное подразделение, которое хранит эти документы.

Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменных запросов граждан и организаций, которые должны содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.

Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по документам Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным письменным уведомлением об этом обращающегося.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом обращающегося должно осуществляться в 5-дневный срок со дня регистрации обращения.

7.2.2. Заявления и запросы о судимости, мере наказания, лишении воинских и почетных званий по приговорам судов, а также о снятии судимости, восстановлении в воинских и почетных званиях, реабилитации, о высылке копий приговоров, решений, постановлений и определений по уголовным и гражданским делам рассматриваются и исполняются в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России в установленном порядке.

7.2.3. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России; использование незаверенных документов, относящихся к содержанию запроса, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия"). При отсутствии в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.

При подготовке справки могут быть обнаружены сведения, содержащие государственную тайну или сведения конфиденциального характера (например: о судимости, отдельных видах заболеваний, лишении воинского звания, а также восстановлении в гражданских правах, отмене решения суда и т.п.). Такие справки на руки гражданам не выдаются. Они могут быть высланы только в адрес государственной организации (учреждения) - по ее запросу. В этом случае обратившемуся должно быть направлено информационное письмо.

7.2.4. Архивные справки составляются на бланке с угловым штампом Центрального архива, территориального органа (организации) МЧС России с обозначением названия документа "Архивная справка" (приложение N 40).

7.2.5. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом упоминании должны приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается применение их официально принятых сокращений. В справках, исполненных по документам действующих воинских частей, указывается только условное наименование (номер) части.

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

7.2.6. Несовпадение отдельных данных документов Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России со сведениями, изложенными в запросе (заявлении), не должно служить препятствием для включения их в архивную справку, при условии, если совпадение всех остальных данных не оставляет сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документе и которые являются предметом запроса (заявления). Сведения включаются в архивную справку такими, какими они значатся в документах Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, а расхождения, несовпадения или неточные названия оговариваются в тексте справки в скобках сразу за ними словами "так в документе" или "так в тексте". Оговариваются также отсутствие имени и отчества или обозначение их только инициалами ("так в тексте", "имя и отчество не полностью"), невозможность прочтения части текста или отдельных слов ("в тексте неразборчиво").

7.2.7. Запрос (заявление) о сумме заработка или иных денежных выплат исполняется по карточкам-справкам (лицевым счетам), а в случае их отсутствия - по раздаточным (платежным) ведомостям, а также на основании штатного расписания организации за соответствующий период, приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности.

Сведения о заработной плате приводятся в архивной справке не более чем за 60 месяцев подряд в течение трудовой деятельности обратившегося по его выбору, раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка Центральным архивом, архивом территориального органа (организации) МЧС России не производится. При необходимости обратившимся могут выдаваться ксерокопии карточек-справок (лицевых счетов) и иных бухгалтерских документов.

7.2.8. После текста архивной справки помещаются поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления: номер фонда, номера описей, дел и листов. Если данные, приведенные в справке, находятся на обороте листа, то ссылка дается на номер листа с пометкой "об.", например: ф. 1, оп. 2, д. 88, л. 2, 5, 5 об., 78.

7.2.9. Подготовленные архивные справки (выписки, копии) исполнителями сверяются с документами, на основании которых они составлены, и подписываются:

в Центральном архиве - директором Центрального архива и сотрудником, подготовившем справку;

в территориальных органах (организациях) МЧС России - начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России и лицом, ответственным за архив территориального органа (организации) МЧС России (или начальником (руководителем) структурного подразделения, в котором справка была подготовлена).

Архивные справки заверяются гербовой печатью.

Архивные справки и выписки, содержащие более 1 листа, сшиваются и оклеиваются заверительной надписью "пронумеровано и прошнуровано ______ (количество прописью) листов" и заверяются печатью (подпись на заверителе не ставится т.к. подпись есть на последнем листе документа).

7.2.10. При отсутствии в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется информационное письмо на официальном бланке (без надписи "Архивная справка" и гербовой печати). В ответе указываются причины отсутствия документов и даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой.

7.2.11. Если запрос или заявление содержит не все данные, необходимые для наведения справки, в адрес обратившегося направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения.

7.2.12. При пересылке запросов (заявлений) для наведения справки в другие организации, учреждения обратившемуся высылается копия сопроводительного письма или отдельное уведомление.

7.2.13. Если в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России имеются документы, подтверждающие лишь часть запрашиваемых данных, это должно быть указано в конце архивной справки. В сопроводительном письме должны даваться рекомендации, куда заявителю следует обратиться за дополнительной справкой. Если местонахождение запрашиваемых данных неизвестно, об этом также следует сообщить обратившемуся.

7.2.14. При необходимости, по запросам организаций и обращениям граждан, Центральным архивом, архивом территориального органа (организации) МЧС России могут быть выданы выписки из документов или их копии. Порядок выдачи архивных копий и выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.

7.2.15. Архивные выписки изготавливаются путем дословного воспроизведения части документа. Их заголовок начинается со слов "Выписка из...", далее приводится полное название, номер и дата документа. В архивной выписке связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов не должны нарушаться.

После текста архивной выписки указываются поисковые данные (архивный шифр) документа.

7.2.16. Архивные копии могут быть изготовлены путем полного дословного воспроизведения всего текста документа, а также путем использования копировально-множительной техники.

Архивный шифр документа проставляется:

для копий, изготовленных путем воспроизведения текста, - после текста документа;

для копий, изготовленных с помощью копировальной техники, - на обороте каждого листа.

7.2.17. При изготовлении архивной копии или выписки не допускается внесение исправлений орфографических или синтаксических ошибок, замены отдельных букв и слов. При наличии в документе указанных ошибок в сопроводительном письме делается оговорка о том, что копия или выписка воспроизведена с полным соблюдением текста оригинала.

7.2.18. Архивные копии заверяются:

в Центральном архиве - подписью директора Центрального архива и гербовой печатью Центрального архива;

в архиве территориального органа (организации) МЧС России - подписью начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России и гербовой печатью территориального органа (организации) МЧС России.

Заверительная надпись на архивных копиях, изготовленных с помощью копировально-множительной техники, проставляется на обороте последнего листа копии документа.

7.2.19. Архивные копии высылаются с сопроводительным письмом, подписанным в установленном порядке <1>. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки обратившемуся при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации.

--------------------------------

<1> Порядок подписи документов устанавливается инструкцией по делопроизводству, действующей в МЧС России.

Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя.

7.2.20. Учет выданных архивных справок, копий и выписок производится в журналах установленной формы (приложение N 41).

7.2.21. Подлинные личные документы (об образовании, о гражданском состоянии, трудовые книжки и др.), не полученные в свое время владельцем документов, выдаются с разрешения начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России, а в Центральном архиве - директора Центрального архива, обратившимся при предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам при наличии нотариально заверенной доверенности. Допускается высылка подлинных личных документов обратившемуся ценным письмом с уведомлением.